Home> オフィスカイゼン委員会 > レシピ一覧

Withコロナ時代における
オフィスカイゼン委員会

2020.05.08

good

 コクヨは、どんなに準備・計画してつくったオフィスでも、時間の経過とともに使い勝手が悪くなることに課題を感じていました。そこで、オフィス環境を快適な状態に維持する取り組みとして社内で「オフィスカイゼン委員会」を立ち上げ、日常的にオフィスの問題解決を実施する仕組みをつくり、当サイトで様々な活動の一部を紹介させていただきました。

 しかし、新型コロナウイルスの世界的大流行により、オフィスの役割が変わってきました。新型コロナウイルスの流行以前は、オフィスへ出社するのは当たり前でした。毎日会社に来て、集中して作業したり、同僚と打ち合わせや会議をしたり、来客対応したりと、オフィスは仕事に関わる様々な業務を実行する場所でした。そして、「オフィスカイゼン委員会」では、集中して業務を遂行する個人作業が捗るツールの改善事例、オフィスでの風土醸成のための改善事例やアイデア、人と出会うセレンディピティを起こさせる空間の仕掛けなどを取り上げ、紹介してきました。しかし、コロナ禍により感染予防の為の在宅勤務が一般化し、オフィスは毎日出社して様々な業務をこなすという場所ではなくなり、目的を持った社員が集まって仕事をする場所へと役割が変わってきました。

 その様なオフィスの役割が変化する中、オフィスカイゼン委員会では、ワーカーが仕事をする場をオフィスとホームに分けて、次のようなことを中心に取り上げていきたいと思います。

オフィス

①オフィスでのコミュニケーションのカイゼン
新型コロナウィルスの流行以降、オフィスは、集まるための空間としての役割が高まると考えられます。今まで、カイゼン委員会では、「84 プチ打ち合わせコーナー」や「43 おすすめライブラリ」などのコミュニケーションスペースのカイゼン事例や、「77 サンクスリンク」や「122 社員の顔写真でコミュニケーションUP」などコミュニケーションする仕掛けなどを紹介させていただきました。これからも、コミュニケーションスペースやコミュニケーションを促す仕掛けは、オフィスの機能として重要性が高まると思いますので引き続き、掲載していきます。

サンクスリンク/社員の顔写真でコミュニケーションUP

ホーム(リモートワーク)

②ホームでのコミュニケーションカイゼン
 新型コロナウィルスの流行以降、ホームでもオフィスと変わらず同僚や上司、顧客とのコミュニケーションは求められます。以前は、オフィスという場であれば、周囲のことを気にせずに会話したり、手元のノートやホワイトボードなどを用いて簡単にコミュニケーションをとることができました。リモートワークが前提となった今、コミュニケーション手段の一つとしてWEBミーティングが一般化してきましたが、それに伴っていろいろな不満点などをお聞きします。これからは、この新しいコミュニケーションの困りごと不満点などを集めて、それらのカイゼン活動について取り上げていきたいと思います。

③ホームで集中するための仕掛けづくり
 新型コロナウィルスの流行以降、社員が集中して仕事をする場所が、家などオフィス以外の場所に変化してきました。これからは、場所に関わらず個人で集中できる仕掛けが、重要になると考えます。「118 行動予定表で残業削減」や「88 顔写真付き卓上時計」などは、一見オフィスという場所に限定したカイゼン活動と思われがちですが、集中をして業務をする上での仕掛けで、家などでも実行できる活動です。オフィスカイゼン委員会では、個人で集中する為の仕掛けづくりに着目して、記事を掲載していきたいと思います。

行動予定表で残業削減/顔写真付き卓上時計

共通

新型コロナウィルスの流行により、これからは、「仕事をする場での安全/安心を担保する工夫」と「仕事をする場での快適性(心地よさ)を確保する仕掛け」が、重要になってくると思われます。この二つの仕掛けづくりは、オフィスという空間だけでなく、ホーム(リモート)でも共通した内容だと思われます。

④「仕事をする場での安全/安心を担保する工夫」
 オフィス改善委員会では、事業継続性やオフィス防災という観点で、「113 足踏み式消毒スタンド」や「89 オフィス防災用具ソファー」を取り上げ、紹介をしてきました。これからは、新型コロナウィルス感染症対策で重要と考えられる密にならない工夫や、ウィルスが拡散しない改善活動なども併せて取り上げていきたいと思います。

足踏み式消毒スタンド

オフィス防災用具ソファー

⑤「仕事をする場での快適性(心地よさ)を確保する仕掛け」
 リモートワークなどが当たり前になり、場所に囚われることなく働くようになった結果、どれだけ快適に過ごすことができ、そして仕事を進めることができるかという要素が重要になってくると考えられます。例えば、デスクで出たごみを気づいたらすぐ掃除できるように近くにブラシを置く事例(103 テラス席にブラシ設置ですぐ掃除)などで、今までカイゼン委員会では取り上げてきました。これからはオフィスという限定的な場所に囚われることなく「仕事をする場での快適性(心地よさ)を確保する仕掛け」について、紹介していきたいと思います。

テラス席にブラシ設置ですぐ掃除

まとめ

オフィスカイゼン委員会で紹介してきたさまざまなカイゼン策は、ビフォーコロナのオフィスでの具体策でした。これからは、ウィズコロナの時代に対応できるカイゼン策としてアップデートする必要があると捉えています。今後オフィスカイゼン委員会のカイゼン策のカイゼンも進めていきますので、引き続きよろしくお願いします。

 

やってみたいアイデアでしたらgoodボタンを押してください

good

SNS: facebookでシェア ツイート

他のレシピを探す

    戻る