成功するオフィスリニューアル！チェック項目、スケジュール、進め方

働き方や働く場所の多様化により、オフィスに求められる役割が変化し、オフィスリニューアルを検討する企業が増えています。より自社に合った働き方やオフィスを検討する企業にとって、物理的に空間を変えることができるオフィスリニューアルは、効果的な選択肢のひとつです。
この記事では、オフィスリニューアルでおさえるべきチェック項目、よくある課題と解決策、効率的にプロジェクトを進めるノウハウや役立つ情報を初心者にもわかりやすくご紹介します。

【関連記事】
・わかりやすい！オフィス移転のスケジュール、タスク、進め方

お急ぎの方は、こちらのチェックリスト付き資料をダウンロードをご活用ください

1.オフィスリニューアル担当者は大変？

そもそもオフィスリニューアルって何から進めればいいの...？と迷う方も多いのではないでしょうか？
一般的に、大規模なオフィス改修の頻度は5年から10年に1回ほどです。そのため、社内に前例やノウハウがなかったり、初めてオフィスリニューアルを担当・経験するというケースも珍しくありません。

＜担当者のお悩みポイント＞
・前例やノウハウがなく、進め方がわからない
・プロジェクト期間が長い
・検討事項が多い、プロジェクト管理が大変
・社内意見がまとまらない
・通常業務も併行するため手がまわらない
・荷物の移動や整理、とにかく準備が大変そう

通常の業務を抱えながらオフィスリニューアルプロジェクトを併行するケースも多く、パンクして業務が止まってしまうおそれもあります。
本記事では、プロジェクトをできるだけ効率的に進める方法やコツをご紹介します。

■リニューアル中のオフィスってどんな感じ？

コクヨ品川ライブオフィス
リニューアル準備中、荷物整理の様子

オフィスの規模や範囲、進め方によっても異なりますが、荷物の整理、箱詰め、動線の変更、そして場合によっては働く場所や区域の変更などが発生し、社内の協力が不可欠です。
範囲が広い場合は、段階的に家具の搬出を行うなど業務に支障がないよう進めます。

＜社内の協力ポイント＞
・荷物や家具の移動
・書類や私物の整理
・働く区域や場所の変更

コクヨ品川ライブオフィス
チェアー「ing(イング)」
リニューアル準備のために、搬出準備中の様子
計画をしっかり組むことで、業務への影響を最低限におさえることができる

コクヨ品川ライブオフィス
荷物はわかりやすく、中身と区域をラベル表記

2.オフィスリニューアルのメリットと効果

コクヨ品川ライブオフィス
テーブル「Franka(フランカ)」、「SENTIR(センティア)」、
チェアー「ingLIFE(イングライフ)」、「Liite(リーテ)」、
ソファー「OSFA(オスファ)」

ここからは、オフィスリニューアルのメリットや効果についてご紹介します。
近年、働き方改革や業務課題の解決手段として、オフィスリニューアルを選択する企業が増えています。
解決したい課題はさまざまですが、リニューアルで物理的に空間のレイアウトや新しいオフィス家具を採り入れることで、より積極的なアプローチ・改善が期待できます。
主なメリットは下記の通りです。

＜オフィスリニューアルのメリット例＞
・これからの働き方に最適なオフィスがつくれる
・コミュニケーション活性化・連携促進
・企業のブランディング、イメージアップ
・オフィス空間の効率化
・社員の満足度・モチベーション向上

次に、よくあるオフィス課題とリニューアルでの効果の例をご紹介します。

■効果①コミュニケーション・連携促進

コクヨ品川ライブオフィス
チェアー「stock stack(ストックスタック)」

＜オフィスの課題＞
・社員の動線や居場所が固定されている
・部署を越えたコミュニケーションや連携が生じにくい
・休憩スペースが少なく、顔を合わせる機会が少ない

＜リニューアルでの効果＞
・人が集まる仕掛け
オフィスリニューアルは、物理的にレイアウトや家具配置を変更し、場と人の流れを変えることができるため、コミュニケーション促進を狙った仕掛けが得意です。
たとえば家具の配置やスペースの機能・役割を工夫することで、特定の場所に人を集めたり、顔を合わせる動線を作り出すこともできます。

・制度や運用のリニューアル
またオフィスリニューアルは、フリーアドレスやABWの導入、書類の削減、制度やオフィスの運用方法、そして働き方を大きく刷新する絶好のタイミングでもあります。
座席運用の変更やこれまでなかった空間や機能の設置をし、働き方改革をより積極的に進めるチャンスとも言えます。

・制度や運用のリニューアル
またオフィスリニューアルは、フリーアドレスやABWの導入、書類の削減、制度やオフィスの運用方法、そして働き方を大きく刷新する絶好のタイミングでもあります。
座席運用の変更やこれまでなかった空間や機能の設置をし、働き方改革をより積極的に進めるチャンスとも言えます。

＜コクヨのおすすめコラム＞
・インフォーマルコミュニケーションが活性化するオフィスづくり
・【タイプ別】社内コミュニケーションを活性化するオフィスレイアウト例
・フリーアドレスとABWの違いとは？導入企業の事例や導入方法も紹介

■効果②生産性・モチベーションの向上、ブランディング

コクヨ品川ライブオフィス

オフィスは長い時間を過ごす場所であり、空間の状態は社員のやる気やパフォーマンス、生産性に大きな影響を及ぼします。オフィスに魅力がなく、テレワークが認められている企業であれば、出社率も下がり連携やコミュニケーションの悪循環に陥るケースもあります。

＜オフィスや働き方の課題＞
・オフィスに古く疲れた印象がある
・設備や機能、運用が昔のままで使いづらい
・今の働き方や価値観と乖離がある
・社員のエンゲージメントやモチベーションが低い

＜リニューアルでの効果＞
・モチベーションや出社促進
リニューアルで快適で使いやすいオフィスになれば、社員の満足度や仕事へのモチベーションが上がります。そして、「時間をかけて通勤してオフィスに来る価値がある」と認識されると、出社率も高まることが期待できます。

・ブランディングや採用競争力
さらに、オフィスのコンセプトや働き方に企業の事業方針や理念を反映することで、企業ブランディングや採用強化にも活用することができます。
このように快適さの改善や空間を「今風」にアップデートすることは、社内外でさまざまなポジティブな効果を発揮し、企業の競争力にも直結します。

＜コクヨのおすすめコラム＞
・【オフィスリニューアル】3社の事例・コンセプトを豊富な画像で紹介！役立つ無料資料付き
・【コクヨ事例】出社したくなるオフィスづくりと7つのワークシーン

■効果③理想の働き方の実現、空間効率の改善

コクヨ梅田ライブオフィス
テーブル「Region(リージョン)」、ソファー「OSFA(オスファ)」、
チェアー「ingLIFE(イングライフ)」、「pallo(パロ)」

組織や企業の成長のため、理想の働き方を実現したいが、現在のオフィスと乖離がありボトルネックとなっている場合も、オフィスリニューアルが効果を発揮します。
また、出社回帰でスペースの過不足が発生する場合も、今あるオフィスの空間効率を改善することで、無駄な賃料や維持費などのコストを下げることもできます。

＜オフィスや働き方の課題＞
・人員増減の対応が難しい
・座席や場所が足りない、余っている
・理想の働き方ができていない
・コストやスペースの無駄が発生し、非効率となっている
・機能や場所が分散し、効率が悪い

＜リニューアルでの効果＞
・理想の働き方の実現
オフィスリニューアルでは、目指す働き方をもとにコンセプトを決めていきます。その過程で自然と、今後目指す組織のあり方や理想の働き方を議論することになります。それらが新しいオフィスに体現されることで、社員にも浸透し、全社で実現するきっかけになります。

固定席では難しい人員の増減への対応は、席数の調整が利きやすいフリーアドレスの導入がおすすめです。また、会議室、休憩室、など目的で空間を区切るのではなく、打合せも執務、休憩もできる多目的なワークラウンジを取り入れることで、空間効率を上げることができます。

・見た目も機能もすっきりとしたオフィス
フリーアドレス導入時には、備品の共有化やキャビネットの集約を行うことも多く、私物の削減やペーパーレス化を同時に進めることができ、見た目も機能もすっきりとしたオフィスを実現できます。

＜コクヨのおすすめコラム＞
・働きがい・働きやすさを高めるチームとオフィスの作り方【コクヨ事例あり】
・オフィスの書類削減とペーパーレス化のメリット・導入方法

3.オフィスリニューアル全体の流れ・スケジュール例

・空間の効率化
ここでは、オフィスリニューアル完成までのおおまかなステップを紹介します。 オフィスリニューアル成功のポイントは、タスク(しなければいけないこと)と計画(スケジュール)をしっかり整理し、社内連携をとりながら取り組むことです。

効率よくタスクと計画を整理するための、オフィスリニューアルの基本的なタスクと、スケジュールの一例をご紹介します。

オフィスリニューアルスケジュール例
(こちらよりダウンロードが可能です)

規模や目的によって異なりますが、コクヨがサポートするオフィスリニューアルの進め方は下記の通りです。完成から逆算し、おおよそ1年半前から準備が必要です。

＜オフィスリニューアルの大まかな流れ＞
ー基本計画
・目的とゴールの設定(15～14カ月前)
・コンセプト検討や要件定義、スケジュール(13～9カ月前)
ー実施設計
・オフィスレイアウト・設計(8～5カ月前)
ー実施
・工事の実施と各種手続き(4カ月前～)
ーオフィス運用
・オフィスの運用と改善(リニューアル後)

1.【準備】資料や情報を収集する

コクヨのお役立ち資料ページ

一番最初に着手すべきことは、リニューアルやオフィスに関する情報集めです。様々なWEBサイトをめぐり、情報を拾っていくのは意外と時間がかかります。
おすすめは、オフィス構築やサポートを専門とする企業が提供している、無料資料を活用することです。資料の充実度や内容は、依頼する企業選びの参考にもなります。

＜すること＞
・チェックリストや資料ダウンロードを活用する
・さまざまなオフィスリニューアルの事例を見る

＜コクヨのお役立ち情報＞
■コクヨのノウハウがわかる資料
コクヨでは、すぐに活用できるお役立ち資料を多数用意しています。
・お役立ち資料一覧
・オフィスリニューアルお役立ちマニュアル
本記事で紹介している資料です。

■コクヨのオフィス納入事例
・オフィス納入事例
コクヨがオフィスづくりをサポートしたオフィスや空間の事例をご紹介しています。
・コクヨのオフィス構築
オフィスリニューアルや移転など、オフィスや働く場の課題解決をサポートする、コクヨのサービスをご案内しています。

2.【基本計画】目的とゴールの設定(15～14カ月前)

オフィス構築のための要件抽出

具体的な作業に入る前に、オフィスリニューアルの目的・ゴールを設定します。その際、現オフィスの課題を抽出するための現状調査を行うことが大切です。
たとえば社内アンケートやヒアリングなどを実施し、現状と目指す状態・働き方とのギャップを把握するといった手法があります。このステップは全体の方向性に影響する部分でもあり、非常に重要です。プロに任せるのもよい選択でしょう。

＜主要な検討事項・作業＞
・パートナー選定
・現状調査
・基本計画策定
・目的・ゴール設定
・コンセプト検討など

＜ポイント＞
・まずは課題を把握し、目的・ゴールを設定する
・現状調査やゴール設定からプロに依頼するのもおすすめ

3.【基本計画】コンセプト策定、コスト概算、スケジュール(13～9カ月前)

オフィスリニューアルの目的とゴールが決まったら、それをもとにリニューアルの軸となるコンセプトを検討します。
加えて、新オフィスでの働き方、必要な機能や設備など諸要件を整理し、概算コストを算出していきます。そこから、具体的なスケジュールやゾーニング(執務スペース、会議室、休憩スペースなどの配置)やレイアウト、家具の選定といった基本計画を固めていきます。

＜主要な検討事項・作業＞
・オフィスの要件定義
・概算コスト算定
・スケジュール
・ゾーニング、レイアウト
・設備・インフラ計画

＜ポイント＞
・リニューアル後のオフィスの利用人数や出社率などを想定
・オフィスでのゾーニング

4.【実施設計】オフィスレイアウト、デザイン、設計(8～5カ月前)

これまで進めてきた基本計画に沿って、詳細な設計図の作成を行い、費用の確認・調整も進めます。
図面や調整事項が確定したら、各種工事を依頼するパートナー企業の選定・発注、家具や機器の納入業者選定・発注などを行います。

ついおしゃれなインテリアや家具に惹かれてしまいますが、機能性や使う人、使用する場面にあった家具を選びましょう。家具のミスチョイスは、業務の生産性低下や身体の不調などにもつながり、社員の不満の原因ともなります。

＜主要な検討事項・作業＞
・プランやコスト調整
・家具選定・購買
・設計図面作成
・関連する工事業者との調整

＜ポイント＞
・防災備品の収納計画も忘れずに
・家具はおしゃれさだけでなく、機能やワークシーンも重視

5.【実施】工事実施と各種手続き(4カ月前～)

荷物の移動や管理の計画には社内連携が必須

リニューアル工事にあたり、社内の荷物の移動や管理、場合によっては工事中の勤務場所の変更が発生することもあります。スムーズな実施のためには社内の協力が不可欠です。社員へのリニューアル説明会もしっかり行い、理解を得るようにします。

設計図に基づいて、新オフィスの工事を行います。工事自体は発注先の企業が実施し、企業のリニューアル担当者は各種工事が計画通りに進んでいるかの確認をします。
行政手続きの準備も進めましょう。各種手続きについてはこちらの記事もご覧ください。
事務所移転予定なら必読！計画と各種手続きを紹介

＜主要な検討事項・作業＞
・施工管理
・社員への説明会
・各種工事の届出

＜ポイント＞
・物の廃棄や整理、移動など、社員の協力は不可欠
・社内説明会を開き、作業や新オフィスについてしっかり共有

6.【オフィス運用】オフィスの運用と改善(リニューアル後)

コクヨ品川ライブオフィス
ホワイトボード「MOBI-bo(モビーボ)」、チェアー「Spline(スプライン)」

工事が完了し、新オフィスの運用を開始した直後は、IT関連の不具合や突発的なトラブルが発生することもあります。協力業者にオフィスへの待機をしてもらえると安心です。

リニューアル後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、新オフィスに対する社員の評価を定期的に確認し、運用・改善していく体制も作っておきましょう。

＜主要な検討事項・作業＞
・トラブルに備えてのフォロー
・新オフィスの事後評価

＜ポイント＞
・通信や設備系の突発的なトラブルに備える
・今後の改修や修繕のため、竣工図を保存
・オフィスの事後評価は、使い慣れてきたころに実施

4.思ったより大変...と感じた方に

ここまで、大まかなステップをご紹介しました。意外と大変そう...と感じた方も多いのではないでしょうか？リニューアルプロジェクトを併行するのは、かなり労力がかかります。
だからこそ、パートナー企業選びはとても重要です。

コクヨのオフィスリニューアルサポート例

まずは、「自社に必要なサポートは何か」を把握をしながら選定基準を設け、選定をスタートしましょう。
スケジュール管理などのプロジェクトマネジメントだけでなく、複雑な申請や複数の施工業者との調整でも窓口となってくれる、ワンストップ型の委託ができるかは重要なポイントです。

＜ポイント＞
・全体の流れ・作業項目を把握⇒チェックリストを活用
・大変そうと思ったら⇒併走型のプロジェクトマネジメントが安心
・働き方や運用も変えたい⇒コンサルサービスが便利

■コクヨのおすすめ
・ワンストップのプロジェクトマネジメント

次に、するべきことが一目でわかるコクヨのチェックリスト付きマニュアルをご紹介します。

■オフィスリニューアルに役立つ！チェックリスト付きマニュアル

「オフィスリニューアルお役立ちマニュアル」
※こちらよりダウンロードできます

オフィスリニューアルを成功させる鍵となるのは、事前の計画と準備です。「オフィスリニューアルお役立ちマニュアル」では、実施目的、準備の仕方、チェックリストなど、担当者がやるべきことをわかりやすくまとめています。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

こちらよりダウンロードできます

5.お悩み別、パートナー企業選定のポイント

オフィスリニューアルは、多くの時間・費用をかけて多数の関係者とともに行う大プロジェクトです。調整や検討事項も多く、パートナー選びがプロジェクトの成功を左右すると言っても過言ではありません。

ここでは、3つのよくある課題を例に、経験豊富で課題解決のノウハウを持つパートナー企業に出会うためのポイントをご紹介します。

＜よくあるプロジェクトの悩み＞
・ スケジュールやプロジェクト管理が心配
・オフィスづくりや働き方のトレンドがわからない
・社内の意見がまとまらない

■悩み1｜スケジュールやプロジェクト管理が心配

スケジュールや進め方、そして予算配分などは業者によって異なる場合があります。提示された内容で十分か、予定通り進められるかなど、初めての場合は特に不安が募るものです。

コクヨ品川ライブオフィス
テーブル「Region(リージョン)」、チェアー「SETTLE(セトル)」

■パートナー企業選定のポイント
伴走型のプロジェクトマネジメントができるかチェック
多くの検討事項や調整、申請などを期限内に進めるのはかなりのプレッシャーです。
プロジェクトマネジメントの大変な部分をサポートしてくれる、伴走型のサポートがあるかチェックしましょう。担当者の業務軽減はもちろん、困ったときに相談できる心強いパートナーとなります。

＜コクヨの強み＞
コクヨでは、空間構築の豊富な経験とノウハウを生かして、プロジェクトマネジメントのサービスも提供しています。情報収集から予算や期限・スケジュールの管理、関係者に対する連絡・調整といったプロジェクトマネジメント業務をサポートします。

■コクヨのコンサルティングサービスの特徴
・コストパフォーマンスの追求
・オンタイムでの計画進行
・適切な調整・合意形成の推進
・空間スペック管理：空間価値向上の実現

■悩み2｜オフィスづくりや働き方のトレンドがわからない

オフィスコンセプトやレイアウト、目指すオフィスの姿はなかなかイメージしづらいものです。「今風のおしゃれオフィス」も魅力的ですが、単にトレンドやおしゃれさを追うのではなく、自社に合ったオフィス機能、働き方を見つけていく必要があります。

コクヨ名古屋ライブオフィス
テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、
ソファ・スツール「Any sofa(エニーソファ)」、チェアー「Any Chair(エニーチェアー)」

■パートナー企業選定のポイント
トレンドはもちろん、自社の課題にあった提案ができるかCHECK！
オフィスづくりや働き方のトレンドに詳しく、自社の課題やニーズに合ったプランを提案できる企業をパートナーに選びましょう。また、実際のオフィスや働き方を見学させてもらえるかどうかもチェックポイントです。

＜コクヨの強み＞
コクヨは50年以上、オフィスづくりや働き方の研究を重ねています。企業理解に長けたコンサルタントやデザイナーが、豊富な事例をもとに各企業の課題に合ったプランをご提案します。
また、さまざまな働き方を実践するコクヨのオフィスを見学しながら、コンセプトや働き方の情報収集もできます。

■最先端の働き方やオフィスを見学
・コクヨのライブオフィス見学
・コクヨのショールーム見学

■おすすめ資料
・働き方に合わせたオフィスデザイン事例集

■悩み3｜社内の意見がまとまらない

課題や目的設定、コンセプト決定のためには社内意見の集約が必須です。しかし経営層の意思をまとめたり、ニーズが異なる各部署の要望を集約するなど、社内合意は一筋縄ではいかないものです。
アンケート調査やヒアリングなど行うにしても、ノウハウがなかったり手間がかかってしまいます。

コクヨ梅田ライブオフィス
チェアー「All in One(オールインワン)」、モニター「MAXHUB(マックスハブ)」 ブースパーティション「fore(フォーレ)」、パネル「Leafy(リーフィ―)」 テーブル「Perso(ペルソ)」

■パートナー企業選定のポイント
課題抽出や社内合意、働き方の設定などもコンサルティングできるかCHECK！
社内アンケートを通したオフィスの課題分析や働き方の設定、社内浸透のためのワークショップ開催など、コンサルティングもできるパートナーを選びましょう。

＜コクヨの強み＞
コクヨではワークプレイスの構築にかかわる各種コンサルティングも行っています。

■コクヨのコンサルティングサービスの例
・オフィス構築のための要件抽出
・組織風土支援
・共創の場(イノベーション施設)構築・運営
・ファイリング

■悩み4｜業務が煩雑で知識も人手も足りない

オフィスリニューアル業務は、各種書類作成や申請、工事や検査の立ち合いなど、煩雑で専門知識を要するものが多々あります。都度内容を調べたり、拘束をされることで他の業務に影響を与えてしまいます。

コクヨのBPOサービス

■パートナー企業選定のポイント
アウトソーシングサービスがあるかCHECK！
煩雑で専門知識が必要な業務をアウトソーシングできるパートナー企業を選びましょう。コクヨでは、コンサルティングサービスの一貫で、業務のアウトソーシングサービスも行っています。

＜さらに細かく！パートナー選びポイント＞

ここまでご紹介してきたポイントのほかに、パートナー企業選定時にチェックしておきたい点を3つご紹介します。

①施工の実績が豊富
ホームページなどに掲載している実績数や、自社のイメージに近い施工事例があるかどうかなどチェックしてみましょう。

②法律面に精通している
オフィスリニューアルには、消防法や建築基準法、物件の貸主との契約関連など、法的な問題に直面した際の対応もできるパートナーを選びましょう。

③アフターサービスが確立している
不具合が生じた際の対応窓口や保障制度、定期的な訪問・メンテナンスなどの体制が整っているパートナーが安心です。

6.オフィス移転の事例紹介

コクヨの納入事例

コクヨは、年間25,000件以上のさまざまな規模・業種の企業のオフィスや空間構築をサポートしています。こちらのページから、オフィス移転やリニューアルなど多様な事例をご覧いただけます。

■コクヨの納入事例一覧
・コクヨの納入事例

7.【PDF資料】おすすめ5選！オフィスづくりに役立つ資料

オフィスづくりやリニューアルに役立つおすすめ資料のご紹介です。
オフィス課題解決に役立つ、すぐに使える資料を多数公開しています。チェックリストやオフィス事例など、コクヨのノウハウをぜひご活用ください。

＜おすすめPDF資料＞
①オフィスリニューアルお役立ちマニュアル
②オフィス移転お役立ちマニュアル
③ABWによる働き方改革
④働き方に合わせたオフィスデザイン事例集
⑤出社したくなるオフィスづくりのポイント

他にも、「お役立ち資料一覧」から多様なテーマの資料をご覧いただけます。

8.ワンストップで解決！コクヨのオフィス見学・ご相談

コクヨ品川ライブオフィス

コクヨでは、オフィス課題抽出や働き方の設定、物件探しや各種届出、引っ越し、その後のフォローまであらゆる業務において窓口となり、ワンストップでサポートが可能です。

移転やリニューアルで理想のオフィスを構築するのはもちろん、目指す働き方や運用の実現に向けて、さまざまなご提案を行っています。オフィスに関する悩みは、ぜひコクヨにご相談ください。

■実際のコクヨオフィスをご見学いただけます
・コクヨライブオフィス(全国)

■オフィス家具をご覧になりたい方に
・ショールーム見学(東京・大阪)

■その他ご質問など
・コクヨへのご相談・お問合せ