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2022.3. 9[ オフィス運用 ]

働き方用語辞典「5S」

#整理整頓

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5S

一般的には、整理、整頓、清掃、清潔、躾の頭文字をとった言葉。

5Sは、もともとは製造業で用いられてきた言葉で、一般的には以下のように定義されています。

■製造業の「5S」
【整理】... 必要でないものを捨てる
【整頓】... 誰でも使いやすいように並べて表示をする
【清掃】... きれいに掃除をしながら、あわせて点検する
【清潔】... きれいな状態を維持する
【躾】... 決めたことを守る（習慣化）

５Sのメリットは、必要なときに必要なものが手に入ることによる生産性の向上です。工場では、モノの５Sを行うことで安全に働くことができたり、異常が見つかりやすくなったり、生産工程に無駄がなくなるため、生産性向上につながります。
製造の現場とは異なりますが、オフィスもまた仕事の現場。オフィス環境の向上と業務の効率化を進めるとき、整理整頓からはじまる5Sはオフィスカイゼンに欠かせない活動と言えます。

ここで、コクヨの考える新しい5Sをご紹介します。

■ナレッジ創造プロセスにおける「5S」
【収集】... 社内外問わずどんな情報・ナレッジがあるかを知り、広く集める
【整理】... 要らない情報（要らなくなった情報）を捨てる
【整頓】... 必要な情報をすぐに取り出せるように分類、並び替えしておく
【創造】... 情報を組み合わせることで、新たな知を生み出す
【シェア】... 創りだした情報を、組織・周囲に発信・共有化する（させる）

オフィスでのナレッジ創造活動は、「マニュアルに沿って決まったものを作る」のではなく「正解がない中で、あらゆる知を集め組み合わせて、新たな知を生み出す」ことが求められます。この活動においては、単に「今あるモノ」を整理整頓するのではなく、社内外問わず、必要な情報を集め、すぐ取り出せる状態を維持することが生産性の向上につながります。
また「創造」や「シェア」などを通じて、社内だけにとどまるのではなく、オープンイノベーションなど社外の知も取り入れながら、新たな価値を生み出していくことが重要と言えるでしょう。