会議の効率化・活性化コンサルティング
会議作法の見直しにより、会議時間短縮・質の向上・新たな時間の創出を実現
よくあるご相談
- 無駄な会議を無くすためには、何から手を打てばよいのか知りたい
- 伝達会議ではなく、若手もアイデアをたくさん出す風土をつくりたい
- 会議室の予約が取れなくても先送りにせず、すぐに議論を始めたい
- 会議室に集まることに拘らず、ペーパーレス会議や遠隔会議にも挑戦したい
コクヨがお伝えしたいこと
本来の会議とは、業務上の問題点や課題について議論し、議決し、実行に移すための場です。しかし「会議＝仕事をしている」という錯覚から、目的が曖昧な会議や、議題の有無にかかわらずとりあえず集まる定例会議といった、無駄な会議の典型は、多くの組織の中で見つけることができます。会議の活性化と効率化を実現するためには、理想的な会議の仕組みをつくるとともに、会議活性化を支援する場（会議スペース）やツールを整え、社員の意識を変えてスキルアップを継続的に図ることです。その結果、創造的ワークのための時間創出も可能になるのです。
用語説明
ペーパレス会議[ペーパーレスカイギ]
紙資料を使わない会議のこと。会議室に、資料を投影できるモニターやプロジェクターを完備したり、ツール環境を整備することが必要。また、参加者に資料をデータにて事前共有するなど、会議の事前準備を促進することにもなるため、スムーズな会議進行も可能となる。
無駄な会議[ムダナカイギ]
報告/連絡/相談だけで、メールでの情報共有で済むような会議や、参加者が誰も発言しない、話し合いたい内容や決定したい事項が不明瞭であるなどの、活性度の低い会議のこと。
空予約[カラヨヤク]
会議室などの部屋を予約確保したものの、利用しなかった状態のこと。キャンセルをしないことで誰も利用できない時間が生まれてしまい、使いたいときに会議室が予約できないなど、会議室運用の大きな課題となる。
導入プロセス
会議改革の導入プロセスは、 「現状把握・課題設定」「施策の検討・決定／計画」「実施／構築」「運用・評価」の４ステップです。 「現状把握・課題設定」では、会議の時間・質・満足度などを調査し、詳細な会議実態を把握します。「施策の検討・決定／計画」では、理想的な会議の進め方や活用ツールなどをガイドラインとしてまとめます。「実施／構築」では、会議に対する意識を変え、円滑に会議を進めるファシリテーションスキルなどを身につけます。「運用・評価」では、実際の会議の様子を撮影し、コンサルタントが個別にアドバイスを行います。
事例紹介
働き方変革活動
- 多様な人材がイキイキと価値を生み出せる就労環境を目指し、活動を推進
- 社員一人ひとりが自社で働きがいを感じ、価値を発揮し続けられる就労環境をつくりたいという想いのもと、業務の生産性を高め長時間労働の削減や年休取得率向上を目指し、全社での働き方変革活動が始動しました。 会社として制度や環境、ツール、業務プロセスの改革を進めるとともに、従来の働き方にとらわれず、社員一人ひとりが意識と行動（ワークスタイル）を変えることを重視し活動しています。活動はまだ途上ですが、仕組みと仕方の両面で、より良い品質・成果を、よりスピーディかつ正確に提供できる働き方に変革することを目指し、これからも推進していきます。
- 一つひとつ着実に、ワークスタイルを改革
- 活動開始後、まずは会議・資料作成・メールなどのワークスタイルについて、効率化のためのテクニックガイドを作成したり、ポスターでの啓発、社内ホームページの制作などを実施しました。とくに課題の多かった会議改革では、効率化のためのルールや仕組みを整えて社内への浸透をはかるとともに、ファシリテーションスキルの向上にも取り組みました。
また、セミナーやワークショップだけでなく、eラーニングでの自主学習の機会をつくることで、業務効率化に対する社員の意識改革やスキルの浸透を包括的に進めました。会議時間の３割削減にも成功し、19時以降の残業者が大幅に減少するなど、職場の変化も目に見えるようになりました。あわせて、職場で自らの働き方を見直し、コミュニケーションをしながら常に改善していこうという風土づくりにもつながりました。
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