フリーアドレス導入を成功させる６つのヒント

フリーアドレスを導入したものの、「結局いつも同じ席に座ってしまって、固定席と変わらない」「誰がどこにいるか分からないので、働きにくくなった」「清掃や書類管理のルールが曖昧で、オフィスが乱雑になってしまった」といったワーカーの不満に直面していないでしょうか。
フリーアドレスは、単に固定席をなくしたスペース効率を高める手段だけではなく、働きやすさと生産性の向上を実現する席の運用です。
この記事では、フリーアドレスの基本的なメリットから、「席の固定化」「空席探し」「清掃・管理ルール」「導入時の反対」といった具体的なお悩みに、Q&A形式でお答えします。これからフリーアドレスの導入を検討されている皆様の課題解決のヒントとして、ぜひお役立てください。
より詳細な「フリーアドレスに関するお悩み1問1答」をまとめた資料もご用意しています。ぜひ、貴社のオフィス運用改善にお役立てください。

1.フリーアドレスとは？基本とメリットを再確認

まず、フリーアドレスの基本を確認しましょう。
フリーアドレスとは、オフィス内で固定席を持たず、ワーカーが自分の働き方に合わせて働く場所を自由に選択できるオフィスの利用形態です。これは日本生まれのワークスタイルで、英語圏では「ホット・デスキング」と呼ばれています。
近年、フリーアドレスの目的も多様化しています。かつては席数を減らすコスト削減が主な目的でしたが、最近では様々な種類の席をワーカー数以上に用意し、仕事の生産性や創造性を高めることを目的とする企業も増えています。

導入のメリット

フリーアドレスの導入には、主に4つのメリットが期待できます。

・スペース効率の向上
「会議室は不足しているのに、執務席は空いている」といった偏りを解消します。在席率をもとに適正な席数を設定することで、空いたスペースをラウンジなど他の用途に活用できます。

・組織変更・人数変更への柔軟な対応
席と人が結びついていないため、組織変更やプロジェクト単位でのメンバー増減にも、レイアウト変更工事なしで臨機応変に対応可能です。

・コミュニケーションの促進
毎日異なる人と席を並べることで、チームや部署を超えたコミュニケーションが生まれやすくなります。新たな情報や発想を得るきっかけにつながります。

・自律的な働き方の促進
「今日は集中したいからブース席」「共同作業があるからミーティングエリア」など、その日の仕事に合わせて自ら環境を選ぶ意識が芽生えます。また、退社時にすべて片付ける必要があるため、終業のメリハリもつきます。

2.フリーアドレス導入でよくある悩み【席・運用編】

このようにメリットの多いフリーアドレスですが、運用でつまずくケースも少なくありません。ここからは、質問形式でよくあるお悩みについて回答していきます。
まずはじめによくある「席」と「運用」に関する悩みを見ていきましょう。

Q1.席の固定化が起こりませんか？

A.目的の浸透と、運用ルールの工夫で防ぎます。
フリーアドレスを導入しても、結局いつも同じメンバーが同じ席に座っている...。これは非常によくある課題です。 この「固定化」は、フリーアドレス導入の目的がワーカーに浸透していない場合に起こりやすくなります。例えば、「部署を超えた交流を活性化させる」という目的が伝わっていなければ、ワーカーは慣れた席、勝手の分かる席を選びがちです。
対策としては、まず導入目的をしっかり説明し、理解を得ることが重要です。
その上で、下記のような運用の工夫や解決策を取り入れることもよいでしょう。

・ゲーム性を取り入れる（例：くじ引き）
毎朝の出社時にくじ引きで席を決め、偶発的な出会いを促す方法。

・グループアドレス※の導入
部署や職種ごとに大まかなエリアだけを決め、その中では自由に席を選ぶスタイルです。このエリアを週替わりなどでシャッフルすれば、固定化を防ぎつつ、他部門とのコミュニケーションも促進できます。
※グループアドレス：部署単位で大まかなエリアを決めてフリーアドレスを運用すること。

Q2.ワーカーが空席を探しやすくする工夫はありますか？

A.予約システムの導入や、「クリアデスク」の徹底が効果的です。
空席が見つからない原因は、「探しにくい」「席が使える状態ではない」「そもそも席数が足りない」などが考えられます。
席が探しにくい場合の対策としては、予約制（ホテリング運用）やワーカーの位置情報システムの導入、また物理的にエリアを見渡しやすくする（遮蔽物をなくす）といった方法があります。

荷物を簡単にまとめられるモバイルバッグを導入し、移動を促すのも効果的です。

3.フリーアドレス導入でよくある悩み【環境・管理編】

フリーアドレス化は、清掃や書類、電話・郵便物の運用ルールも見直す大きなきっかけとなります。

Q3.自席がなくなると掃除がおろそかになりませんか？

A.ルール徹底と、全員参加の「仕組み化」が重要です。
デスクやイスを共有するため、「使った後はきれいにする」というルールの徹底が原則です。しかし、マナーの啓発だけで徹底するのは難しいものです。
例えばコクヨでは、週に1回10分間の「お掃除タイム」を設け、原則全員で拭き掃除や片づけを行っています。掃除の時間を示す音楽を流すなど、習慣化するための工夫も有効です。

Q4.書類の管理はどうしていますか？

A.「ペーパーレス化」を基本とし、「個人所有から共有へ」の意識改革を進めます。
フリーアドレスを成功させるには、「紙からデータへ」「個人所有から共有へ」という変化を同時に起こす必要があります。
基本はデータで保管し、ペーパーレス化を推進します。紙で保管が必要なものは、個人ロッカーやグループごとの共有ロッカーで管理します。
頻繁に使わない書類は、外部倉庫を活用してオフィス内の収納そのものを減らすことも効果的です。

Q5.電話や郵便物の運用はどうしていますか？

A.固定電話は減らし、郵便物は「ポスト化」や「電子化」で対応します。

・電話運用
ワーカーに携帯電話を貸与し、固定電話を減らすケースが増えています。固定電話がどうしても必要な場合は、当番制で固定電話のある席に座る、または当番の内線に転送する、といった運用の工夫が考えられます。

・郵便物運用
固定席がないため、席への配布はできません。対策として、郵便室に部署ごとの棚を設置してワーカーが取りに行く方法や、個人ロッカーに投函口をつけてポストのように使う方法があります。

コクヨでは、コンシェルジュが郵便物をスキャンし、PDFデータでワーカーに届ける電子化サービスも導入しています。

4.導入時の「反対の声」どう乗り越える？

フリーアドレス導入時に、必ずと言っていいほど直面するのが「反対の声」です。

Q6.フリーアドレス化に反対の声があるときはどうすればよいですか？

A.「説得」ではなく「目的の理解」を促し、現状を可視化することが大切です。
反対が多い場合、導入の目的が明確に伝わっていない、あるいは「自席がなくなる＝居場所がなくなる」といったデメリットばかりが先行している可能性があります。
大切なのは、反対する人を説得することよりも、目的を説明して理解してもらうこと。
そして、「なくなる」のではなく「選べるようになる」というポジティブな意識変革を促すことです。
そのために、まずは現状把握が不可欠です。

・オフィスサーベイで現状把握
まずは調査（オフィスサーベイ）を実施し、ワーカーの「働き方」や「オフィス環境への意識・不満」を可視化します。全員の意見を数値化することで、声の大きい人の意見に左右されず、客観的な課題を抽出できます。

・ワークショップで目的を浸透
調査で見えた課題をもとに、意識変革ワークショップなどを実施します。決まったことをトップダウンで伝えるのではなく、ワーカー自らが「新しい働き方で何にチャレンジしたいか」を考える機会をつくることが、主体的な意識変革につながります。

5.フリーアドレスを成功させるために

フリーアドレスの導入・運用には、「席の固定化」から「清掃」「書類管理」、さらには「導入時の反対」まで、様々な課題が伴います。
しかし、これらの課題は、目的を明確にし、自社の働き方に合った運用ルールやツール（ホテリング、位置情報システムなど）を選定し、そして何よりワーカーの意識変革を促すことで、一つひとつ解決していくことが可能です。
今回ご紹介した内容は、フリーアドレスに関するお悩みのほんの一部。
コクヨがまとめたホワイトペーパー「フリーアドレスに関するお悩み1問1答」では、さらに詳細なQ&Aを掲載しています。
フリーアドレスの運用に悩んでいる方、これから導入を検討している方は、ぜひこの資料をダウンロードして、貴社のオフィス改革にお役立てください。