効率的な会議の進め方

会議4:決め手は「会議の地図」を書くこと

効率的な会議では
議題を確認し参加者全員で共有する

会議に参加していて、「このダラダラした雰囲気いつまで続くんだろう...。そういえば今日の会議は何のために集まっているんだっけ?」なんてことを思うことはないでしょうか。
そんなときにちょっと考えてほしいのですが、会議の冒頭で、議論すべきポイントがいくつあり、何時に終了するのかを参加者と共有しているでしょうか。

これらを確認せずに、いきなりスタートしてしまう会議は少なくありません。このような場合、会議の終了時間が見えないだけでなく、その場で報告したいテーマを持っている人は「果たして、自分の発表時間はとれるのだろうか」と、ソワソワしながらタイミングを待つことになってしまいます。

それを避けるためにまず、「話すべき議題がいくつあるか」と「各議題をどのぐらいの時間配分で進めるか」について、全員で理解してから会議をスタートするようにしてみましょう。言ってみれば「会議の地図」を示すのです。今日の会議という「旅」を、どのような道筋で進むのか全員で共有ということです。

「会議の地図」を書き
進捗を可視化する

では「会議の地図」は、どのように書けばよいのでしょうか。
まずは、ホワイトボードの左端でいいので、今日会議の開始時間と終了時間を記載しましょう。「今日の会議は13:00~14:30の90分ですね」と書きながら声に出すだけで参加者に時間の意識を植えつけることができます。




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2016.06.08
転用/MANA-Biz

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