押さえておきたい！オフィスリニューアルのチェックリストと進め方

近年、増加するオフィスのリニューアル。その目的やゴールは、働き方や出社率の変化への対応、コミュニケーション改善、そしてブランディングや経営戦略の反映など、多岐にわたります。この記事では、オフィスリニューアルをスムーズに実行するためのチェックポイント、進め方やスケジュール例などをご紹介します。
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オフィスリニューアル全体の流れとスケジュール

オフィスリニューアル全体の流れとのスケジュール
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まず、オフィスリニューアル全体の流れをご紹介します。実施規模やリニューアル目的によって異なりますが、コクヨがサポートするオフィスリニューアルの進め方は下記の通りです。スムーズな実行のためには、完成から逆算しておおよそ1年半前からの準備が必要です。

＜オフィスリニューアルの大まかな流れ＞
ー基本計画
1.「リニューアル目的とゴールの設定」 2.「コンセプト検討」 3.「要件定義」 4.「概算コスト算出」 5.「スケジュール検討」 6.「ゾーニング、レイアウト、設備・IT計画」 7.「オフィス家具の選定」 ー実施設計
8.「プラン調整、実施設計図面作成」 9.「コスト調整後、実施設計図面の確定」 10.「関連工事業者・納品業者の選定と発注」 ー実施
11.「施工管理」 12.「社員説明会」 13.「各種工事現場」 14.「施主検査」 ーオフィス運用
15.「アフターフォロー」 16.「竣工図準備」 17.「事後評価」

次に、各ステップのポイントと具体的な作業、押さえておきたいチェック項目をご紹介します。

【基本計画】目的とゴールの設定

コクヨ品川ライブオフィス
ホワイトボード「MOBI-bo(モビーボ)」、チェアー「Spline(スプライン)」

オフィスリニューアルの一番最初のステップは、オフィスリニューアルの目的・ゴールを設定することです。具体的な作業に入る前に、オフィスの現状調査と分析を行いながら課題を見つけ、目指すオフィスを固めていきます。

■すること
1.「リニューアル目的とゴールの設定」

＜チェック項目＞
✔現在のオフィス課題の抽出・分析
オフィス課題の例
働き方の変化で座席が余っている、コミュニケーションが少ない、休憩スペースやリフレッシュスペースがない、など解決したい課題を洗い出します。

✔オフィスリニューアルの目的・ゴールの設定
目的やゴールの例
適切な座席数でコスト削減を狙う、部門の枠を越えて協働し合える状態にする、従業員エンゲージメントを向上させる、など具体的に設定していきます。

【基本計画】コンセプト検討や要件定義

コクヨ霞が関ライブオフィス
チェアー「All in One(オールインワン)」、テーブル「INITIA(イニシア)」、昇降スツール「Join(ジョイン)」、ホワイトボード「MOBI-bo(モビーボ)」、ブース「WORKPOD(ワークポッド)」、パーティション「Leafy(リーフィ―)」

コンセプトはオフィスづくりの軸となる重要なものです。レイアウトやデザイン、オフィスに必要な機能を決めていく際にも、コンセプトがしっかり固まっているとブレなく判断を進めることができます。オフィスリニューアルでは、社内の多様な部署や立場の意見が飛び交います。意見が分かれたり、迷いが発生したときは、コンセプトに立ち返りながら一貫した判断軸でイメージや方向を定めていくことが大切です。

■すること
2.「コンセプト検討」
3.「要件定義」
4.「概算コスト算出」

＜チェック項目＞
✔オフィスコンセプトの設定
✔新オフィスへの入居人数、OA機器の必要数設定
✔工事の範囲の確認(どこまで原状回復が必要か)
✔指定業者の有無
✔概算コストの算出

【基本計画】スケジュールやレイアウトの検討

コクヨ梅田ライブオフィス
チェアー「Any Chair(エニーチェアー)」、テーブル「INITIA(イニシア)」、ホワイトボード「frein(フレイン)」

各種工事の期間を検討しながら、プロジェクトマスタースケジュールを立てていきます。オフィスのどこを何に使い、配置するかを定め、電源や配線計画を策定します。書類の保管や管理・運用方法や防災備蓄品の収納計画もこの時期に併せて策定するようにしましょう。

■すること
5.「スケジュール検討」
6.「ゾーニング、レイアウト、設備・IT計画」
7.「オフィス家具の選定」

＜チェック項目＞
✔マスタースケジュールや各計画のスケジュール策定
✔ゾーニングと配置場所の決定
✔執務・会議・休憩・収納スペース・ＯＡ機器
✔IT、セキュリティの配置・配線計画
✔各部署の配置の決定
✔オフィス家具の選定

【空間・レイアウト事例】家具選び、オフィス機能の考え方

家具はオフィスの印象や業務効率を左右する重要な要素です。目的や機能を見ずに、デザインや雰囲気だけで選んでしまうと、生産性低下や身体の不調など、新たな課題や不満の原因にもなりかねません。

執務エリアや会議室、ワークラウンジ、そしてコミュニケーション活性化、出社促進、フリーアドレス導入など、それぞれの空間や目的、運用に適した機能を持つ家具をしっかり選びましょう。

＜さまざまな空間と使用する家具の例＞

執務エリアの例
コクヨ梅田ライブオフィス
テーブル「CENTIR(センティア)」、チェアー「Bezel(ベゼル)」、スツール「Pikkle(ピックル)」

コミュニケーションスペースの例
コクヨ梅田ライブオフィス
ソファー「OSFA(オスファ)」、テーブル「Region(リージョン)」、チェアー「pallo(パロ)」、「ingLIFE(イングライフ)」、ディスプレイツール「ディスプレイモバイル」、可動式パネル「fore moving panel(フォーレムービングパネル)」

ワークラウンジの例
コクヨ品川ライブオフィス
ソファー「OSFA(オスファ)」、テーブル「Franka(フランカ)」、「SENTIR(センティア)」、チェアー「ingLIFE(イングライフ)」、「Liite(リーテ)」

セミナーや研修、イベントなど多目的に使えるワークラウンジの例
コクヨ品川ライブオフィス

【実施計画】オフィスレイアウトや設計、調整

コクヨ霞が関ライブオフィス
ミーティングブース「inGreen tent(イングリーンテント)」、テーブル・ベンチ「inGreen Table/Bench(イングリーンテーブル/ベンチ)」

実行のための詳細な設計やコストを調整します。リニューアル工事着工の10〜8カ月前にはオフィスレイアウトが決定できるよう、計画を進めましょう。

■すること
8.「プラン調整、実施設計図面作成」
9.「コスト調整後、実施設計図面の確定」
10.「関連工事業者・納品業者の選定と発注」

【実施】スケジュールやレイアウトの検討

社員や社内に向けた説明は、意図や目的を丁寧に伝えることがポイント
コクヨ名古屋ライブオフィス
チェアー「All in One(オールインワン)」、ステップフロア「X-STADIUM(クロススタジアム)」、モニター「MAXHUB(マックスハブ)」

設計図に基づき、新オフィスの工事や行政手続きなどを行います。また、社内の協力や理解を得るための、社内説明会もこのタイミングで実施をします。

■すること
11.「施工管理」
12.「社員説明会」
13.「各種工事現場」
14.「施主検査」

＜チェック項目＞
✔各業者間の工程調整
✔社員説明会の実施
✔新オフィスの工事現場にて施工状況の確認
✔各種行政手続き
✔施主検査・発注備品の現地確認

【オフィス運用】オフィスの運用と改善

コクヨ梅田ライブオフィス
チェアー「Any Chair(エニーチェアー)」、「pallo(パロ)」、テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、ワゴン「Any Wagon(エニーワゴン)」、ウォール「Any Wall(エニーウォール)」、ホワイトボード「Any Tool(エニーツール)」

リニューアル後も快適なオフィス環境を維持するためには、オフィスリニューアル後に振り返りの機会を設け、継続的にオフィスをブラッシュアップしていくことが大切です。

■すること
15.「アフターフォロー」
16.「竣工図準備」
17.「事後評価」

＜チェック項目＞
✔家具・備品等が計画どおりに配置されているか確認
✔設備・オフィス備品の取り扱い方法や安全の確認
✔PC、電話、ネットワーク、AV機器等の動作チェック
✔竣工図の入手・保管
✔オフィスリニューアルにより目的が達成できたかを確認

コクヨのオフィスリニューアルサポート

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＜コクヨのお役立ち情報＞
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・ハイブリッドワーク時代のコミュニケーションオフィスのつくり方
コミュニケーション課題解決のヒント、ICTツール等を使ったアプローチをご紹介
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オフィスデザインの変遷、これからのオフィスに求められる機能と空間、事例をご紹介
・空間デザインのカラー構築
空間デザインのカラー効果や配色について解説・ご紹介
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