「フェーズフリー発想」の空間づくりによる日常時の生産性向上を検証
豊島区人事課会議室における実証実験＜中間報告＞

２分割運用による定時外利用の減少と職員意識の変化

今回の実証実験では、少人数利用の比率が高いという予測に基づき１部屋を２分割する運用を開始しました。１０月～１１月の定量データを昨年同時期と比較したところ、定時外（始業前及び終業後）の利用時間が１０月は４４％、１１月は４５％減少したことが分かりました（図１）。これは２分割したことで同時利用が可能になり、予約がとりやすくなったためと考えられます。また、今回の実験は職員の意識変化にも効果が見られたことが分かりました。８８％の職員が今回の実証実験を機に「以前に比べ予約時間の適正化を意識するようになった」と回答しており（図２）、実際に予約1回あたりの平均利用時間は昨年同時期に比べ減少傾向がみられています（図３）。こうした意識の変化も効率的な会議室運用に効果をもたらし、定時外利用の大幅削減につながったと推察できます。

「作業」目的を伴う会議室利用の効率改善

業務特性上、人事課では情報セキュリティ確保のため「作業」目的でも会議室を利用するケースが多く発生します。これまでは大きなスペースを必要としない「作業」であっても１部屋を予約していたため、他の予約との調整等が日常的に発生していました。２部屋運用導入後では、「作業」の多くが片側利用で予約されていることが分かりました（図４）。会議に関しては情報セキュリティの必要な場合や大人数の場合は両側予約（占有）、それ以外の場合は片側予約、といった使い分けが行われており、会議室の効率的な運用に対する意識が素早く浸透したことがうかがえます。
一方で、１つの空間をホワイトボード機能付きパネル グラビスで仕切った環境については「反対側への音漏れに気を遣う」等の意見がでており、実際に「会議」目的の同時利用はあまり行われていないことが分かっています。

家具の置き換えによる業務上・心理上の効果

大人数会議では１部屋にして使用

面接時はレイアウトを大きく変更

今回の実証実験では、従前の3人用会議テーブル（W1,800mm×D450mm）からコンパクトテーブル マルティス（W800×D600）への置き換えを実施。また、部屋の中央にホワイトボード機能付きパネル グラビスを設置しました。大人数会議の際はグラビスを壁面へ移動し１部屋として利用する、スペースが必要なイベント時にはマルティスのレイアウト変更を行うといった運用が日常的に行われています。１人用テーブルへの置き換えにより、回答者の過半数が「作業面が広くなった」「一人当たりのスペースが明確になった」などの効果を感じていることが分かりました（図６）。併せて、家具の多くが有彩色や木調の表面材になったことで、居心地が良くなった等の心理的な効果も表れています（図７）。

実証実験後半に向けて

今回の定量・定性データ分析の結果を踏まえ、実証実験後半ではレイアウトの調整や運用の改善を図った上で更なる検証を行います。

（作成／コクヨ）

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