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スモールステップで働き方と働く場を変えていく

大田区南六郷創業支援施設 六郷BASE  「ものづくりのまち」大田区のインキュベーション施設

大田区南六郷創業支援施設 六郷BASE  「ものづくりのまち」大田区のインキュベーション施設

  • リモートでの会話イラスト

    住民サービス
    の向上

    支える場

  • ディスカッションのイラスト

    職員の
    働き方改革

    支える場

自分たちの組織が目指すゴールを明確に

何のためにオフィス改革を行うのか?

何のためのABW?何のためのオープンミーティング??何のためのフリーアドレス?何のための立ち会議?

生産労働人口の減少に伴う働き方改革の機運が高まりつつある中、国家機関や地方自治体でもRPAやAIの導入による業務効率化、またはフレックス制度の導入によるライフワークバランスの見直しなどが図られるようになり、今まさに職員の働き方は大きな転換期を迎えています。こうした取り組みを通じて職員の「知的生産性の向上」実現を目指す際、ソフト面の改革と両輪で推進すべきことが「オフィス改革」と呼ばれるハード面の見直しです。

オフィス改革を行う目的、それは従来の働き方に即したオフィス空間を見直し、それぞれの組織が目指す「あるべき姿」の実現に向けオフィス空間を最適化するということです。そのためオフィス改革を進める際は、まず「自分たちの組織が目指すゴール」を明確にし、次に「目指す働き方を実現できる手段を考える」というプロセスであることが重要です。また、新しい場をどのように使っていくかという”運用”、そして「あるべき姿」を実現するという視点で場を正しく活用していくための”意識改革”も、オフィス改革では必要不可欠な取り組みです。

オフィス改革推進に必要な視点

ありたい姿を考え、より良い姿を実現する

バックキャスティングで描き、スモールステップを積み重ねる「オフィス改革」プロセス

現在見えている問題の解決を目標にするのではなく、未来のありたい姿を描いて、そこから逆算して解決すべき課題を検討し目標を設定する「バックキャスティング」手法。この手法により本質的な課題への気づきが生まれるとともに、現状の課題解決という視点だけでは到達できない、より高いレベルでの課題解決と意識改革を実現できます。

そして到達点へのプロセスで重要なことは、スモールステップの積み重ねです。スモールスタートで試行しノウハウと経験を積み重ねることは、意識改革の醸成にも非常に有効な手段です。

1.最新事例やオフィス見学で知る, 2.客観的に捉える, 3.自由な発想で描く, 4.スモールステップで実行する

1 最新のワークプレイスから
ヒントを得るライブオフィス見学

コクヨは1969年の新本社開館を皮切りに、先進的な働き方やあるべきオフィスの形をお客様に先駆けて自ら実践・検証し 「ライブオフィス」という形で公開してきました。ライブオフィスではコクヨ社員が実際にここで 働きながら、最新の「働き方」を 研究しています。
現在全国28ヶ所で展開している最新のオフィス空間で、働き方改革を支えるワークプレイスのあり方について体感していただくとともに、場の運用・意識醸成を含めた実践的なヒントもお持ち帰りいただけます。

2 課題の見える化を
サポートする職員意識調査

組織が現在抱えている課題を、客観的にかつ定量的に捉えるための手段となる職員意識調査。これまでにも多くの国家機関・自治体で実施しています。

職員意識調査のメリット

  • 課題の見える化・優先順位の判断がしやすい
  • 事前事後の比較により効果を見える化できる※事後診断は特定の条件を満たした場合に承ります
  • 職員の満足感が得られる
  • 一過性では終わらない働き方改革が実施できる

3 「ありたい姿」と具体策を形にしていく
職員参加型ワークショップ

オフィス改革において、職員参加型ワークショップの活用は効果的です。職員の自発的な参加による「ありたい姿」検討を可能にするワークショップ活用ノウハウにより、具体策を形にしていくまでをトータルでサポートいたします。 また、具体化していく中で、面積効率化や業務効率化につながる改善プラン検討も行います。

職員ワークショップ
職員ワークショップ
収納面積の効率化及び管理業務にかける工数削減の解決策
収納面積の効率化及び管理業務にかける工数削減の解決策
(渋谷区における一元管理の例)

4 ありたい姿の第一歩を
パイロットオフィスから始める

オフィス改革をご検討される場合は、さまざまなメリットがあるパイロットオフィスの構築をご提案します。

パイロットオフィスとは?

全庁展開前に特定の部門や課単位で、オフィス改革を試験的に行うことです。部内特有の課題に対して具体的な解決策を打つとともに、組織全体に根差す課題を把握して抜本的な解決策を見極めることにも効果的なアプローチです。

パイロットオフィス構築のメリット

  • 十数人程度の小規模から始めることができ、取り組みやすい
  • 組織にノウハウが蓄積され、それぞれの組織に効果の高い施策を展開できる
  • 成功体験を積むことで、改革に対する職員の意識もステップアップしていける
オフィス改善のアイコン

ワークスタイルを変えるオフィスづくりを通じて、
ワークスタイルを変え続けられる組織をつくる。

コクヨは、「ワークスタイルを変えるオフィスづくり」を通じて、「時代の変化に合わせてワークスタイルを自ら選び取っていける組織」づくりをサポートします。
そうした組織のあり方こそが、「変化の激しいこれからの時代においても、質の高い住民サービスを提供し続ける」ことを可能にすると考えています。

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