オフィス移転は、大きな予算・長い時間・多くの人的コストを投資して実行する、会社にとって重要なプロジェクトです。事業や業務だけでなく社員への直接的な影響も大きく、その分社内からの期待と注目も高くなります。
その一方で、頻度の高い業務ではないことから、社内に前例やノウハウがなかったり、初めてオフィス移転を担当・経験するというケースも多く、何から着手すれば...と迷ってしまうことも多いでしょう。

＜移転プロジェクト担当者のお悩みポイント＞
・前例やノウハウがなく、進め方がわからない
・何を依頼してよいかわからない
・検討事項が多い、プロジェクト管理が大変
・社内意見がまとまらない
・プロジェクト期間が長く、担当者の負荷が高い

＜不安解消のポイント＞
・自社にあった提案とサポートができる経験豊富なパートナー企業を選ぶ

オフィス移転担当者は、自身の通常業務と併行しながらプロジェクトに加わることも多く、手が回らない...という声もよく聞かれます。経験豊富で小回りが利き、信頼できるパートナー企業を選ぶことで、効率よくプロジェクトを進められます。

オフィス移転の理由と、移転のメリット

コクヨ梅田ライブオフィス

オフィス移転の検討段階で気になるのは、「どうすればうまく進められるか」・「移転コストに見合うだけのメリットが得られるのか」といったことではないでしょうか。

オフィス改装・リニューアルと異なり、オフィス移転では移転先の物件探しも必要となるため、検討事項や手続きなども多い傾向にあります。

ここでは、大企業から中小企業まで年間約25,000件のオフィス構築を行うコクヨの経験をもとに、企業がオフィス移転を決断する理由として多く挙げられる3つの課題と、移転によって得られるメリットをご紹介します。

移転理由①建物やオフィス・施設の老朽化

老朽化したビルは、耐震性能が現在の要件を満たしていない、周辺の賃料相場に対して割高になっているなど、問題を抱えている場合があります。

また、長年入居する中で、オフィス動線が現在の働き方に合わなくなっていたり、経年劣化で見た目が悪くなっている場合もあります。このような状況を放置すると、業務効率の低下や社員のモチベーション低下につながる恐れがあります。

＜オフィス移転のメリット＞
・最新の安全性・快適性の確保

耐震性能に優れ、避難経路なども整った新しいビルにオフィスを移転することで、働き方に合った防災対策やBCP対策を強化できます。また、快適なオフィスに引っ越し、今の働き方にあわせたオフィスレイアウトに改修することで、業務効率やコミュニケーションの促進、社員のモチベーションやエンゲージメントの改善も期待できます。

移転理由②フロアやオフィスが分散している

オフィスが複数フロアや複数拠点に分かれている場合、たとえ全体面積が同じであっても、ワンフロアの場合と比べて効率的なスペース利用が難しくなります。また、空間が分断されて移動の手間がかかる状況は、組織内コミュニケーションの阻害要因となります。

＜オフィス移転のメリット＞
・スペースの効率的な利用と、組織内コミュニケーション促進
オフィス移転を機に、拠点を統合したり複数にわかれていたフロアを集約することで、空間効率の改善はもちろん、社内連携の強化やコミュニケーションの促進効果も狙えます。

・機能の集約と人が集まる仕掛け
たとえば設備や機能、備品などは、集約することで無駄なスペースや管理の手間の削減につながります。また、会議室やコピー機、備品など、オフィス内の機能をあえて集約することで、社員が集まり顔を合わせるきっかけを作ることもできます。
このように、物理的に距離が近くなることで、さまざまな社員と対面で話をする機会が増え、部署を越えたコミュニケーションの促進につながります。

移転理由③人員数や出社率の増減、働き方の変化

移転理由③社員数や出社率の増減、働き方の変化

働き方の多様化や出社率の変動により、オフィスの座席やスペースに過不足が発生するケースが増えています。リモートワークが中心だったり、ハイブリッドワークを取り入れている企業では、空席が目立ったり活用されないスペースが発生することがあります。

一方で、完全出社に戻したり、業務拡大などで社員数や出社率が増加している企業では、執務スペースや打ち合わせスペースが不足する現象も発生します。

これらは固定席で特に発生しやすく、座席や空間の制約によって事業成長や社員の生産性が阻害されてしまうことにもなりかねません。

＜オフィス移転のメリット＞
・これからの働き方に最適なオフィスがつくれる

社員数や出社率に合ったオフィスに引っ越すことで、スペースの効率活用が可能になり、オフィス賃料や維持費用の削減が期待できます。また、働き方や人員数の変化に対応しやすい、フレキシブルなレイアウトやオフィス運用を取り入れることで、働き方改革の推進や社員満足度の向上にもつなげることができます。

オフィス移転のタスクとスケジュール

オフィスリニューアルスケジュール例(こちらよりダウンロードが可能です) オフィスリニューアルスケジュール例
(こちらよりダウンロードが可能です)

ここではコクヨがサポートするオフィス移転の進め方をご紹介します。
規模や目的、新オフィスへの入居時期などにもよりますが、情報収集やパートナー選定なども含めると1年前には準備に取り掛かるとよいでしょう。

＜オフィス移転の大まかな流れ＞
ー基本計画
・目的とゴールの設定
・コンセプト検討や要件定義、スケジュール策定
ー実施設計
・オフィスレイアウト・設計
ー実施
・工事の実施と各種手続き
ーオフィス運用
・オフィスの運用と改善

※ご紹介したスケジュール例はこちらよりダウンロードできます

続けて、オフィス移転プロジェクトの事務局が、何を・いつ・どのように進めるのかがわかる、全体の流れをご紹介します。

■【準備】資料や情報を収集する

コクヨのお役立ち資料ページ

一番最初に着手すべきことは、移転やオフィスづくり、そしてパートナー企業に関する情報集めです。様々なWEBサイトをめぐり、情報を拾い集めることは意外と労力がかかります。

おすすめは、オフィス構築やサポートを専門とする企業が提供している、無料のお役立ち資料を活用することです。資料の充実度や内容は、委託する企業選びの参考にもなります。

＜すること＞
・チェックリストや資料ダウンロードを活用する
・さまざまなオフィスリニューアルの事例を見る

＜コクヨのお役立ち情報＞
■コクヨのノウハウがわかる資料
コクヨでは、すぐに活用できるお役立ち資料を多数用意しています。
・お役立ち資料一覧
※本記事で紹介しているのはこちらの資料です
・オフィス移転お役立ちマニュアル

■コクヨのオフィス納入事例
・オフィス納入事例
コクヨがオフィスづくりをサポートしたオフィスや空間の事例をご紹介しています。

・コクヨのオフィス構築
オフィス移転やリニューアルなど、オフィスや働く場の課題解決をサポートする、コクヨのサービスはこちらからご覧いただけます。

■1.目的・ゴールの設定(8ヶ月前)

1.目的・ゴールの設定(8ヶ月前)

オフィス移転の目的とゴールの設定に向け、現オフィスの課題を抽出します。目的・ゴールの設定は、コンセプトをはじめ、計画全体に関わる非常に重要な部分です。
企業のビジョンや事業計画も踏まえて、目指す働き方を明らかにしていきます。

オフィス構築のための要件抽出

社内のさまざまな意見を拾い、まとめあげていくのは簡単ではありません。
計画途中のズレを防ぐためにも、この段階からパートナー企業に依頼し、シミュレーションの実施や議論をサポートしてもらうことがおすすめです。

■コクヨのサポート
・オフィス構築のための要件抽出

■2.新オフィスの選定と現オフィスの解約(6ヶ月前)

オフィス移転の目的とゴールが決まったら、次はコストや立地、面積や設備など、新オフィスに求める条件を整理し、移転先の物件を探します。

オフィスビル市場の現況を調べながら仲介・不動産会社に問い合わせたり、現オフィスの解約通知や届出などもこの時期に行います。

■3.新オフィスの要件定義(6～5カ月前)

3.新オフィスの要件定義(6～5カ月前)

オフィス移転の目的・ゴールをもとに、新オフィスのコンセプトを検討します。コンセプトは、新しいオフィスに必要な機能やデザインを検討する際に立ち返る、軸となるものです。

この段階で、入居人数や出社率、備品や書類の量など、新オフィスに必要な条件を整理し、概算コストの算出も進めます。新オフィスの条件が固まったら、具体的なスケジュール策定や、ゾーニング・レイアウト、設備やITの計画、オフィス家具の選定などを行いましょう。

■4.新オフィスの設計(4～2ヶ月前)

4.新オフィスの設計(4～2ヶ月前)

新オフィスの工事に向けて実施設計図面の作成を進めます。引っ越しの3ヵ月前にはオフィスのレイアウトプランが決定できるよう進めましょう。
費用の確認や調整、図面の確定を進め、引っ越しや家具納入業者なども行います。

■5.新オフィスの施工・社内説明会(2ヶ月前)

3.新オフィスの要件定義(6～5カ月前)

新オフィス施工では、複数の工事業者が作業に当たることも珍しくありません。滞りなく進めるため、工程管理や日程調整、施工状況の確認が重要となってきます。

また、社内の理解と協力を得るために、社員説明会を開催し新オフィスの説明とともに、引っ越しの段取りを伝えましょう。

■6.引っ越しと各種手続き(1カ月前～)

行政手続きの例

※「行政手続き一覧」はこちらよりダウンロードできます

引っ越し前にはオフィス移転にともなう各種行政手続きや、取引先に対する移転の告知を進めておきます。引っ越し当日や新オフィスでの業務開始時には、突発的なトラブルに備えて待機なども必要です。

■7.新オフィスの事後評価(移転後)

新オフィスに慣れてきたころに、新オフィスに関する社内アンケートなどの事後評価を定期的に実施し、改善につなげることで理想のオフィスを実現に近づきます。

■移転の流れ・することがわかる！おすすめマニュアル

＜チェックリスト付き、オフィス移転お役立ちマニュアル＞
コクヨでは、より具体的なタスクとスケジュールをチェックリスト付きで解説したオフィス移転のマニュアルを、公開しています。コクヨの長年の経験をもとに、オフィス移転担当者に必要な情報をわかりやすくご紹介しています。ぜひご活用ください。
・「チェックリスト付き、オフィス移転お役立ちマニュアル」

「オフィス移転お役立ちマニュアル」の実際の資料

■「オフィス移転お役立ちマニュアル」目次
　・はじめにーINDEX
　・オフィスの現状と課題
　・オフィス移転によるメリット
　・オフィス移転に関わる業務
　・オフィス移転全体スケジュール
　①基本計画
　②現オフィスで発生する業務
　③新オフィスで発生する業務
　④快適なオフィス運用のために
　行政手続き一覧
　・コクヨのオフィスづくりの強み
　オフィス移転をワンストップで対応
　コクヨのオフィスづくりへの想い
　コクヨのサポートメニュー
　オフィス移転は見直しのチャンス
　品川THE CAMPUSのご紹介
　お問い合わせ

こちらからダウンロードできます

オフィス移転お役立ちマニュアル

よくある6つのお悩みとパートナー選定のヒント

ご紹介したように、オフィス移転を進める際にはさまざまなタスクが発生し、検討や判断に専門知識が求められるシーンも多くあります。
限られた時間と人数でオフィス移転プロジェクトを成功させるには、いかに企業側のニーズにきめ細かく応えてくれるパートナー企業を選ぶかが重要なポイントとなります。

ここでは、オフィス移転の際によくある担当者のお悩みと、それを解決するパートナー企業を選ぶためのヒントをお伝えします。

■お悩み①：費用やスケジュールの見当がつかない

オフィス移転を初めて経験する担当者の最大の困り事は、費用やスケジュールの相場がわからず、社内での予算や計画の立案、各企業からの提案が妥当かどうかの判断などができないことです。

お悩み①：費用やスケジュールの見当がつかない

＜パートナー企業選定のヒント＞
・オフィス移転やリニューアルの実績が豊富な企業を選ぶ
・特に、予算・スケジュール管理、調整などのプロジェクトマネジメント業務も任せられるか確認

オフィス移転は多数の関係企業とのやり取りが発生するため、スケジュール調整や予算調整の難易度が高く、社内ですべて対応するのは現実的ではありません。

コクヨは、圧倒的な経験とノウハウを生かして、オフィス移転の管理業務で窓口となり、ワンストップでのサポートを行っています。

■コクヨのプロジェクトマネジメント
・プロジェクトマネジメント

■お悩み②：物件の選定、空間のデザインやコンセプトがわからない

移転先のオフィス物件を探す方法や、空間のデザインやコンセプトの決め方がわからないというのもよくあるお悩みです。物件探しでは仲介・不動産会社、どのような基準で選ぶべきか、迷うポイントは山ほどあります。

お悩み②：物件の選定、空間のデザインやコンセプトがわからない

＜パートナー企業選定のヒント＞
・不動産選定からサポート可能か事前に確認する
コクヨなら、高い専門性と豊富な経験をもとに、オフィス移転の目的とゴールにぴったりな立地やビルの選定をサポートできます。

■コクヨの空間デザイン
・空間デザイン
・プロジェクトマネジメント

■お悩み③：社内の意見がまとまらず、板挟み

部署や職種、役職などによってオフィスに求めるものが異なり、なかなか意見がまとまらない、というのもよくある状況です。オフィス移転プロジェクトの担当者は、社内の意見が割れた際に板挟みになりやすい立場にあります。

お悩み③：社内の意見がまとまらず、板挟み

＜パートナー企業選定のヒント＞
・オフィス移転に向けたコンサルティングも依頼できるパートナーを選ぶ

社内の人物が調整役を行うよりも、社外の第三者が客観的な視点でアドバイスをするほうが、人間関係に角が立たずスムーズに進むケースが多くあります。

コクヨなら、長年のオフィス構築経験の中で蓄積したデータも生かしながら、客観的にオフィスの課題を分析し、新オフィスに必要な要件を抽出、会議やワークショップを通じた合意形成などもサポート可能です。

■お悩み④：働き方改革やオフィスの効率化もあわせて実施したい

オフィス移転を機に、ハイブリッドワークやABW(Activity Based Working)の導入など、ワークスタイルの変革を進めたい、という企業もよくあります。オフィス移転はフリーアドレスの導入、ペーパーレス化の推進などオフィスの効率化を進めるチャンスでもあります。
だからこそ、信頼できるパートナー企業に依頼し、しっかり議論をしたうえで移転を実施することが大切です。

コクヨ品川ライブオフィス