オフィスの本棚を日々育てる「ビジネスコンシェルジュ」インタビュー

こんにちは！GOOD WORK DAYS編集部です。今回は、コクヨ＆パートナー株式会社が提供する「ビジネスコンシェルジュ」サービスをご紹介します。...突然の営業？そんなことありません！実はDAYS OFFICEと青山ブックセンターさんで提供している「本棚の運用」、実際日々細かな運用を手がけているのは、この「ビジネスコンシェルジュ」さんなんです。
というわけで、実際の運用はどのようにされているのか、ビジネスコンシェルジュってそもそもどんなサービスなのかをお聞きしました。

社内の「よろず相談窓口」ビジネスコンシェルジュ

ービジネスコンシェルジュって、どんなサービスなんですか？

幸森：一言で言うと、社内の「よろず相談窓口」を提供するサービスです。ある程度の規模の会社になると、どこに何を聞いたらいいのかわからないというような細かなことっていうのが多いんです。例えば、「引越ししたので、住所変更届を出したいんだけど、どこの部署に行けばいいんだろう？」というような、細かいことが。

ーあぁ、社内でたらい回しされるようなこと...ありますよね。

幸森：そうですそうです。それって、話をしにいく側も話を聞く側も時間の無駄だし、その分リソースを割かれてしまうじゃないですか。なので、そういう「何か困ったこと」の相談を全て一括してアウトソーシングできるのが私たちビジネスコンシェルジュの仕事なんです。

ーでも、そういうのって、アウトソーシング...難しくないですか？

幸森：私たちは都内近郊を中心に50~60社の経験があって、色々なパターンを知財として持っています。なので、様々な企業の総務部の一部として、ご要望に合わせてカスタマイズできるのが強みです。その分、社員の皆さんには、自分の業務に集中していただける。

ーフルカスタマイズはすごいですね！業務効率化以外にも、メリットってあるんですか？

幸森：例えば...社内のルールを「なんとなく把握している方」が退職されると、急に社内がごちゃごちゃになるんですね。でも、私たちは、まずルール作り・マニュアル制作からはじめるんです。だから、社内導線のマニュアル化も一緒にできるところでクライアント様には喜ばれていますよ。

ーマニュアル化までしていただけるなんて、なんかちょっと得した気分ですね（笑）

幸森：（笑）

「本棚の運用」どんなことしているの？

ーそんな社内のよろづ相談所「ビジネスコンシェルジュ」の中でも、今日は、特に「オフィスの本棚」の運用・管理についてお聞きしたいんです。

長濱：ぜひぜひ。

ー「本棚の運用」ってまだまだイメージできなくて。どんなことをしているんですか？

長濱：今日は私の担当している、コクヨの本棚を例にお話ししようと思っていまして。

幸森：ちょっとわかりづらいですけど、同じ会社なんですが、コクヨは、私たちにとってクライアントのひとつなんです。

ーあ、そういうことなんですね。

長濱：はい。基本的には、本棚に毎月新しい本を入れるんですけど。入れただけだと、皆さんに活用していただけないんですね。なので、本棚と本を中心に社内のコミュニケーションの活性化を目論むっていうのが私たちのいう「本棚の運用」なんです。

ー目論む（笑）具体的には、どんなことをするんですか？

長濱：まずは、毎月の本ですけど、青山ブックセンターさんから提案された本に加えて、社員からリクエストされた本の中から、社員投票で購入するものを選ぶんです。

ー投票！でも、みんなで決めるのは、なんだかいいですね。

長濱：はい。書名が記されているボードを作ってあるので、そこにシールを貼ってもらって。上位から、予算上限まで本を購入します。

ーちなみにコクヨだとどんな本が選ばれることが多いんですか？

長濱：働き方や仕事のヒントになるような本が多いです。他にも、文房具とか手帳の使い方とかが多いので、そこは他社さんの本棚運用に比べるとコクヨらしいところですね。

利用率はなんと８倍！細かなアイデアの賜物。

長濱：自慢ではないんですけど、最近の貸し出し率は、当初に比べると８倍以上なんです。

ーえ？８倍ってすごくないですか？何かすごい技があったりするんですか？

長濱：違います（笑）運用することで「本棚」が定着して、社員にその存在が浸透した結果だと思います。細かいアイデアをたくさん仕掛けているんです。例えば、本を返却していただいた際に、必ず感想を聞くようにしていて。それに加えて、星5つで本の評価もお聞きしたりしています。その上で、そうやって聞き出した感想とか星の数を、手書きで帯にするようにしています。

ーめちゃくちゃアナログ！

幸森：ちなみに、本の貸し出しもあえて手書きの貸し出し簿にしているんです。

ーとことんアナログ！今だと貸し出しもタブレットとかでできそうなのに！

幸森：そうですよね（笑）でも、そうやってアナログなコミュニケーションがあると、本を介して人と人のコミュニケーションが生まれるんです。だから、あえてそこは自動化していません。

ーたしかに、その方が会話は生まれるかも。

長濱：その他にもお勧めする本を並べる「出張ライブラリー」って呼んでいる場所を作っています。本棚をインテリアの一部ととらえて素通りする社員が多かったんですね。

ーなんかわかるかも。「これ借りていいのかな？」ってなりますよね。ズラしたら怒られるのかな？って。

長濱：なので、社員がよく行き交う場所に本を飾るようにしたんです。本を気軽に手に取るきっかけづくりの場所として作りました。一度、借りてみていただけると、他の書籍にも興味を持ってもらえて、利用率も上がるんです。

ー出張ライブラリーに並ぶ本って、何かテーマがあるんですか？

長濱：定期的に、変えていますが、今だと社員の皆さんの利用率の高い本を並べています。

ー社員みんなが読んでいる本がわかるし、いい仕組みですね！

幸森：社員のみんなが何に興味を持っているのかが分かるようにするのは、とても大事なことですよね。昔だと、「社長の読んでる本を読まなきゃ！」とかありましたけど。

ー社長が社員のオススメを読むくらいがいいのかもしれませんね（笑）

幸森：本を介して、社内の意見のすり合わせができる（笑）それから、お盆とかお正月前には、いつもよりちょっと緩めで「お休みに読みたい本特集」とかやっていたよね。

長濱：あ、それもやっていますね！その他にも、貸し出しの多い本ランキングを発表したり、コミュニケーションが生まれるための細かい仕掛けをしているのが、利用率の増加につながっていると思います。

ーそれこそが、「本棚の運用」ということなんですね！

長濱：まだまだトライアルの途中ですけど、色々と試して、本棚を育てていっています。

社内の雰囲気を少しずつ変えてくれる。

ー実際に運用していくことで、社内が変わったりするのですか？

長濱：返却時に声をかけてくれたり、コメントを用意をしてくれている人もいたりして、そういうことがあるとすごく嬉しいですよね。

幸森：いるよね（笑）「この本はこれこれこうで、すごく面白かった〜！」みたいな（笑）

長濱：うれしいですよね（笑）実際に社内でも本に関する話は増えていると思います。

ー本に関するコミュニケーションが増えると、それだけコンシェルジュさんに社内の情報や雰囲気が蓄積していくってことですね。

長濱：その通りです。社内をポジティブに変える、きっかけになりつつあると思うんです。まだまだ足りないことはいっぱいありますけど。

幸森：まだまだ難しいことはたくさんありますけど、これからはもっと本の内容にもコミットして、私たちコンシェルジュ側も発信を強めたいなって思っています。

仕事とは？オフィスとは？

ー最後に、仕事、オフィスってお二人にとってどういうものですか？

幸森：僕にとって仕事って、やるからには自分も周りも楽しくさせるものでありたいんです。人にありがとうって言われたり、笑顔をみせてくれただけだってすごい達成感があると思うんです。自分自身もその方が和やかに過ごせますし笑って毎日を生きられます。そのためには、オフィスが必要で。一人だったら場所はどこでもいいんですけど、僕は自分一人で得られる情報には、限界があると思っていて。だからこそ会社で働いているんですね。自分の好きな人や信用できる人に教えてもらったことって、すごく腹落ちしたりする。だから、オフィスはそういうひとりではできないことを、みんなで共有するための場所だって思っています。

長濱：私にとっての仕事って、毎日を生き生きさせるための、ひとつの要素なんです。私は人の困りごとを解決して、喜んでいただけたら嬉しいんですね。そこに至るまでに自分自身でも色々発見もありますし。喜んでもらえるから、嬉しい...っていうサイクルみたいなものが仕事のやりがいなんです。オフィスは、コミュニケーションの場所です。自分一人で思いつかないアイデアをみんなで生み出したり、そこに交流があることで、喜びを実感できる場所だって思っています。

編集後記 by GOOD WORK DAYS. 編集部

いかがでしたか？イメージとしては、DAYS OFFICEが土を耕し、青山ブックセンターさんが種を巻き、ビジネスコンシェルジュさんが水をやる...という感じでしょうか。ちなみに、論より証拠。文章中にも出てきた、コクヨの本棚の新書コーナーです。

寂しい写真ですが、ほとんどの本が貸し出し中！社員の利用率もとっても高まっています。ぜひ、社内でも本棚、活用してみてくださいね！

（おわり）