会議を時間通りに終わらせる進行役のテクニックとは?

会議8:会議を前に進めるタイム・マネジメント力をつける

会議の結論が出ないのは
結論の出し方を決めていないから

結論が出ずに会議がなかなか終わらなかったり、前半に時間をかけすぎて最後は駆け足になってしまったり、そんな経験はないでしょうか。会議を時間通りに終わらせるというのは、言うほど簡単なことではありません。会議の進行役に求められるのは、「結論を出す技術」と「時間をコントロールする技術」です。今回はこの2つのテクニックを身につけましょう。

まずは、「結論を出す技術」ですが、会議という場で結論を出す方法はいくつあるでしょうか。実は4種類しかないんです。

1. 参加者の多数決
2. 決裁者の決断
3. 議論で全員合意
4. 評価項目で評価 

いかがでしょうか。実は会議で結論が出ないで出ないと心の中で思いながら、どのようなやり方で決めるのかを決めていないことがよくあります。もちろん理想的なのは「3.議論で全員合意」という形になればいいのですがこの方法には時間がかかります。ですから、たとえばこのように参加者に提案してみましょう。「今回の議題ですが、もちろん議論の中で全員の意見が合意すればいいですが(3)が、もし時間が来ても結論が出なければ部長に決断してもらうということでどうでしょうか(2)」、もしくは「全員の意見が合意すればいいですが(3)が、もし時間が来ても結論が出なければ多数決(1)で決めませんか」などと、あらかじめ決めておきましょう。もちろん、議題が重要な内容であれば、このような言い方もありでしょう。「もし時間内に結論が出なくても、全員合意(3)するまで延長して議論を進めていいですか?」と参加者に聞いてみてOKであれば、その方法を取ることもありでしょう。

問題なのは、時間内に終わらないことではなく、どのように結論が出るのかが曖昧になり、ダラダラと会議が延長されることです。徹底的に議論することを参加者の全員が納得しているのであれば、その方法をとることは悪いことではありません。

具体的には、会議中盤で参加者に会議の中盤でこのように投げかけてみましょう。「会議終了5分前まで議論して、それでも決まらなければ、多数決、もしくは部長に決めてもらうかどちらかで決めましょう」などと、進行役がかじ取りをしましょう。会議終了ギリギリになってからでは慌しいですし、会議の冒頭から「結論の出し方をどうしましょうか」などと言ってしまうと「あの進行役は会議を早く終わらせたがっている」というような印象を与えかねません。




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2019.12.25
作成/コクヨ
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