オフィスの作業台のカイゼン

コクヨには、オフィス家具・文具開発の過程で、簡易的な試作を作ることに特化したスペースがあり、大きな作業台を2事業部で共有しています。主に開発のメンバーが、簡易的な試作を手作りしたり、量産試作品を並べて品質チェックしたりするのに利用されてきました。ただ、管理者が不在で、備品が乱雑に置かれていたり、複数人が同時に使う30cm定規が1本しかなかったり、試作に必要なマスキングテープが置かれていなかったり、置かれているハサミが全然切れなかったりと、作業するために準備が必要で、日々のストレスになっていました。

次のことを意識して、作業台を整備しました。
①作業台で使いたいものが十分な数揃っていること
②何がどこにあるのか、どこに戻したらよいのか分かりやすいこと
③作業台の備品なのかどうかが判別できること
④持続的に運用、改善できるルールづくり

①作業台で使いたいものが十分な数揃っていること
アンケートに基づいて必要な備品や数量を検討し、リスト化しました。
②何がどこにあるのか、どこに戻したらよいのか分かりやすいこと
戻す場所として自由度が高い「箱」は廃止し、元からあった有孔ボードに備品置き場を設定しました。使っていると元の状態がわかりにくくなるので、きれいな状態の写真を掲示し、整理整頓を促しています。また、セロハンテープカッターなど、机上に直置きするものについては、ビニールテープで置き場を示し、自然と戻したくなるよう工夫しました。
③作業台の備品なのかどうかが判別できること
→作業台の備品にオリジナルシールを貼り、そもそも作業台の備品なのかどうかをわかりやすくしました。ただ、未だに作業台の備品がなくなったり、知らないうちにモノが増えたりしている状況なので、今後も社内アナウンスなどを継続する予定です。
④持続的に運用、改善できるルールづくり
→管理担当が引き継がれても、変わらず運用できるようなルール作りに取り組んでいます。備品のリスト化や数量の明確化もその一環です。 また、運用していく中で見えてくる点もあるので、定期的に運用や備品の内容を見直せるような仕組みも検討しています。