会議が始まらない、終わらない...そんなとき進行役は何をする!?

会議9:「いつも会議の時間が押す」の解決策はコレ!

会議を時間通りに始めるには、
「時間に厳しい人」になる!

前回は、会議を時間通りに終わらせるために必要な「結論を出す技術」と「時間をコントロールする技術」をお伝えしましたが、そもそも会議が時間通りに始まらない...という悩みもよく聞きます。いくら事前に「時間厳守!」と伝えておいても、遅れてくる人は遅れてきます。

ではどうすれば時間通りに会議を始められるようになるかというと、そこにはちょっとしたコツがあります。まずやってほしいことは、「自分が進行役を務める会議は、遅刻者がいても時間通りに始めること」。そして、「他の人が開催する会議にも遅れずに行くこと」。この2点を徹底してください。そうすれば周囲の人はあなたのことを「時間に厳しい人だ」と思うでしょう。ここがポイントです。

会議に遅れてくる人も、お客さんとの約束は時間どおりに行くでしょう。ところが社内の会議だと遅れてくるわけです。そこには甘えの意識があります。同時に「どうせ時間通りに始まらないのだから、少しくらい遅れて行ってもいいだろう」と思っているものです。

ところが、あなたが時間に厳しい人だと思わせれば、メンバーは次第に時間通りに来るようになります。具体的にはこのようにしてください。自分が進行役を務める会議では、定刻になったら、「時間になりましたので、会議を始めたいと思います」と宣言します。数名遅れていても、「まだ来ていない人がいますが、始めましょうか」と始めてしまいましょう。スマホなどで定刻になったらピピッと音が鳴るように、セットしておくのも手です。こうした対応を数回するうちに、大半の人は時間通りに来るようになります。

もし役員や部長などの決裁者が遅れている場合でも、「定刻になりましたが、○○部長が来られていません。5分ほど待って来られないようでしたら議題の順番を変えて、○○部長がいなくても議論できる内容から始めましょう」と言えばいいのです。

時間通りに終わらないときは、
早めに対処法を決める

いくら時間のコントロールに努めても、議題が多かったり複雑だったりすると、会議を時間通りに終わらせられないこともあるでしょう。そんなときにとり得る手段は、3つしかありません。

 解決策1:残りの議題を短い時間で済ませる
 解決策2:議題を減らし、残りを次回に持ち越す
 解決策3:会議の時間を延長する




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2019.11.29
作成/コクヨ
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