ITインフラ環境が自由な働き方のベースに

働き方改革8:リスクと利便性の最適バランスを追求

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ITインフラ(ツールも含む)がどれだけ整備されているかで
働き方改革のスピードが変わる

働き方改革において、ITインフラは重要な役割を担っています。なぜなら、生産性向上を実現するには、ITインフラが整っていることが不可欠だからです。例えば、仕事の効率化につながる働き方としてテレワークがよく取り上げられますが、オフィス以外の場所でも支障なく働けるだけのIT環境が整っていないと、この働き方は実現できません。また、近年導入企業が増えているフリーアドレスについても、自席を持たずに快適に働くには、その企業が考えるフリーアドレスのあり方に応じたITインフラが必要です。

逆に言うと、ITインフラの整備によって業務の効率化が進めば、これまでかかっていたムダな時間が短縮され、余った時間をよりクリエイティブな仕事に回すことができるわけです。このサイクルが進めば、企業における生産性は上がり、働き方改革が進みます。つまり、ITインフラが整っているかどうかによって、働き方改革の進行スピードは大きく変わってくるのです。

IT活用によって
コミュニケーションの密度が上がる

また、近年はオフィスに縛られない働き方が進んでおり、社員同士のコミュニケーションにおいても、メールはもちろん、テレビ会議やグループウェア、チャット、SNSなどさまざまな方法が用いられています。「ICTを活用したコミュニケーションマップ」の図からもわかるように、「コミュニケーションをとる場所が固定されているか」「どれだけの情報をやりとりするか」などに応じてICTツールを選び、使い分ける必要があります。社員一人ひとりが多様なツールを使って、仕事の内容や状況にフィットするコミュニケーションを実現するためにも、ITインフラの整備は重要です。

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一方で、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションも非常に大切だと考えています。だからこそ、実際に会って話す貴重な時間を最大限に活用するためにも、ITを駆使して事前・事後に十分な情報をやりとりすることが大切なのです。ITツールを効果的に活用することで、より密度の高いコミュニケーションが可能になるのではないでしょうか

インフラ整備時のハードル1:
トラブル発生の懸念

しかし、ITインフラ整備するにあたっては、コストはもちろんですが、それ以外にもさまざまなリスクに対する懸念から、新しいITツールの導入をためらう企業が少なくありません。

その不安の一つが「トラブル発生の懸念」です。近年は「ネットワークはつながって当たり前」という認識をもつ人が多いため、短時間でもネットワーク接続に支障がでてメールやテレビ会議ができなくなれば、企業内のITインフラを担う部署に問い合わせやクレームが殺到します。
ですから、「未知数のITツールを導入することで、接続の安定性が保たれないのは困る」といった懸念が情報システムなどの担当部署からあがります。

インフラ整備時のハードル2:
情報セキュリティの侵害

情報流出などのセキュリティ侵害に対して、近年は特にセンシティブ企業が増えています。実は情報漏洩自体は紙の書類の紛失から起こることが最も多いのですが、被害範囲や社会的影響という面から見れば、データの流出は企業にとって大きなダメージになります。ですから情報セキュリティを担保するために、IT環境の見直しに対しても、慎重な態度を取る企業が多いのです。

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インフラ整備時のハードル3:
導入効果に対する疑問

「このツールを導入した場合、どれだけコストダウンにつながるのか」「本当に業務の効率化が期待できるのか」といった疑問は、導入担当の方から多く寄せられます。ITインフラ整備後の働き方を体験していなければ、導入効果が読み切れないのも当然と言えるでしょう。

利便性の追求とリスクヘッジにおける
最適なバランスが成功のカギ

不安や疑問を訴えるお客さまに私たちコクヨではまず、「IT環境を整備することによって何を実現したいですか?」という基本的な質問をさせていただきます。そのうえで、目的に応じたITインフラや、セキュリティレベルの強化をご提案しています。

インターネットサービスを利用する限り、情報データ流出のリスクをゼロにすることはできません。また、新しいITツールを導入するにあたって、ネットワークが一時的に遮断される可能性がまったくないとは言えません。導入効果においても、未知数な部分はもちろんあります。

ただ、生産性の向上や仕事の効率化を進めるためには、今の働き方を見直し、変えていく必要があり、働き方を変えるためにはITインフラの整備は不可欠です。ですので、自社の働き方改革の目的にあわせ、必要なIT環境を明確にしたうえで「利便性の追求」と「リスクヘッジ」の最適なバランスを見出すことができれば、今よりももっと自由で快適な働き方が可能になるはずです。

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伊藤 毅(Ito Go)
コクヨ株式会社 ファニチャー事業本部/スペースソリューション事業部/ワークスタイルコンサルタント。2007年コクヨ入社。セキュリティやITなど働き方を支援する仕組みや環境づくりに従事し、コクヨのクラウドを活用したワークスタイル企画に参画。現在は、働き方・IT・制度の3つテーマを働き方プロジェクトマネジメントとして実施。


2019.09.04
作成/コクヨ

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