2021.7.29[ WORK TRANSFORMATION ]

フリーアドレスオフィスとは?
メリット・デメリットや導入方法を紹介

フリーアドレスオフィスとは?メリット・デメリットや導入方法を紹介 フリーアドレスオフィスとは?メリット・デメリットや導入方法を紹介

社内の連携を良くしたい場合は、オフィスにフリーアドレスを導入するのも選択肢のひとつです。働きやすいオフィス作りで、パフォーマンスの向上を目指しましょう。

今回は、フリーアドレスオフィスのメリット・デメリットと、導入のポイントを解説します。

 

フリーアドレスオフィスとは?

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「フリーアドレスオフィス」とは、オフィス内に決められた席がなく、自由に場所を選んで仕事をする制度を取り入れたオフィスのことです。

フリーアドレスオフィスでは、従来のように個人専用のデスクは置きません。共用して使えるスペースを用意することで、社員の自由な働き方をサポートします。

社員がオフィスのどこでも仕事ができるよう一人ひとりにノートPC、携帯電話を貸与し、Wi-Fi環境を整える必要があるものの、フリーアドレス制度にはさまざまなメリットがあります。独自色も出せることから、オフィスに取り入れる企業が増えています。

 

 

フリーアドレスオフィスのメリット

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企業にとってフリーアドレス制度を導入するメリットについて解説します。営業の成果が上がらないとき、社員の意識向上を図りたいときにも役立つので、ぜひ参考にしてください。

 

コミュニケーションが活性化

フリーアドレスオフィスのメリットとしては、まず企業内のコミュニケーションが活性化することがあげられます。社員が好きな場所を選んで働くことで、日ごとに様々な人と接することができ、企業内のコミュニケーションが増え、良い雰囲気が生まれます。

また、社員同士、組織を超えて交流が活性化します。対話やコミュニケーションが増えると意思疎通が容易になり、新たなアイデアがわきやすくなります。長い目で見ると、企業の利益向上につながるでしょう。

 

自律的に考えながら働ける

席が自由だからこそ、その日仕事を行うために必要な環境を、自分自身で考えて整え、進める必要があります。どういった場所だと集中でき、どのような道具が必要で、準備しておくと業務がスムーズになるのかなど、考えながら自律的に仕事を進められるようになるでしょう。

 

スペースコストの削減

オフィスの在席率に対し、総座席数が多かった場合は特にフリーアドレスオフィスにすることで、スペースコストが削減できます。デスクやイスを共有化したり、空席の回遊率を高めたりすることでスペースコストが削減できることは、フリーアドレスオフィスのメリットのひとつです。

 

オフィスの美化

フリーアドレスオフィスにすることで、個人専用のデスクがなくなり、オフィス内が美しく整いやすくなります。使用後に荷物をロッカーへ片付けることが習慣化されたり、次に使う人のことを考えて使ったりすることになるため、従来型のオフィスのように、デスクまわりに私物が乱雑に散らかることがありません。社内がいつも整理整頓された状態になり、社員が気持ちよく働けるでしょう。

 

 

フリーアドレスオフィスの注意事項

次は、フリーアドレス制度導入にあたりいくつか注意事項があります。ご紹介する注意点を参考に、自社に合うのか検討することが大事です。

 

場所が固定化することも

フリーアドレスオフィスは、全体のマネジメントがしにくく、場所が固定化することもあるため注意が必要です。「面倒くさいから」「同じ部署の人がいるから」と、決まった場所から動かなくなってしまうと、結局は雑然とした状態に戻ってしまい、前述したメリットを享受できません。

 

向き不向きの業種がある

フリーアドレスオフィスは、業種や職種によって向き不向きがあるため、やみくもに導入するのは危険です。たとえば、経理事務などは従来のように居場所が明確なほうが、社員が働きやすいケースもあります。正確に効率よく問い合わせを受ける必要のある業種や職種、部署の場合、導入は慎重に検討してください 

 

 

フリーアドレスオフィスの導入方法

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フリーアドレスオフィスの導入は、目的を明確にすることからはじめましょう。省スペース化を求めるのか、社員のコミュニケーションの機会を増やしたいのか、導入する目的を明らかにして、オフィス作りの方針を決めてください。

事前に運用ルールを決めておくことも大事です。場所が固定化したり、オフィスが乱雑になったりしないように運用方法を定めましょう。オフィス構築の担当者だけではなく、フリーアドレスオフィスを利用する社員も参加する形で仕組みを作るのもおすすめです。現場感を踏まえて現実的な運用ルールにできる、検討プロセスから参加することで納得感をもって制度を使えるといった効果が期待できます。

また、フリーアドレスオフィスの導入によって、社員の帰属意識が希薄になることを防ぐ対策も必要です。集団としての意識が維持できるように配慮したレイアウトや空間作りが欠かせません。

フリーアドレスオフィスの適切な環境整備をする際は、専門家への相談も検討しましょう。

コクヨでは、フリーアドレス導入コンサルティングを行っています。導入までのプロジェクトマネジメントや運用のためのルール作り、制度の説明会、社内浸透ワークショップまで、フリーアドレスオフィスの実現に向けて、さまざまなサポートが可能です。

オフィス空間づくりのプロであるコクヨだからこそ、オフィスに関する豊富なノウハウがあります。プロの視点から最適なアドバイスを行いますので、フリーアドレスオフィスの導入にお悩みであれば、お気軽にご相談ください。

コクヨへのお問い合わせはこちらから

 

まとめ

社員の自席が決められていないフリーアドレスオフィスは、新しい働き方のスタイルとして注目されています。社員の意識を変えることで、新しいアイデアを生み出す効果も期待できます。

とはいえ、無計画に導入すると失敗してしまう可能性もあります。堅実にフリーアドレスオフィスを導入するためにも、まずはオフィス環境に詳しい専門家に相談するのがおすすめです。

 

 

 

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