【社内】オフィスのWEB会議の場所がない問題を解決！おすすめブース、アイテム

WEB会議は、インターネット環境さえあればどこからでも参加できてとても便利なツールです。しかし、社内でWEB会議をする際に、場所選びに気を使うという人も多いのではないでしょうか？適した部屋がない、周囲の音が気になる、情報漏洩が心配...など、WEB会議ならではの課題を解決する、環境づくりのポイントをご紹介します。

【関連記事】「オフィスのweb会議がうるさいときにおすすめブースご紹介」

オフィスでのWEB会議、ここが気になる

WEB会議は、インターネット環境さえあればどこからでも参加できるのがメリットですが、音声や画面に集中できて、安心して話せる場所で参加したいものです。

しかし、オフィスでWEB会議に適した場所を見つけるのは、なかなか難しいことがあります。

■オフィス内で行われるWEB会議の課題

• ・WEB会議用の場所や部屋がない、足りない
• ・個室を使いたいけど、ずっと使用中
• ・会議室を一人で使うのは気が引ける
• ・周りの音や目線が気になる
• ・オープンスペースでは機密性の高い会議をしづらい

これらの課題は、「空間や家具の問題」と、「運用ルールの問題」に分けられます。 適した空間や家具を揃えたり、必要なルールを決めるためには、会議のタイプを分類し、見極めることが大切です。

WEB会議の3タイプ

オフィス内で行われるWEB会議は、大きく3つのタイプに分類することができます。 会議の質や内容に合わせたオフィス家具を採用することが重要です。

会議内容、機密性、コミュニケーション、の3つの軸で分類したのが下の表です。

会議の特性を3タイプに分類した表

タイプ別おすすめのWEB会議家具

次に、３つの会議タイプの例と目的に合う家具を見ていきましょう。 WEB会議の特性に合う家具をまとめると、以下のようになります。

会議別おすすめ家具

＜タイプ別、適したオフィス家具＞

・Aタイプ：個室ブース
　設置にコストはかかるが、機密性が高く様々な会議用に使いやすい

・Bタイプ：半個室ブース
　完全に音を遮断することは難しいが、適度な遮蔽性があり、快適さと集中を両立

・Cタイプ：置き型パネル
　スペースやコストをかけずに、卓上などに簡易的な空間を作る

このように、WEB会議の特性によって適した家具やアイテムが異なることが分かります。 次に、具体的なシチュエーションに合わせた家具をご紹介します。

タイプA：機密性の高い会議

• ・会議の例：社外商談、経営会議、人事面談、1on1
• ・会議内容：周囲に聞かれたくない会議
• ・機密性：高め
• ・コミュニケーション：双方向のコミュニケーション
• ・適した家具：個室ブース

個室ブース「WORKPOD(ワークポッド)」

機密性の高い話をしたり、こもって集中ワークをしたいときは、設置するだけでクローズドな空間をつくれるブース「WORKPOD(ワークポッド)」がおすすめです。1人用、2人／4人用、そして1on1ができるタイプなどがあり、用途に合わせて選ぶことができます。

「WORKPOD(ワークポッド)」画像は1on1タイプ

• ・充実した標準装備
  　調光機能付きLEDライト、コンセント(電源x2、USBx1)、テーブル、ソファ、ガラスドア、シリンダー錠、換気ファン、熱感知式消火器など (一部バリエーションにより異なる場合があります)

• ・空気循環と温度上昇抑制に配慮
  　人感センサーで40秒に1回換気

• ・フルクローズド空間を消防法設備工事不要で実現

• ・豊富なバリエーション
  ソファタイプ、スタンディングタイプ、1on1タイプなど

タイプB：複数人が参加する発言の多い会議

• ・会議の例：アイデアのブレスト、グループミーティング
• ・会議内容：複数人での情報共有、意見交換
• ・機密性：中くらい
• ・コミュニケーション：双方向
• ・適した家具：半個室ブース

■半個室ブース「fore(フォーレ)」

吸音効果と居心地の良さがワーカー同士の会話を促す、音環境に配慮したパネルブースシステムです。バリエーションやサイズ、オプションなどが豊富で、用途に合わせて組み合わせられます。

多様なバリエーションと、オフィスのアクセントになる明るいトレンドカラーが特徴

「fore(フォーレ)」は吸音効果の高い壁面と音漏れを軽減する形状が特徴です。ブースで周囲を囲うことで、高い吸音・遮蔽効果が得られ、ブースの外側への音もれを軽減。ブース内の会話や、周囲の音が気になるシーンで活躍します。

1人用のソロブースから、複数人で使えるミーティングタイプまで、様々なシーンに対応します。

タイプC：発言頻度は低いが集中したい会議

• ・会議の例：説明会、ウェビナー
• ・会議内容：一方的に情報を聞く
• ・機密性：低い
• ・コミュニケーション：一方向
• ・適した家具：置き型パネル

卓上置き型パネル

ブースなど専用スペースを利用するほどではないが、集中したいときにおすすめなのが、置き型のパネルです。自席などの卓上に置くだけで、1人用の空間を作ることができます。音が気になる場合には、吸音性能があるものを選ぶのがおすすめです。

①「QUNON(キュノン)」

「QUNON(キュノン)」は、Webミーティングの音に配慮した卓上型テレワークブースです。

上面まで覆うフロントパネルと、顔がすっぽり収まるサイドパネルで、音源である口元をしっかりカバーします。ブース内側には吸音ウレタンを使用しており、周囲に配慮したいときにおすすめです。

「QUNON(キュノン)」

②「Focus Panel(フォーカスパネル)」

「Focus Panel(フォーカスパネル)」は集中ワークやWEB会議をサポートする、簡単に自分だけの空間をつくれるパネルブースです。

卓上に置く位置を前後に動かすこと、こもり感や作業スペースの調整ができます。また、使わないときは折りたたんでスリムに収納できます。

「Focus Panel(フォーカスパネル)」

③「Focus Paner Lite(フォーカスパネルライト)」

「Focus Paner Lite(フォーカスパネルライト)」は、コンパクトに持ち運べて、どこでも集中空間をつくれるパネルブースです。

前述のフォーカスパネルよりもコンパクトな机やスペースにもおすすめです。

「Focus Paner Lite(フォーカスパネルライト)」

折りたたんでコンパクトに持ち運べて、落下しにくい形状、配線穴など使いやすさに配慮。 よりコンパクトな「フォーカスパネルライト」は、会議机や1人用の講義机にもおすすめです。

サイズと特徴の比較

まとめ

会議のタイプ別におすすめのアイテムを紹介しました。ひとくちにWEB会議といっても、さまざまなシーンがあります。使う人は誰か、対策をしたいことは何か、そして設置するスペースや場所はどこかなど、実際の使い方をもとに選定することが、最適な環境づくりへの近道です。

WEB会議に適した空間づくりや家具選びに困ったら、ぜひコクヨにご相談ください。お悩みに合わせた解決策をご提案いたします。