ICTツール活用がワークスタイル変革を後押しする

適切なICTツールを活用すれば
社員が創造性を発揮しやすくなる

働き方改革における施策の一環として、新たなICTツールの導入検討が増えています。私たちコクヨでも、ICTツールに関するご相談をよくいただきます。
では、なぜICTツール導入が改革につながるのでしょうか。それは、効果的なICT活用が社員のワークスタイル変革を後押しするからだと私たちは考えています。

企業の人的資産である社員一人ひとりに活躍してもらうためには、「その人の強みを活かせる仕事」と「集中できる時間」が必要です。逆に、コミュニケーションに手間がかかったり業務工程が非効率だったりすると、社員は創造的な仕事に手をつけられず、企業にとっては大きな損失になり得ます。

しかし、適切なICTツールを効果的に使ってコミュニケーションやルーティンワークの手間を省いていけば、それぞれの社員は自分の強みを発揮できるクリエイティブな仕事により多くの時間を使えるようになります。そのことによって新たな商品やサービスなどが生まれれば企業の収益増につながり、生産性向上が実現します。つまり企業にとってICTツールの活用は、今後の成長を左右する重要な要素と言えるのです。

実現したい働き方に合わせて
ICTツールを組み合わせる

ICTツールには、実にさまざまな種類や用途があります。それぞれの特徴と、導入によって実現できる働き方を紹介します。

●ロボティクスプロセスオートメーション（RPA）
RPAとは、ロボットやソフトウェアによる業務自動化を指します。ロボットやソフトウェアは24時間稼働が可能なうえ、定型的な業務なら人間が行うよりはるかに速く、正確にこなします。ですから、RPAによって仕事の一部をロボットなどに任せることによって、業務の大幅な効率化・省力化を図ることができ、ワーカーは新たに生まれた時間でより創造的な仕事に取り組むことが可能になります。

●SNS、チャット、テレビ／WEB会議、BYOD
SNSやチャット、テレビ会議、WEB会議を活用することによって、１つのプロジェクトに関わっているメンバーが同じ場所に集まらなくてもタイムリーにコミュニケーションをとれるようになり、報連相や情報共有を簡単に行うことができます。
BYOD（Bring your own device）は、「従業員が個人保有のモバイルツールを業務に使うこと」です。例えば個人のスマートフォンで会社のアプリを立ち上げて仕事で使えるようにするなど、デバイスを限定せずにコミュニケーションをとるテクノロジーを指します。BYODも、社員同士が時間や場所を選ばずにコミュニケーションをとるのに役立ちます。

●社内ポータル、グループウェア、検索エンジン、ファイル共有
社内ポータルやグループウェア、検索エンジン、ファイル共有サービスは、大量の情報や記録を蓄積したり、共有・再利用したりするときに力を発揮します。特に、「社外の相手と大容量のファイルを共有したい」といったニーズがあるときに、同じシステム上でファイルをリアルタイムに共有・共同編集できれば、民間のファイル転送サービスなどを使う必要がなく、効率アップにつながります。

●ビジネスインテリジェンス（BI）
BI（ビジネスインテリジェンス）ツールを使えば、企業の情報システムなどに蓄積される膨大なデータを目的に応じて分析・加工できるため、集積されたさまざまなデータを「見える化」するのに役立ちます。大量のデータからビジネスの正確な状況を読み取ることができれば、予測や振り返りがしやすくなります。つまり、よりスピーディーに意思決定を行ったり、改善・改革の芽を発見したりできるようになるわけです。

●位置情報
IoT技術によって位置情報が見える化されるようになると、臨機応変な働き方が促進されます。例えば社員の位置情報がわかれば、「今、どのメンバーが自分の近くにいるか」「プロジェクトの関係者がすぐ集まれる場所はどこか」といった情報をすぐに把握できるため、状況に合わせた臨機応変なアクションがしやすくなります。

●ビッグデータ、AIツール
ビッグデータやAIツールに関しては、多くの企業が活用法を模索している段階です。しかし、これらのツールを効果的に活用できれば、蓄積してきた情報を活かして新たなビジネスモデルを構築したり、社員一人ひとりの能力を最大限に引き出す働き方をマネジメントしたりすることが可能になります。

目的を曖昧にしないためにも
ICTを活用するための視点が重要

ICTツールにはさまざまな種類があり、何を実現したいかによって選ぶべきツールは違います。導入するにあたっても、どれだけ適したツールを選ぶことができるか、活用の仕組みをどれだけスムーズに構築できるか、さらには関係各社やパートナー、お客さまにどれだけ協力してもらえるかによって効果は変わってきます。

例えば、チャットのビジネスユースを検討なさっているお客さまなら、導入の目的がすばやい情報共有や気軽なコミュニケーションであることをまず確認します。そのうえで、「礼儀を欠いている」「ビジネスシーンで絵文字を使うのは不謹慎ではないか」といったご意見に関しては、チャットなら「アドレス帳からアドレスを選ぶ」といったメール特有の手間がかからないことをご説明し、「利便性を追求するには割り切りも必要ですよ」とアドバイスさせていただきます。