働き方用語辞典「ファイリング」

ファイリング

書類を一定のルールに従って分類・整理し、
保管から保存、廃棄までの流れを運用する仕組み

オフィスにおいて書類の電子化が進んでいるにもかかわらず、書類削減はまだまだ大きな課題として挙げられます。そもそもファイリングとは、書類を「減らす」「きれいに並べる」ことが目的ではありません。書類を使用する業務をスムーズに行うために、日々発生する書類を一定のルールに沿って分類・整理して共有し、保管から保存、廃棄までの流れを運用する仕組みのことを指します。

自分でやってみようとすると面倒に感じるファイリングですが、具体的にどのようなメリットがあるのでしょう？

1つ目のメリットは、情報共有による業務の効率化。資料を共有することで担当者不在時の対応がスムーズになります。また過去の資料が見られることで資料作成の作業重複が減り、仕事のスピードや質を向上させます。
2つ目のメリットは、ストレスの軽減。片付いていない雑多なオフィス空間や、探し物に時間を取られること自体がストレスを高めるおそれがあり、ファイリングによって整った空間を維持することで、それらを取り除く効果が期待できます。

「いつか必要になるかも」とためこんだ書類も、必要なときにすぐに出せなければないのと同じ。例えば冷蔵庫の中に、賞味期限の切れた牛乳や一目で中身がわからない容器が無造作に詰め込まれていたとしたら、とてもスムーズに料理できそうにありません。書類も鮮度が重要ですし、古くなっても使う内容は、誰が見ても使いやすいように加工して保存しておく必要があります。

コクヨが過去に行った調査では、一般的なビジネスパーソンが書類を探すのに費やすのは年間80時間。たった5分ほどの探し物でも、1日に数回あれば積み重なって大きなムダとなっています。

1週間に紙書類を探す行為に要している平均時間1.7時間から算出。（週に書類を5日以上検索する有職者1,031名を対象） ※1年間の労働日数240日＝5営業日×4週×12ヶ月として算出。

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必要なものをストレスなく取り出せるファイリング、ぜひ身の回りの書類からチャレンジしてみてはいかがでしょうか。