ファイリングコンサルティング
書類整理が、業務効率化・知識の共有を可能にし、自由度の高い働き方を実現
よくあるご相談
- 書類の整理や削減・運用管理をすることの具体的な効果を知りたい
- 忙しい社員に負担をあまりかけることなく、かつ確実に書類を削減したい
- 書類やサーバー内の保存データの管理・保管方法の見直しをしたい
- 紙資料に依存しないペーパーレスな働き方に挑戦したい
コクヨがお伝えしたいこと
書類を整理・削減したり、管理・保存等の運用方法を整備し浸透させていくことは、手間と時間のかかる作業ですが、実現できれば生産性向上と業務時間削減、オフィスコストの削減に高い効果を発揮します。
ここで重要なのは、残す書類の重要度や必要性にあわせて保管方法を決めてルール化することです。ルール化することで、削減した後に再び書類が増える「リバウンド」を防ぐとともに、紙に依存しないペーパレスな働き方の実現にもつながります。また、ルールを統一することで、書類や資料の共有が容易になり、組織のナレッジ共有にもつながります。
用語説明
ファイリング
書類を一定のルールにしたがい、分類・整理し、保管から保存、廃棄への流れを運用するしくみ。
ペーパーストックレス
紙の出力を極力行わない「ペーパーレス」に対し、必要に応じて紙の出力はするが、紙のままで保管しないという考え方。文書を保管するときは電子化し、サーバー保存とすることで、紙の便利さを活用しながら、情報の検索性向上や省スペース化を図ることができる。
情報の5S[ジョウホウノゴエス]
「整理・整頓・清掃・セキュリティ・躾」という、情報を正しく管理し、有意義に活用していくために重要なキーワードの頭文字をとったもの。
導入プロセス
ファイリング・書類削減の導入プロセスは、 「ありたい姿の設定」「現状把握・課題設定」「施策の検討・決定／計画」「実施／構築」「運用・評価」 の５ステップです。 まずは、何のためにファイリングを行うのか、ファイリングを行うことで何を実現したいのか、目的を明確にすることが重要です。そのうえで、現在の保管文書の量や活用状況の調査を行い、「無駄」を可視化します。さらに、運用後のルールを策定するとともに、廃棄や保管を依頼する外部パートナーを調整します。社員には削減・保管ルールを説明し、部署ごとに作業体制を整えて実際にファイリングの作業行います。作業に当たってはプロのコンサルタントが現場を巡回し、ファイリング作業をサポート。削減後、運用を開始した後にも、現状維持やさらなる書類削減のアドバイスもいたします。
事例紹介
ファイリングコンサルティング
- 電子文書ルールが陳腐化・形骸化
- 20周年を機に、会社のさらなる成長のため、社員全員参加による「私たち」を主語にした企業理念の策定やオフィス改装など、新たなステージに向けた取り組みの一環として、文書管理システムの見直しに着手しました。もともとあったマニュアルも陳腐化・形骸化し、共有サーバーにはフォルダとファイルが無秩序に保管されている状態でした。必要な文書にアクセスするのに時間がかかる、どこに何があるかわからず情報共有ができない、などが課題でした。
- 電子文書の整理と共有で誰もが働きやすい職場に
- 文書管理運用ルールの策定とともに、特に課題の多かったファイルサーバーの改善も行いました。共有サーバー内のフォルダ体系を整え、フォルダやファイルのタイトルもルール化し、アクセス権限の見直しをしました。
共有サーバー内のフォルダ体系が整ったことで、ほしい情報が感覚的に短時間で探せるようになり、業務効率化につながっています。また、アクセス権限を細かく見直したことで、他の課の情報へのアクセスが容易になり、量とスピードの点でも情報の共有が各段に向上しています。情報共有は事業価値の向上には欠かせないため、生きた情報として活用していきたいと思っています。
ファイリングコンサルティング
- 業務品質向上のために全国統一のファイリングルールを策定
- 明治安田ビルマネジメント株式会社は、親会社である明治安田生命が所有するビルの管理を主な業務としています。ビル管理やオフィス環境に対するニーズが多様化するなか、今まで以上の業務品質向上のために取り組んだのが、全国９か所のセンターで個別対応をしていたファイリング方法を標準化したことです。
- 効率化だけでなく働きやすさも実現
- 文書管理規程や保存期間の見直し、ファイル用品の標準化を行うとともに、目指すべき姿や新ルールの啓蒙のため、事務局とコクヨのコンサルとで研修会を開催したり、各センターを訪問するなど、サポート体制を築きました。
ファイリングルールの統一によって、会社全体で書類を管理できる体制が整ったことは効果として大きく、他センターからの人事異動後もスムーズに業務がスタートできるようになりました。また、書類の保管や廃棄作業が効率化できたのはもちろんですが、「書類の量が減り、探す時間が減少した」「気持ちよく仕事が進められ、日々のストレスが減った」といった精神面での効果も大きく、職員の働きやすさにもつながりました。
お気軽にお問い合わせください。
