【企業経営】
テレワーク導入のメリットと導入の方法を紹介

テレワークとは、インターネットなどのICTを活用し、コワーキングスペースや自宅などの勤務地以外の場所で仕事をすることをいいます。

テレワークの導入を検討する中で、導入方法や定着させる手段がわからず迷っている方もいるのではないでしょうか。

テレワークを導入するメリットは多くありますが、メリットを得るためにはテレワーク導入前の段階で定着させるための下準備を行うことが大切です。

この記事では、テレワーク導入によって得られるメリットに加え、テレワーク導入における課題の解決方法や、円滑に導入するためのポイントについて紹介します。

企業がテレワークを導入するメリット

まずは、企業がテレワークを導入するメリットについて確認していきましょう。

生産性の向上が期待できる

テレワークを導入することによって、従業員は通勤や移動時間を短縮し、時間をより有効活用できます。従業員は仕事に適した場所を選ぶことで、集中力や充足感が増して能率アップが見込めるでしょう。

また、テレワークは業務フローの見直しや作業効率化ツールの導入にもつながります。チャットツールなどの新しいツールの導入により、メールや電話のやり取りにかかる時間の削減、クラウド管理による情報共有、ペーパーレス化などによって、生産性の向上が見込めます。　

ワークライフバランスが実現できる

上記の生産性アップによって、社員は残業を削減し、プライベートの時間を充実させられるようになります。

在宅勤務とフレックスタイム制や時間単位の有給休暇制度などを組み合わせれば、従業員はフルタイムで働きながら、子どもの学校行事、通院、地域活動などに必要な私用時間を確保することもできます。

テレワークの導入は従業員のプライベート時間の確保につながり、ワークライフバランスの実現にも役立つでしょう。

コストの削減が期待できる

テレワークを導入することで、コストの削減が期待できます。オフィスの規模をコンパクトにすれば賃料の削減や、通勤で支給している交通費削減、ペーパーレス化による印刷費用などのコストダウンにもつながるでしょう。

優秀な人材確保につながる

テレワークの導入は、優秀な人材の確保にも有効な手段です。働き方の多様化やプライベートの時間を確保できるような制度は、就職希望者にとって評価ポイントのひとつになります。

優秀な人材ほど競合他社との確保競争になりますが、テレワークを含む多様な働き方を認めていると、採用競争におけるアピールポイントにもなるでしょう。

テレワークを導入する方法

ここからは、テレワークを導入する際の流れや環境整備の方法について紹介します。

１．テレワークの目的を明確にする

まずは、テレワークを導入することによって、どのような働き方や業務フローの改善を行いたいのか、導入目的を明確にする必要があります。

「生産性の向上」や「コスト削減」のほか、「残業時間の削減」、「多様な働き方の実現」など、導入の目的を明確に設定することが大切です。

目的を決めた後は、「制度」「ツール」「企業風土」について検討を進めましょう。この3要素は、テレワーク以外にもオフィス構築の土台となる考え方です。経営者、従業員ワーカー双方の視点に立って、テレワークの活用方法を明確化して土台づくりを行いましょう。

２．社内制度の見直し

社内のさまざまな制度を見直し、テレワーク導入に合わせて業務フローや勤務時間の把握など総合的な制度のアップデートを行うことが重要です。

とくに、タイムカードの管理がしにくいテレワークでは、勤怠管理制度について定めておかないと、見えない長時間労働につながりかねません。

また、働く様子が見えづらくなるため、人事評価制度として目標管理制度や成果に基づく評価制度、進捗管理制度も整備しましょう。

テレワーク導入における課題を事前に明確にしておけば、テスト運用を通じて課題を抽出し、本格導入前に解決することもできるのではないでしょうか。

３．ICTツールの選定

テレワークの導入には、ICTツールの活用が欠かせません。ICTとは「情報通信技術」のことで、情報や労務のクラウド管理、チャットツールなど、さまざまなものがあります。

現在のIT資産を活かして構築することが大切で、業務のリモート化だけでなく、労務管理のリモート化も同時に行うことが重要です。

コミュニケーションツールは、社員全員が使用しやすいわかりやすいものを採用するのがポイントです。またWeb会議に対応しているものもあるので、機能や費用を比較検討しながら選択しましょう。

４．社内環境の整備・風土づくり

テレワークの導入をスムーズに行うためには、導入だけでなく定着させることを意識した社内環境の整備が必要になります。

テレワークに限らず、新しい制度を導入する際は導入の目的やルールを経営陣から周知し、活用を促しましょう。また、導入後の結果や課題などの情報を把握するため、従業員からのフィードバックを促すことも大切です。

テレワーク導入後に起きる課題と解決策！

ここからは、企業におけるテレワークの課題と解決策について紹介します。

マネジメントに工夫が必要になる

テレワークを導入すると、マネージャーが部下の働く様子を見る機会が減少するため、部下の仕事の進捗や取り組む姿勢などを把握することが難しくなります。

マネジメントを適切に行わなければ、非効率的な進め方で残業が発生したり、集中しすぎて過重労働になってしまったりなど、テレワークの導入が逆効果になってしまう可能性があるため注意しなければなりません。

マネジメントの方法を見直し、目標や進捗管理のフローをテレワークに対応できるものに再構築する必要があります。

狙っていたほどテレワークが活用されないときは？

テレワークの仕組みを定着させるには、導入時点で対策を講じておくことが大切です。

導入時には、一部の部署や対象者を限定してトライアルを行い、徐々に社内全体へ範囲を広げていく方法が効果的です。

まずはオフィスのフリーアドレス化で慣れるなど、社内で疑似テレワークのような環境をつくってみることからはじめるのも良いでしょう。

ルール作りは必要ですが、制約が多過ぎてもテレワークが定着しづらくなる可能性があります。

また、すべての業務をテレワーク化すれば良いというものでもなく、制度をつくる経営者も、実際にリモートワークを行う従業員も、テレワークに適した業務とオフィスで取り組むのに適した業務を整理して使い分けることが大切です。

自社にテレワーク導入は必要か、導入が効果的な業務の判別や制度作りが難しいとお悩みの際は、ぜひ一度コクヨにお問い合わせください。

コクヨは、長年、企業の働き方改革コンサルティングを手掛けており、働き方の現状分析から、テレワークを導入する目的の明文化、現状と目的を掛け合わせて必要な制度変更・ツール整備の提案、テレワーク導入後の浸透・定着まで一貫してサポートが可能です。

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まとめ

テレワーク導入は、準備からテスト導入、導入後に定着させる段階にいたるまで、導入に必要な業務が増える可能性があります。

本当に必要なのか、必要であればどのような導入方法が適しているのかを検討する手段として、コンサルティングの活用も検討してみてはいかがでしょうか。