働き方用語辞典
「オフサイトミーティング」

オフサイトミーティング

会社から離れた場所で行う会議

「オフサイトミーティング」とは、会社の会議室や日常の現場から離れ、いつもと異なる環境で実施する会議のことです。 「オフサイト(off-site)」は、英語で現場を離れた場所という意味で、通常の環境での会議はオンサイト(on-site)ミーティングといいます。

オフサイトミーティングは集中した議論時間の確保、それによるメンバー交流の促進(チームビルディングなど)目的にしています。この点が報告や決裁を目的とする通常の会議との違いです。

普段と異なる場所を使用することで、カジュアルな空間ではリラックスし率直な意見を出したり、かしこまった空間では、緊張感を保ちながら集中した議論ができるなどの効果が期待されます。マンネリ打開や課題解決のための議論、新しいメンバーが加わる時など、オフサイトミーティングが活用されます。

ただし、通常の会議よりも拘束時間が長いことが多く、参加者は業務の調整をつけなければならず、負荷が高いのも事実です。また、ファシリテーションや会議後の計画が立てられていない場合、参加者の不満の原因となりやすいので注意が必要です。

■オフサイトミーティングのメリット

• ・意見交換を通したメンバーとの交流機会

  普段接することのないメンバーと顔を合わせたり、意見を交わすことができる。

• ・議論の活性化、新しいアイデアが生まれやすい

  普段と違う環境が気分転換となり、集中力や発想力が高まりやすい。

  ・会議に集中できる

  電話や来客、急な業務などに邪魔されず議論に集中できる。
  問題のあぶり出しや分析、解決策の検討など、一連のステップを一気に進めやすい。

■オフサイトミーティングのデメリット

• ・結果がファシリテーションに左右されやすい

  意見の出し合いや雑談で終わってしまわないよう、ファシリテーションを行う必要がある。
  そのために、主催者は事前に実施目的とゴール、当日の予定を参加者に説明し認識をそろえておく。

• ・拘束時間が長く、参加者の業務調整が必要

  業務やスケジュールの調整だけでなく、事前課題や準備、部全体が数時間業務がストップする際の対応を考える必要がある。

• ・コストや準備の手間がかかる

  場所の確保や準備、交通費、飲食代、宿泊費、移動時間など時間・費用面のコストがかかる。

近年では、社外会議室だけでなく、ホテルや旅館、キャンプ場も開催場所として選ばれ、日帰り研修や合宿、決起会などの一環など、様々な形態で行われることもあります。

オフサイトミーティング成功のためには、計画を定め、事前に参加者に会議の目的やアジェンダなどを提示して実施することが重要です。 いつもと違う開放的でフラットな環境で行うことで、思ってもいない課題を解決するきっかけになるかもしれません。