テレワーク課題に悩むあなたに教える課題解消法

働き方改革や新型コロナウイルスの感染拡大によって、急速に広がりを見せているのがテレワークです。テレワークは上手に活用すると働き方の多様化を後押しできる取り組みですが、課題もいくつかあります。今回は、テレワークの課題を解決する方法について紹介します。

テレワークの課題5選

テレワークは日本ではまだまだ発展途上なので、課題もたくさんあります。ここでは、テレワークでよく挙げられる5つの課題について解説します。

業務効率や生産性が低下する場合がある

テレワークのメリットとして、生産性のアップが挙げられます。コクヨの調査によると、「無駄な会議が減った」と感じる人は73.3%でした。資料作成等のソロワークや情報インプットなど個人のリズムを重視する業務は、テレワークだと集中しやすいです。

しかし、業務内容や業務環境がテレワークに合っていない場合、かえって生産性は下がってしまうこともあります。たとえば、積極的にコミュニケーションをとって意思決定するような業務の場合、オフィスでの仕事が適しているのです。

また、自宅の仕事環境が整っていないため、「腰が痛い」「肩がこる」など身体の不具合が起こり、それが生産性の低下につながるという脅威もあるのです。

コミュニケーション不足が起きる

テレワークを導入することで、従業員同士や上司とのコミュニケーション不足になってしまう恐れがあります。業務内容の確認や、業務進行上の意思疎通が難しく、ストレスや孤独を感じる人もいるのです。

従業員のエンゲージメント低下につながりやすい

テレワークによるコミュニケーション不足は、従業員のモチベーション低下につながりやすく、エンゲージメント低下を招いてしまう場合もあります。

会社の方向性やフィードバックなどを伝えにくいため、仕事の手ごたえを感じにくく、モチベーションが下がってしまうのです。

人事評価が難しい

テレワークでは、個人の勤務状況を見ることができないため適切な評価ができません。そのため、評価基準が不明確になるという課題があります。また、各種の人事的な手続きが滞ってしまう恐れもあり、スムーズに進みにくいです

時間管理に問題がある

テレワークをしていると、勤務時間とそれ以外の時間との区別があいまいになります。だらだらと休憩してしまったり、逆にずっと働いてしまったりと時間管理が難しくなるのです。そのため、労働状況の把握が難しく、休憩していてもサービス残業をしていても、当該従業員の申告がなければ分からないという懸念が生じます。

テレワークの課題解消法｜ポイントは「テレワーク前提のオフィス」

テレワークの課題を解消するためにも、これからはテレワーク前提で働き方や環境を考えていくことが重要です。具体的にはどのような方法で環境を整備すれば良いのでしょうか。

評価制度の見直し

テレワークの導入によって業務プロセスの適切な評価が難しくなり、最終成果物による評価の比重が大きくなる傾向にあります。従来通りの評価方法ではなく、目標管理制度に基づいた成果主義の導入を検討する企業も増えており、新たな評価方法を再考すべき時期にきているといえます。

テレワークに役立つツールを導入

テレワーク前提のオフィスをつくるにあたっては、現在使用しているツールをそのまま活用しながら、必要に応じて新たなツールを導入すると良いでしょう。

たとえば、今やどの企業も導入しているミーティング用のWeb会議ツールや、社内での情報共有を円滑にするためのビジネスチャットはテレワークの基本装備であり、そのまま活用することができます。

ほかにも、社員それぞれのタスクの進捗を確認するタスク管理ツール、データの閲覧ややり取りが簡単になるクラウド資料作成／管理ツールなども業務によっては必要になるかもしれません。

クラウド勤怠管理ツールの導入

社員が分散して働いていると、直接勤務状況を見ることができないため、勤怠管理が難しくなりがちです。その際はクラウドツールを使った勤怠チェックはいかがでしょうか。残業時間や出勤日数を一目で確認できるため、導入することで勤怠管理が効率化できます。

テレワークを考慮したツールやサービスはたくさんリリースされているため、自社に合ったものを選びましょう。

テレワークに適したオフィス環境の整備

今後、テレワーク前提の環境整備が進むなか、リアルなオフィス空間にも配慮が必要です。

例えば、オフィスには、在宅勤務でテレワークをしているメンバーとWeb会議をしている人やリアルに集まって会話しているグループもいれば、ソロワークで集中したい人もいるなど、従業員の仕事に取り組む姿勢やアプローチは多様化しています。

このようなニューノーマルな働き方に対して、音環境に配慮した設えや家具がある、臨機応変にスペースの使い方が変えられるセッティングになっている、可動性の高い家具が揃っているなど、オフィスから外部に向けたテレワーク環境の整備は、今後さらに企業側に求められるようになると考えられます。

コクヨでは、オフィスの環境整備に役立つ製品の提案や従業員の働き方の現状・意識調査の実施、課題の整理、解決策の提案といったコンサルティングサービスの提供も行っています。テレワーク環境の整備や働き方に関する方向性にお悩みの方は、ぜひご相談ください。

まとめ

今回はテレワークでよくある課題とその解決法について紹介しました。テレワークでは、これまでのオフィス勤務では想定できなかった課題が浮き彫りになります。テレワークに適した環境を整備すること、つまりテレワーク前提のオフィスをつくることが課題解決の近道です。

コクヨでは、オフィスの整備に役立つ情報や提案をもっています。家具も取り揃えておりますので、テレワーク環境にお悩みの方はぜひ一度ご相談ください。