ABW導入のメリットは？ABW導入のポイントも抑えよう

いま、ABW(Activity Based Working)という働き方に注目が集まっています。

ABWとは、業務内容やその時の気分に応じて、働く人自身が、働く時間と場所を選択できるワークスタイルのことを指します。働く場所はオフィスに限らず、自宅やコワーキングスペース、カフェなど、仕事ができる環境であれば場所を問いません。

新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言の発令によって、自宅でのテレワークが急速に広がり、多くのワーカーがオフィス以外での働き方を体験した現状において、ABWの導入が進んでいくと考えられます。

ABWの導入に当たって、そのメリットと、押さえておくべきポイントをご紹介します。

ABW導入のメリットとは？

ABW導入ポイント①目的を整理する

ABW導入ポイント②制度の整備

ABW導入ポイント③ツールの必要性

ABW導入ポイント④定着のための意識改革

ABW導入のメリットとは？

ABWは、働く側から見ても経営者から見てもメリットの多い働き方です。

ワーカーからのメリットは、時間と場所が柔軟に変えられるので、ワークとライフのバランスがとりやすくなる点です。業務に最適な場所を自ら選択することで、作業効率が高まると考えられます。また、自分に合った仕事環境を選べることで仕事に対する満足度も上がり、ストレス軽減につながります。

経営者側からのメリットは、ワーカーの自律的な働き方を促進することによって、生産性の向上、長時間労働の是正が望める点です。また、自席のフリーアドレス化を行う場合は、ファシリティコストの削減も期待できます。

ABWのようなフレキシブルな働き方ができる企業は、柔軟な働き方を受け入れる風土があり、ワーカーそれぞれが重視する働き方を受け入れやすいため、多様な能力を持つ人材を確保しやすくなる点もメリットとして挙げられるでしょう。

ABW導入ポイント①目的を整理する

ABW導入のポイントは、ABW導入の目的は何かということをはじめに整理することでしょう。

ABWは、メリットとして挙げた「生産性の向上」「従業員の満足度の向上」「人材確保」を目的として導入されることが多いと思います。はじめに目的を明確化したうえで、その目的に沿った形でオフィスの見直しが進められるのか具体的に検討を行い、ABW導入の筋道を立てましょう。

また、ABWは、その企業の多くのワーカーにとって、メリットを感じられるものでなくてはなりません。自社の今までの働き方の実態を把握し、社風を理解することがABW導入にとって重要です。

ABW導入ポイント②制度の整備

ABW導入に当たって、就業時間帯を選べるフレックスタイム制を導入したり、社外・自宅などで仕事を行うテレワークを導入したり、就業規則などの社内規定を見直す必要があります。

社内制度・ルール例

・就業規則の改訂

・出社時の席の割り当て方法

・席の占有時間の上限

・スケジュールの共有方法

・PC／書類の保管・持出しルール

・コワーキングスペースの契約やサテライトオフィスの構築　など

フリーアドレスを導入したものの、ついつい同じ席に座ってしまい、結局、固定席に近い状態に...というケースも少なくありません。くじ引きで席を決めたり、前日と同じ席には座らないという決まりを作ったりと、オリジナルのルールを作って固定した席に座らないような工夫があります。隣の席の人も固定されないので、社内のさまざまな人との交流が生まれることにより、風通しがよくなることが期待されます。

また、集中ブースや、打ち合わせスペースなどの埋まりやすい人気の席は、席を占有する上限時間を決めて、多くの人が使えるようにする工夫も必要です。出社時のオフィスの使い方については、いろいろな立場の利用者が公平感・納得感を得られる運用ルールを策定し、チェックする体制を整えましょう。

そして、ABWの実践には、働く場所のルールだけではなく、一緒に業務を行うメンバー間のスケジュールの共有も非常に重要です。働く時間も働く場所も個人の裁量になるABWでは、メンバー間で、各々がどこで何をしているのかを共有し、お互いの状況を確認できるようにすると、スムーズにコミュニケーションをとることができます。オンラインでスケジュールを共有する方法を検討する必要があります。

他にも、オフィス外の勤務地に関する取り決めなど、フリーアドレスやテレワークを導入する際と同様の制度の整備が必須です。

ABW導入ポイント③ツールの必要性

ABW導入に際して、気軽にどこでも働くことを実現するためには、ノートパソコンや携帯電話などのICTツールをはじめ、場所にとらわれず働くためのツールを整えておく必要があります。

ツール検討項目例

・電話

・郵便物・配布物の取り扱い

・社内でのPC・個人資料の収納場所

・居場所の特定方法

・ペーパーレス化への対応

・文具類の共有方法など

特に、出力した書類による社内申請やハンコの押印など、オフィスに出社していれば特に支障を感じない業務も、ABWの導入によってオフィス以外の場所での仕事が増えた時には非常に手間になります。ツールの検討によって出力や押印のためだけに出社するような非効率な出社を減らし、ストレスなくどこでも働くことが実現できるようにしましょう。