【テレワーク】サテライトオフィスの特徴やメリットとは

新型コロナウイルスの感染拡大を機に、在宅勤務をはじめとしたテレワークの導入が進んでいますが、さまざまな課題も表面化しています。そんななか注目されているワーキングスペースが、サテライトオフィスです。この記事では、サテライトオフィスの種類や活用するメリット、導入時の注意点について解説します。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、「事業を行う本拠地から離れた場所に設置するオフィス/ワーキングスペース」のことです。

通勤による混雑を避け、本拠地で行う業務と同じことができる環境を整備したオフィス/ワーキングスペースとして、1980年代から実験的に作られてきました。最近では、働き方改革の一環や新型コロナウイルス感染拡大防止策のひとつとしても注目されています。

似たような単語に支社オフィスがあります。支社オフィスとサテライトオフィスは、どちらも事業を行う本拠地以外のオフィスという意味では同じですが、大きな違いは設置する主な目的にあります。

支社オフィスは、営業拠点や物流拠点といった経営上の利点が設置の目的であることが多いですが、サテライトオフィスは、社員の多様な働き方の後押しが目的となることもあります。

また、サテライトオフィスの契約形態には2種類あり、自社のみ使用するオフィスを用意することもあれば、シェアオフィスやコワーキングスペースを活用する場合もあります。

サテライトオフィスの種類

サテライトオフィスの種類は「都市型」「郊外型」「地方型」の3種類があり、それぞれ設置目的が異なります。

都市型

アクセスの良い都心に設置するサテライトオフィスで、業務効率化を目指したものです。営業先から本拠地(本社オフィス)へ戻る時間を短縮して、その分業務ができる環境を提供しています。

郊外型

通勤時間の短縮を目的としてベッドタウンに設置するサテライトオフィスで、従業員のワークライフバランスの確保に貢献しています。

地方型

都市部の企業が遠隔地に設置するサテライトオフィスで、主に自社社員の地方での雇用継続や新たな雇用の創出を目的としたものです。

昨今サテライトオフィスが注目を集める一因に、総務省が推進していることも挙げられます。

総務省では、『お試しサテライトオフィス』として地方自治体とともに地方型サテライトオフィス誘致の支援に取り組んでいます。

コクヨが提供する『ABW導入コンサルティング』は、働く場所の選択肢を増やし、自律的・効率的・創造的な働き方を実現させるためのさまざまなサポートを行うサービスです。働き方改革に取り組みたい企業に、サテライトオフィスを含めた最適な環境提案・導入サポートを提供しています。

サテライトオフィスのメリット

サテライトオフィスには、企業側にも働く側にとってもさまざまなメリットがあります。

生産性向上

サテライトオフィスの設置により、生産性の向上が期待できます。

なかでも移動時間の削減に効果的です。顧客オフィスの近くにサテライトオフィスがあれば、客先への訪問を効率化でき、そして社員の住居近くにあれば、通勤ストレスを減少できます。

通勤ストレスとは、主に通勤にかかる時間や満員電車によるものです。移動にかかる負担を減らすことで、社員がワークライフバランスを確保できるようになり、仕事へのモチベーションアップにつながります。

また、移動回数を抑えたり距離を縮めたりすることによる交通費削減や、支社設立よりも安価でオフィスを持てることなど、コスト削減効果も期待できます。

人材確保

地方にサテライトオフィスを設置することで、育児や介護など、訳あって移動時間の確保が難しいという人材や居住地にこだわりのある人材の確保にもつながります。そのなかから、自社が求める優秀な人材を発掘できるかもしれません。

働きやすい環境を整えることで、離職を減らすことにもつながり、社員の定着率をあげる効果も期待できます。

BCP(事業継続計画)対策

サテライトオフィスを設置し事業環境を整えておくことで、都市部にある事業を行う本拠地が被災した場合でも事業を継続できます。企業のリスク対策としても有効です。

サテライトオフィスを導入する際の注意点

サテライトオフィスには、通常のオフィスにはないデメリットや課題もあります。導入にあたっての注意点や対処法についても理解しておきましょう。

情報漏洩のリスクが高まる

サテライトオフィスとして、自社専用ではないコワーキングオフィスやシェアオフィスを利用する場合、社外の人間の出入りがあることから、情報漏洩リスクがあります。

共有スペースでは、機密情報の取り扱いルールを決めておきましょう。PCの盗難防止対策はもちろんのこと、画面や資料ののぞき見にも注意が必要です。また、会議や商談・電話の内容が外部に漏れないよう、必要に応じて会議室や個別スペースを活用するなど、セキュリティ管理を徹底しましょう。

コミュニケーションの機会が減少する

サテライトオフィスの導入によりオフィスが分散すると、直接的なコミュニケーションが希薄化します。微妙なニュアンスが伝わりづらくなることも懸念されるでしょう。

WEB会議やチャットツールなどを利用して、これまで以上に意識的にコミュニケーションを図ることが必要です。

まとめ

サテライトオフィスは多様な働き方を実現するために有効な手段で、業務効率化や人材確保、BCP(事業継続計画)対策に役立ちます。自社の環境に応じたサテライトオフィスの導入を進めてみてはいかがでしょうか。

コクヨでは「時間」と「場所」を自由に選択できる働き方「ABW」のコンサルティングも行っておりますので、ぜひご相談ください。