上司への報告は「事実」と「意見」を分けて伝える

コミュニケーション5:曖昧な表現の多用は要注意

2016.07.19
 

報告時には
「事実」と「意見」をセットで伝える

皆さんは、上司にトラブルの報告をするときに、「お前の意見はいいから、事実だけを伝えてくれ」と言われたことはないでしょうか。ところが別の機会に、事実だけを伝えると「事実はわかったが、お前には意見はないのか」と突っ込まれたりします。
なかなかやっかいな問題ですが、このケース、どうすればいいでしょうか。

通常、報告の内容には「事実」と「意見(もしくは推測)」の2つが含まれています。この「事実」と「意見」がゴチャゴチャになってしまうと、何を報告したいのかがわかり難くなり、また、「事実」か「意見」のどちらかしかなければ、相手は不十分と感じてしまいます。相手に報告する際には、この2つを明確に分け、まずは過去に起きた「事実」を客観的かつ冷静に伝えます。そして上司に「事実」を理解してもらった上で、これからの未来の「意見(もしくは推測)」を提示する必要があります。

過去に起きた「事実」は
断定的で具体的に伝えるのが基本

上司やクライアントに報告する際、「~のようです・らしいです」「~と思われます」という伝聞・推測の表現を使うクセがついている人をみることがあります。誰でも、自分が見ていない状況や、思わしくない状況を伝えるときには、曖昧な表現になりがちです。「~のようです・らしいです」といった語尾が曖昧なケースに加え、「ちょっと遅れそうです」「あまり良くない状況です」と頻度や精度が曖昧なケースもありますが、これでは現状がよくわかりません。

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転用/MANA-Biz

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