成功する！オフィスづくりプロジェクトマネジメント

日々のオフィス構築や運営・管理はもちろん、大規模なリニューアルや移転実施のために行われるプロジェクトマネジメント(PM)業務。プロジェクトによってはオフィス管理担当者の負荷も大きく、業務負担を軽減・効率化を模索している方も多いのではないでしょうか？この記事では、理想のオフィス構築を実現する、プロジェクトマネジメント実行のコツとコクヨのノウハウをご紹介します。

「プロジェクトマネジメント業務」
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オフィスづくりのプロジェクトマネジメントとは

コクヨ品川ライブオフィス

「プロジェクトマネジメント」という言葉は様々な業務で使用されますが、オフィスづくりにおいては、オフィス移転・リニューアルのスケジュールやコスト管理、各パートナーとの調整などの業務を指し、PMとも表現されます。

具体的な業務例

オフィスづくりや空間構築におけるプロジェクトマネジメントでは、全体方針の策定、社内意見集約、予算やスケジュール進行管理をはじめとし、社外の工事業者の選定や役所への申請まで、幅広い業務が含まれます。移転やリニューアルなど、場合によっては引っ越しを伴うこともあり、社内外の多くの関係者が参加する全社プロジェクトとなるケースもあります。

＜オフィスづくりにおけるプロジェクトマネジメント業務例＞
―プロジェクト運営
・全体方針、スケジュール策定
・会議運営 ・ 社内調整、関係構築
―各タスクの管理
・外注先業者の選定や管理
・オフィス運用、空間や家具の品質・環境管理
―社内外への申請や手続き、説明会
・各種届出書類の作成や申請
・工事や引越しの段取りと管理
・社内向け説明会、各種文書作成

プロジェクト例「オフィス移転」

オフィス移転のスケジュール例
こちらからダウンロードできます

プロジェクトマネジメントの具体的な業務を、オフィス移転業務を例にしながらご紹介します。自社でオフィス移転の進行を行う場合、担当者は移転の目的の整理、スケジュール作成、移転コンセプトの企画、自社の関係者の定例会の開催、オフィス家具の調達など、幅広く多岐にわたる業務を総合的に行っていく必要があります。

担当者は通常業務と併行して行うことが多く、業務負荷が高くなってしまいがちです。負担軽減と効率化のために、プロジェクト運営を社外委託することも多くあります。

＜オフィス移転の大まかな流れ＞
ー基本計画
・目的とゴールの設定
・コンセプト検討や要件定義、スケジュール策定
ー実施設計
・オフィスレイアウト・設計
ー実施
・工事の実施と各種手続き
ーオフィス運用
・オフィスの運用と改善

よくあるプロジェクトマネジメントの悩み

オフィスづくりにおけるプロジェクトマネジメント業務では、オフィス工事やデザイン、レイアウト、そして役所への申請・届け出など、さまざまな専門知識が求められます。加えて、調整・連携をする人物や関係先も多く、かなりの負荷がかかります。

これらの業務を、社内でオフィス管理を行う総務部などの担当者が通常業務と両立するのは時間的・精神的にも簡単ではありません。

解決！オフィス担当者のお悩み

効率的・安全にプロジェクトを進めるためにも、外部委託をすることをおすすめします。プロジェクトマネジメント業務を外部に委託することで、プロの知見とノウハウ、管理スキルを取り入れたスムーズなプロジェクト運営と進行管理が可能となり、担当者の負担が軽減できます。

＜外部委託のメリット＞
・担当者の負担を軽減
・スケジュールの短縮やコストの抑制
・リスクの回避

コクヨに委託するメリット

コクヨでは専門知識を持ったプロジェクトマネジャーが一貫してプロジェクトをリードします。オフィス移転などの空間づくりや働き方改革の知識はもちろん、オフィスデザインやプランニングなどの豊富な経験をもとに、最適でスムーズなプロジェクト運営を行います。

＜コクヨへ依頼する+α のメリット＞
・お客様目線で+αの付加価値をご提案
・想定外に対応できるネットワーク
・年間25,000件の空間構築を担う、圧倒的な経験とノウハウ

コクヨプロジェクトマネジメント4つのポイント

コクヨのプロジェクトマネジメント
詳細はこちらよりダウンロードできます

コクヨのプロジェクトマネジメント4つのポイントをご紹介します。コクヨでは、目指す働き方や空間の実現に向けて、予算、スケジュール、社内外連携のためのコミュニケーション、そして空間スペックにポイントを置いたプロジェクトマネジメントを行います。ここでは、4つの手法をご紹介します。

■①コスト管理

コクヨ霞が関ライブオフィス
ミーティングブース「inGreen tent(イングリーンテント)」、テーブル・ベンチ「inGreen Table/Bench(イングリーンテーブル/ベンチ)」

コスト比較や優先順位づけをし、最適な施策や方策の選択を行います。イニシャルコストの適正化と、ランニングコストの削減しながら、目指すクオリティに合う空間を適正なコストで構築します。

■②スケジュール管理

コクヨ梅田ライブオフィス
チェアー「Any Chair(エニーチェアー)」、テーブル「INITIA(イニシア)」、ホワイトボード「frein(フレイン)」

実現可能なスケジュールの立案とタスクの管理を行い、プロジェクト全体の進捗を管理します。さらに、移転や工事、施工フェーズの進捗管理も行うことで、スケジュール通りに新オフィスを完成させます。

■③コミュニケーション管理

コクヨ梅田ライブオフィス
テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、ソファ・スツール「Any sofa(エニーソファ)」、チェアー「Any Chair(エニーチェアー)」

プロジェクトを成功に導くために、社内外のさまざまな関係者と円滑に連携をしながら、合意形成を行います。

■④空間スペック管理

コクヨ名古屋ライブオフィス
テーブル「Any Table(エニーテーブル)」、ソファ・スツール「Any sofa(エニーソファ)」、チェアー「Any Chair(エニーチェアー)」

オフィスデザイン、プランニングの豊富な経験を持つコクヨ担当者が、独自のノウハウを活用しながらデザイン・仕様などを監修します。

お役立ち！コクヨのサポートサービス6選

コクヨのプロジェクトマネジメントサポート
詳細はこちらよりダウンロードできます

前項でご紹介した4つの手法以外にも、コクヨではプロジェクトマネジメント、オフィス構築のためのさまざまなサポートを行っています。

ここでは、オフィスづくりのプロジェクトマネジメントをサポートする、コクヨの6つのサービス内容をご紹介します。

1.プロジェクト計画及び推進支援
・プロジェクト体制の構築支援
・定例会議開催(施主、工事定例)
・アジェンダ・議事録の作成

2.各関係者調整
・請負会社の業務区分調整
・自主・施主検査調整・開催
・工事関連調整業務
・現状ビル施設・設備の確認

3.スケジュール管理
・マスタースケジュールの作成・調整
・工事工程表の取りまとめ
・請負者スケジュールの調整

4.予算管理補佐
・プロジェクト予算管理サポート
・工事金額進捗管理補佐

5.調達支援
・各工事発注支援
(発注期限・納期確認)

6.品質管理
・設計品質の管理
・要求仕様・コスト・デザインの調整
・各種リスク検討・注意喚起
・竣工図取りまとめ

【PDF資料】プロジェクトマネジメント業務

PDF資料「プロジェクトマネジメント業務」

本記事でご紹介したプロジェクトマネジメントのさらに詳しい解説やポイントを、PDF資料「プロジェクトマネジメント業務」として公開しています。プロジェクトマネジメント業務が初めての方も、運営にお困りの方も、無料でPDF資料をダウンロードいただけますので、ぜひご活用ください。

【すぐ使える】多様なお役立ちPDF資料ダウンロード

コクヨでは、オフィスづくりにすぐ活用できる、多様なPDFのお役立ち資料を多数用意しています。「お役立ち資料一覧」よりご覧いただけます。

＜コクヨのおすすめPDF資料＞
・ハイブリッドワーク時代のコミュニケーションオフィスのつくり方
コミュニケーション課題解決のヒント、ICTツール等を使ったアプローチをご紹介
・働き方に合わせたオフィスデザイン事例集
オフィスデザインの変遷、これからのオフィスに求められる機能と空間、事例をご紹介
・空間デザインのカラー構築
空間デザインのカラー効果や配色について解説・ご紹介

コクヨに相談！オフィスとショールーム見学

コクヨ品川ライブオフィス

ここまで、コクヨのオフィスづくりプロジェクトマネジメントサービスをご紹介しました。
コクヨでは、最新のオフィスと働き方をご覧いただけるライブオフィス見学を実施しています。コクヨの社員が実際に働くオフィスで、さまざまな工夫や制度、レイアウトをご体験いただけます。

理想のオフィスを構築するのはもちろん、目指す働き方や運用の実現に向けてのコンサルティングなど、さまざまなご提案を行っています。オフィスに関する悩みは、ぜひコクヨにご相談ください。

■実際のコクヨオフィスをご見学
・コクヨライブオフィス(全国)
・【PDF資料】コクヨ品川ライブオフィスのご案内
■オフィス家具のご見学
・ショールーム見学(東京・大阪)
■ご質問・お問合せ
・コクヨへのご相談・お問合せ