オフィス環境カイゼン！

コクヨコラム編集部
最終更新日：2023年12月15日

社員が働きやすいようオフィス環境を整えることは、企業にとってとても重要なポイントです。小さなストレスが積み重なると、社員の意識や意欲の低下につながることもあります。

放置傘が多い、荷物や私物が乱雑に置かれている、あいさつがない、ルールが守られない...

これらに1つでも当てはまるものがあれば、オフィス環境改善をおすすめします。
オフィスの小さな困りごとを解決して、社員のモチベーションをあげましょう。

この記事では、今まで培ってきたオフィス運用のカイゼンのポイントを「コクヨの事例」を交えながら紹介します。

オフィス環境は、業務効率やモチベーションにも影響

社員が働きやすいようオフィス環境を整えることは、企業にとってとても重要なポイントです。
オフィスが物であふれていたり、ルールが守られない状態が続くと、社内の雰囲気も荒れてしまいます。小さなことが積み重なり、社員の心理的な部分にも影響します。
オフィスで過ごしていて、こんなことはありませんか？

• ・元気なあいさつがない
• ・ゴミが落ちていても拾わない
• ・トイレや共有スペースが汚れている
• ・会議の時間がルーズ、遅れても平気な雰囲気
• ・いつも傘立てに置き傘がいっぱい

例に挙げた以外にも、物が整理されていない、放置されているなど、気になる点があれば要注意です。

小さな不便やストレスが積み重なって、従業員の意識や意欲の低下が、「決めたルールが守られない」といった現象として現れている可能性があります。
1つでも当てはまるものがあれば、オフィスの環境改善をおすすめします。

オフィスの環境カイゼンで業務効率アップ！

令和3年の厚生労働省の調査では、「労働者の53％が仕事や職場にストレスを感じている」という結果が報告されています(参考：厚生労働省 労働安全調査)。

ストレスの原因は職場の人間関係や業務などさまざまですが、ストレスがたまると社員の業務効率は低下し、会社全体の生産性にも影響します。

そのため、オフィスの環境を改善して少しでも社員のストレスを軽減する取組みが必要です。

反対に、オフィス内が使いやすく整理整頓されていたり、小さな不満が発生しない状況になると、業務効率が向上にもつながります。

■オフィス環境が悪化すると...？

• ・社員のストレスや健康問題
• ・生産性の低下

■オフィス環境が改善すると...？

• ・業務効率の向上
• ・愛社精神や帰属意識の醸成

コクヨのカイゼン事例をご紹介

では、どのように改善すればいいのでしょうか？

ちょっとした工夫で大きな変化が期待できる、3事例をご紹介します。
どれもコクヨ社内で実践している、おすすめの方法です。とても簡単ですので、同じお悩みをお持ちの方はぜひお試しください。

その他、オフィス内でよくある困りごとの改善事例や、快適なオフィス環境維持・運用のコツは、「オフィスカイゼン委員会」ページに掲載されています。

①あふれる置き傘は"持ち帰りお願いシール"でカイゼン

晴れた日でも、傘立てがあふれていませんか？
置き傘状態になり、見た目もよくありません。

傘であふれた乱雑な傘立て

■解決レシピ■

日付が記入できる、「持ち帰りお願いシール」の活用がおすすめです。
雨があがった翌日などに放置傘をチェック。傘に日付入りシールを貼ります。
一週間後、そのままになっている傘は撤去します。

「持ち帰りお願い」シールを貼り、一定期間が過ぎると撤去するルールを運用

②フリーアドレスで置き場に困る荷物のカイゼン

フリーアドレスの導入や、個人ロッカーの廃止などでカバンや荷物を置く場所に困ることが増えました。

床に置くとチェアーのキャスターに巻き込まれたり、通路にはみ出して置くと歩く人がつまづいたりすることもあり危険です。また、床に直置きすることに抵抗があるという声も多くあります。

■解決レシピ■

デスクの下に、コンパクトな折りたたみ式荷物置きを設置。
メッシュになっているためゴミやほこりもたまりにくいよう、工夫されています。

③オフィスの注意書きをカイゼンして、社員にルールを徹底

オフィス内にさまざまなルールを設定しても、なかなか浸透しなかったり、守られないことがあります。注意書きを貼っても伝わらない！とお悩みではありませんか？

■解決レシピ■

親しみやすいキャラクター「くだサイ君」のイラストでやわらかくアピール！

注意書きや、抽象的なピクトグラムを使う方法もありますが、貼り紙が増えるとオフィスの景観を乱したり、威圧的に見えてうまく意図が伝わらなかったりします。
そこでコクヨでは、「くだサイ君」を使ってやわらかい表現で親しみやすく伝え、社員の行動を促すようにしています。

お願いポーズがかわいい「くだサイ君」の絵ととセリフで、やわらかく伝える

誰が改善するの？"改善する仕組み化"ご紹介

改善したいポイントはたくさんあるけど、誰が改善を主導していくの？

コクヨの事例をご紹介します。

コクヨでは、総務部を事務局とした「オフィスカイゼン委員会」を組成し、オフィス内の課題を話し合ったり、解決のための取組みをしています。

オフィスカイゼン委員会は、総務などのオフィス担当者だけでなく、社内の様々な部署や役割に関わる人たちが参加しているのが特徴です。オフィスの小さな声を拾い上げ、日々オフィス環境の改善、維持、運用活動を実施しています。

オフィス課題を持ち寄り話し合う、活動の様子

オフィスカイゼンのために、何から始めていいかわからない、というときはぜひコクヨにご相談ください。自社で実践していることや、これまでたくさんの企業の改善をお手伝いしてきたノウハウをもとに、お手伝いいたします。

【関連リンク】オフィスカイゼン委員会

活用したい、総務や庶務のBPOサービス

オフィス改善活動に手をつけたくても、通常業務と並行して取り組むのは負荷が高く、難しいこともあります。そんなときは、外部委託(BPO・アウトソーシング)の活用がおすすめです。

BPOサービスを活用することで、総務業務の効率UPをはかります

コクヨでは、総務、管理部門などの定型業務やワーカーの業務効率を改善する様々なオフィスも提供しています。

■コクヨのBPOサービス例

• ・総務、庶務
• ・FM(ファシリティマネジメント)サポート
• ・受付、コンシェルジュデスク、メール室
• ・その他詳しくはこちら

【お問い合わせ】コクヨのBPO

オフィスのことは、コクヨに相談しよう

環境改善には、社内のさまざまな部署やメンバーの協力が必要です。快適なオフィスづくりのために、小さなことから取組み始めてみませんか？コクヨのライブオフィスでは、コクヨが実際に行っているカイゼン活動をご覧いただけます。ご興味のある方は、ぜひお越しください。