床ポートフォリオレポート

もしあなたが会社の経営者で、自社のオフィスを構えるとしたらどう考えますか？

「未来のオフィスが担うべき5つの役割レポート」でも述べたように、もはやオフィスじゃなくとも仕事ができる時代になってきています。自宅（在宅勤務）や電源・WiFiが整ったカフェ、コワーキングスペース等に加え、最近はワークプレイスならぬワークスポットと言えるような、仕事環境がばっちり整った電話ボックス型のブースが街中に置かれ始めたりもしています。もともとデスクワークはオフィスという場でしか起こっていなかったシーンですが、働く場の選択肢が様々に拡大しつつあることを実感する時代となってきています。このように、働く場所の選択肢が都市中に広がっていく時代、もしあなたが会社の経営者で、自社のオフィスを構えるとしたらどう考えますか？あなたの会社のオフィスには、依然として社員の人数分の面積と席数が本当に必要でしょうか？「オフィスの必要面積＝従業員数×一人当たり面積」という、社員はオフィスで働くことが前提でのオフィス構築の方程式は、今後どうなっていくのでしょうか？

「床ポートフォリオ」を踏まえた
ワークプレイス構築

では、この床ポートフォリオを考慮したワークプレイス構築について考察を深めてみます。その考察にあたって、以下の3つの問いを設けました。

■問１：外部床はどんなケースで活用されうるか？

既によく見かけるシーンとしては、冒頭にあがったような、育児・介護の文脈で自宅で働くシーン、外回りの多い営業部隊が喫茶店などを都度利用して働くシーン、業務的に本社に出勤せずともよい日の通勤時間削減のために、自宅の近くの支社・サテライトオフィスに出社して働くシーン等々が挙げられます。

・PJルームを外だしする

　→社内に設けようとすると会議室をつぶさないといけない

・商談拠点やショールームとして一等地のコワーキングを活用する

　→自社施設として構築すると費用が掛かりすぎる

・イノベーションセンターやリビングラボをトライアルする場所として利用する

　→いきなり自社施設としては投資判断がむずかしくとも、一定期間限定でのトライアルであればハードルは下がる

などが考えられます。

■問２：外部床を活用することで得られるメリットは？

外部床を活用することでのメリットとして、3つ掲げてみました。「オフィスコスト」「時間・利便性」そして「新たな拠点施策」です。コストと時間についてはいくつかのケースでシミュレーションと試算も行っており、その概要と共に見ていきたいと思います。

まず、オフィスコスト面についてです。

固定床と変動床、つまり、オフィスビルに入居してオフィスを作るのと、コワーキングスペース等を借りるのとでは、どちらが安く上がるのでしょうか？

様々なケースを比較したところ、変動床の契約プランをうまく選べば、基本的にはコストを抑えた増床が可能になる、ということが言えます。ちなみに、変動床を契約する場合に定額課金と従量課金がありますが、これはTPOによって適切な契約形態がありそうです。

さらに、将来的な人員変動を見据えた時の変動床のコストメリットも検証してみます。例えば、将来的な人員増加を見据えた時に、「固定床のみであらかじめ広めの床を借りておく」という状況と「人員増加分は変動床を都度調達することで対応していく」という2つのケースをコスト面で比較してみます。

これも想定したケースの大半において、固定床のみの場合、人数が増加するまでは人が埋まらない床に対しムダなコストを払いうることになるため、変動床を利用した場合のほうがコストが抑えられる、という結果が出ています。

オフィスコストに関しては、固定床（の一部）を変動床に置き換えることで、基本的にはオフィスコスト削減につながり、その効果は将来的な人員変動も見据えた時間軸を考慮するとより高まりうる、ということが1つのメリットとして言えそうです。

次に、時間・利便性面についてです。

通勤時を考えたとき、従業員が多く住んでいるエリアのコワーキングが法人契約されていて、本社に出社する必要のない日は近くのコワーキングまで出社して仕事する、というケースを考えたときに、交通費と「可処分時間」というのはどのように変化するのでしょうか？

このケースの試算では、交通費は約7割減、1人当たりの「可処分時間」は1日で約1時間増える、という結果が出ました。

一方で、業務時間内の移動（営業メンバーの外回りなど）を考えたときには、コワーキングをサテライト的に利用することでどのような効果が得られるのでしょうか？訪問先から毎回本社に戻る場合と、近くのコワーキングを中継地点として活用する場合を比較すると、このケースの試算では1日平均で2.5時間の余裕が生まれるという結果が出ました。

時間・利便性面については、場所を適切に選定したコワーキングを活用することで、交通費は大きく削減でき、従業員の可処分時間は相当時間増大する、ということが言えそうです。

最後に、新たな拠点施策面です。

これは、今後の外部床の活用シーンで触れたことと重複しますが、プレステージ感の高いエリアにショールームを構える、イノベーションセンターやリビングラボをトライアルするなど、自社床で実現するにはコストも手間もハードル高い施策に対し、安価に/期間限定で取り組める、というメリットです。

以上、外部床を活用することで得られるメリットをまとめると：

参考までに、下記のようなケースを想定して、従業員の働きやすさは拡大させつつ、オフィスの年間ランニングコストがどのくらい削減できるのかをシミュレーションしてみました。

・社員1,000人の企業

・営業人員数200人、オフィス平均在席率30％

・在宅勤務対象者数50人、オフィス平均在席率15%

結果概要として、すべての社員の働く床を1拠点の自社床でまかなった場合、当然1,000人分の床面積が必要で、それに伴って発生するオフィスコストは年間21.0億円と概算されました。

一方、床ポートフォリオの考え方を適用し、営業部隊は基本的に外部床をサテライト的に使い、在宅勤務対象者は基本的には自宅を拠点として働き、その分自社床の面積を削減していくことを考えてみると、自社床として用意すべきは768人分の床面積となり、それに加えて外部床を借りたとしても、オフィスコストは年間19.4億円と、約8%の減少となりました。

約8%の減少というとそこまで劇的な削減には見えないかもしれませんが、働く場所の自由度は高まりながらのコストダウン、ということを考えると悪くない結果かもしれません。