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三豊市役所

フリーアドレス導入とペーパーレスによる業務効率化

オフィス改革

Award

第34回 日経ニューオフィス賞 四国経済産業局長賞

Point1
フリーアドレス・ABWの実践
Point2
ペーパーレスワーク環境の整備
Point3
収納スペース削減による多機能スペース創出

名称三豊市役所

完成年月
完成年月
2020/10
対象面積
対象面積
1,053
対象人数
対象面積
77
自治体規模
自治体規模
64,000
建築種類
建築種類
改築

事例詳細Overview

三豊市では、業務効率向上のため組織運営体制の改革とデジタル技術の導入促進を目的としたオフィス改革プロジェクトを実施。職員間のコミュニケーション改善とペーパーレス化による業務生産性向上の実現に向け、本庁舎2階フロアを改修しました。
職員間コミュニケーションの改善施策として、横連携がしやすい大部屋方式のフリーアドレス運用を採用。私物やノートPCはパーソナルロッカーに収納することで、ワゴンを撤去し個人席運用を廃止しました。ペーパレス化の推進によって業務効率向上を図るとともに、収納スペースの削減によって集中スペースや打合せスペースを新たに設置。また、ノートPCやWi-Fiの導入などICTツールの整備を同時に行ったことで、業務内容に合わせて場所を選んで働くABW(Activity Based Workstyle)のワークスタイルを実現。
コクヨは空間設計において、組織の課題解決につながる新しい働き方やレイアウトを提示。また、新しいワークスタイルによってありたい姿を実現するために重要な、職員の意識醸成を全面的に支援しました。 

ご担当者の声Voice

以前は、課と課の間に収納庫を配置した、閉塞的な執務空間で業務を行っていました。この改革により、文書電子化によるペーパーレス化や共通物品の一元管理を行うことで、障壁となっていた収納庫を撤廃できました。そのため、部局横断の横連携が 容易に取れる環境が構築でき、さらに、空いたスペースにミーテイングスペースを設置できたため、職員のコミュニケーション活性化に繋がっています。
また、導入した机は、キャスター付きで機動性が高いという一方、収納ワゴンがないため、職員がノートPC等をパーソナルロッカーに収納して帰庁する、というクリーンデスク運動も根付き、個人情報等の漏洩防止や執務室の美観維持に大きく役立っています。
そして、フリーアドレス(グループアドレス)の運用や集中ブースの利用により、ABWのワークスタイルを体感し、職員一人一人が新しいワークスタイルを通じた業務効率化に取り組んでいます。

執務エリア

書類削減により部署間の収納庫を取り除き、オープンな執務エリアを実現。キャスター付きデスクを採用し、フリーアドレス形式で運用。

多目的エリア

業務時間中は打合せやソロワークスペースとして、休憩時間は休憩スペースとして利用可能な多目的エリア。一部をキャスター付き家具にすることで、多様な使い方が可能に。

集中・会議スペース

集中ブースは立位でのワークができるハイデスクを採用。奥には、相談や打合せで利用可能なブースを設置。

集中・会議スペース

窓の外を眺めて気分転換しながら業務することが可能な窓際カウンター席と、籠って集中したい時に適したブースを併設。

集中・会議スペース

ソロワークにも、打合せにも利用可能なソファスペース。

来庁者エリア

来庁者との打合せに利用しやすいローカウンターを採用。

来庁者エリア

ロッカーエリア

登庁・退庁時に利用するパーソナルロッカーエリア。私物やノートPC・書類などを保管。

サプライゾーン

各自で消耗品を持たずに、文房具や消耗品を共有化することで一元管理が可能なサプライドックを採用。

  1. コクヨの庁舎空間づくり
  2. 納入事例
  3. 三豊市役所