【タイプ別】社内コミュニケーションを活性化する
オフィスレイアウト例

近年、リモートワークの浸透をきっかけに、ハイブリッドワーク、ABWなど柔軟な働き方を導入する企業が増えています。働く場所や時間が柔軟化する一方で、社員同士が顔を合わせる機会が減ったり、遠隔とリアルの差を感じるなど、コミュニケーションの悩みも増えています。

それらのお悩みは、オフィスのレイアウトやちょっとした仕掛けで解決できるかもしれません。コクヨが自社オフィスで実践する、コミュニケーション課題の分類方法と、オフィスづくりのコツをご紹介します。

※本記事の詳しい内容は、こちらよりダウンロードいただけます。ぜひお役立てください。

よくあるコミュニケーションに関するお悩み例

オフィス内のコミュニケーションといっても、場面やコミュニケーションの目的はさまざまです。まずは、コミュニケーションに関する問題、課題を書き出してみることがおすすめです。

■よくある悩みの例

＜場や機会に関するもの＞

• ・気軽に話す機会や場がない
• ・ちょっとした報告や相談をする場所がない
• ・落ち着いて話せる場所がない
• ・他の部署の人と交流がない、顔を合わせる機会がない

＜行動に関するもの＞

• ・会っても会話が続かない、アイデアが出ない
• ・会議に集中できない、意見がまとまらない

このように並べてみると、「場・機会がない」ことによる「行動」の課題であることがわかります。

つまり、目的に適した空間や、機会を創出するような空間を備えることができれば、行動も変わり、コミュニケーションが改善したり、促進されるといえます。

どのような空間が必要なのかは、現在抱えている課題を4つのタイプに振り分けることで、目星を立てることができます。

よくあるお悩みを4パターンに分類

では、先ほどリストアップした課題を4つに分類してみましょう。

「コミュニケーション」には様々なケースがありますが、いつ(定期か・不定期か)、どんな場面(ブレストか・何かを決定する)か、で区分すると以下の4つに分類できます。

■コミュニケーションのパターン

• ・「動的・発散」：アイデアや企画をふくらませるなど
• ・「静的・収束」：じっくり議論したり、決定するなど
• ・「偶発的・不定期」：約束ではない立ち話や相談など
• ・「計画的・定期的」：予定された会議やアポありの会話など

この4パターンに、コミュニケーション課題をあてはめたのが下図です。

コミュニケーション課題を4パターンに分類した図

こうすることで、どの課題が多いのか、どんな場面でのコミュニケーションが不足しているのか(＝どのような空間やレイアウトが必要なのか)を可視化することができます。

次に、それぞれの課題解決に必要な空間やスペースを見ていきましょう。

タイプ別、課題解決におすすめのスペース

先ほど分類した課題に、おすすめの空間やスペースを表示したのが下図です。

お悩み別おすすめの空間タイプ

■4タイプのスペース・空間

• ①「カフェタイプ」：ラウンジ、マグネットスペース
• ②「コラボタイプ」：ワークショップルーム、コラボスペース
• ③「報連相タイプ」：ミーティングスペース
• ④「意思決定タイプ」：会議室、プレゼンルーム

次に、それぞれの空間タイプの特徴とレイアウトイメージを見てみましょう。

スペース・空間の役割とレイアウト

人を集める、集まって話し合う、結論を出す、などスペース・空間ごとの目的と特徴をご紹介します。

①カフェタイプ

＜空間のポイント＞

部門を越えて人と人が出会う場である「カフェスペース」は、昨今注目が高まっているスペースです。ただ空間を設けるだけでなく、自然と人が集まったり留まるための仕掛けも大切です。

・解決したい課題
　他部署の人と接点がない、会っても会話が続かない、風通しを良くしたい

・解決策
　オフィス内で偶然会ったり、色々な人が集まったり、会話できる空間

②コラボタイプ

＜空間のポイント＞

時間や場所を決めて集中的にアイデアを出すためのスペースです。
オフィス⇔リモートでスムーズなアイデア出しができる、アイデアを視覚化するツールも整備しましょう。

・解決したい課題
　会議してもアイデアが出ない、チームの一体感が薄い

・解決策
　考えを可視化するツール、用途に合わせて動かせる家具、部門横断で利用でき、つながりを感じられる空間

③報連相タイプ

＜空間のポイント＞

日常的にスピーディーに打ち合わせができるスペースです。
話がしやすいようリラックスして話ができるしつらえを用意しましょう。

・解決したい課題
　即座に報告できる場所がない、落ち着いて相談できない

・解決策
　執務スペースの近くのミーティング席、日々の会話を促すリラックスして話せる家具と空間

④意思決定タイプ

＜空間のポイント＞

意思決定のために集中して議論できる環境を整えます。
大量の判断材料を比較検討できるようなディスプレイ等を設置し、遮音性や吸音性を確保することで、セキュリティ面でも安心です。

・解決したい課題
　会議に集中できない、なかなか決まらない、

・解決策
　効果的なプレゼンや資料比較・検討に適した設備、人数調整しやすい可動式家具、音にも配慮した集中して聞き・議論できる空間

さらに詳しい情報を資料で解説

コクヨが自社オフィスで実践する、コミュニケーション課題の分類方法と、オフィスづくりのコツをご紹介しました。空間構築成功のポイントは、問題点をしっかり分析し、目的に合ったプランを立てることです。

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