フリーアドレスの導入・運用を成功させるためのポイント

自律的な働き方を促し、社内コミュニケーションを活性化させる

2020年東京オリンピック・パラリンピックでの交通混雑の解消や働き方改革を背景に、テレワークの導入を急ぐ企業が増えていますが、それと連動してフリーアドレスも話題となっています。

フリーアドレスは、業務効率化やコミュニケーション活性化、社員の主体性向上などの効果が期待されて、1990年代後半から2000年初頭にかけて注目を集めました。ところが、当時はインターネット環境が整っていなかったことや、現在のような柔軟な働き方を選べない時代であったこともあり、遠隔でのコミュニケーションが取りにくいなどの理由で広く定着はしませんでした。その後、インターネット環境のブロードバンド化やワイヤレス化、業務やコミュニケーションに関するクラウドサービスが増えたことにより、フリーアドレスは以前よりも格段と導入しやすくなっていることで再び注目を集めています。

しかしながら、フリーアドレスの導入により、業務効率化や生産性の向上を実現するためには、パソコンやインターネット、モバイル等のITインフラだけではなく、社員の意識変革や業務プロセスの見直しが必要です。このコラムでは、フリーアドレスのメリットやデメリット、導入の流れや運用を成功させるためのポイントについて詳しく解説します。

フリーアドレスとは?

フリーアドレスは、「Free(自由)」と「Address(場所)」の2つを合わせた言葉で、従来のような固定席をなくし、その日の業務内容や状況によって席を自由に選んで仕事ができるオフィスレイアウトの一形態です。 コミュニケーションを取りながらチームで仕事をしたい場合は、メンバーが近くに集まって座れば、ちょっとした相談や意思決定がスムーズに行えるので、スピード感をもって業務を進められます。また、資料作成など1人で行う作業であれば、静かな席を選択して作業に集中することができます。その日、その時間の業務に合わせて席を選ぶ働き方がフリーアドレスです。

フリーアドレスのメリット

(1)働き方が自律的になる

固定席では、上司から目の届く席で業務を行うため、常に管理されている環境です。一方フリーアドレスでは、その日の業務内容に合わせて最適な席を選べるようになると同時に、社員1人ひとりに対して業務を主体的に進め、自律的に働くことが求められます。"フリー"だからこそ、自らを律し、自身の働き方を見直す。自律的に働く姿勢が身につくのです。

(2)コミュニケーションが活性化される

フリーアドレスの最大のメリットとも言えるのが、コミュニケーションの活性化です。部門、役職といった壁を取り払って席を共有するフリーアドレスでは、固定席では隣あうことのない社員同士が、席を並べることで会話が生まれたり、固定席によるヒエラルキーの見える化がなくなることで、上司と部下の距離が縮まり、コミュニケーションがスムーズになるなどの効果があります。

(3)打ち合わせや会議がやりやすくなる

席にとらわれずに働くことができるフリーアドレスでは、いつどこででも気軽に打ち合わせや会議をすることができます。席が自由に選べるので、あらかじめ近くに座っておくことで、わざわざ集まらなくても、その場で簡単な打ち合わせができます。また、ちょっとした相談事や報告なども、話したい相手の隣の席に移動するだけで、すぐに会話が始められます。仕事をする上で、上司と、部下と、あるいは同僚や他の部門のメンバーとコミュニケーションが必要になる機会は多々あります。会議を招集するほどでもないけれど、共有しておきたい、相談したい、意見を聞きたい、といったときなども、フリーアドレスであれば、タイムリーかつ気軽にコミュニケーションが取れるのです。

(4)組織内の人間関係がフラットになる

従来の部門ごとの島型対向式のレイアウトでは、組織長を頂点とした席順になることが多く、役職によって、机の幅やワゴンの数、イスのスペックに差があるなど、組織内の上下関係性が一目瞭然でした。当然ながら、そこで働く社員にとっても、部外の社員から見ても、常に上下関係や役職を意識してしまう環境です。一方フリーアドレスは、役職に関係なく、業務内容に合わせて自由に席が選べるため、固定席によって助長されていた組織内の上下関係が取り払われ、組織のフラット化が促されます。 目に見える形での上下関係がなくなることは心理面にも作用します。部下にとっては、周りの目を気にせず、ちょっとしたことでも上司に気軽に相談できるようになるなど、社内の風通しも良くなります。

(5)部門の壁を越えた協働、協創が生まれる

固定席の場合、多くは部門ごとにまとまった島型のレイアウトであるため、部を越えた交流が難しいのが現実ですが、フリーアドレスでは、業務の内容によって日々座る場所を変えられるので、固定席では接点のなかった他の部門の社員と交流するきかっけが生まれます。隣や近くに座ったことで生まれる自然なコミュニケーションから、同じ部門のメンバーにはない新しい視点を得ることができ、新しいアイデアが生まれるきっかけにもなります。部門を越えた協働、協創にもつながるのです。

(6)社内の情報共有、意思決定がスムーズになる

フリーアドレスによって、部を越えたコミュニケーションが活発になることで、社内の情報共有や意思決定もスムーズになります。部門を越えた情報共有や意思決定が必要な場合、一般的には事案が発生してから部門長を招集する会議日程が調整され、数日後に開かれた会議ではじめて事案が共有され議論する...、といった流れとなり、事案発生から最終的な意思決定までに時間がかかります。フリーアドレスによって部を越えたコミュニケーションが日頃から活発に行われていれば、事案発生以前の小さな兆しの時点で情報を共有して、早めに対応することも可能です。また、いざ会議となっても、普段のコミュニケーションによって良好な関係性が築けていれば、議論も意思決定もスムーズに行えます。

(7)複数の機能をもたせたエリアを設置し、オフィスを有効活用できる

フリーアドレスでは、従来の固定席のように社員の人数分の席を用意するのではなく、オフィスの在籍率に合わせ、執務エリアの席数を最適化するのが一般的です。そのため、執務エリアの席は社員数より少なくなりますが、その分、コミュニケーションエリアやミーティングエリア、集中スペースやカフェスペースなど、複数の機能を備えた執務のできるエリアを新たに設置します。さまざまな機能のエリアを設置することで、業務に合わせて社員が自由に移動して最適な場所で仕事をすることができます。また、それぞれのエリアやスペースが複数の機能を兼ね備えることで、限られたオフィススペースを有効活用することができます。

(8)書類削減やペーパーレス化にも効果がある

固定席であれば、書類や資料は机の横のワゴンに収納したり、作業途中のものや常に使うものを机の上に並べて置くなど、一人当たりの収納スペースが十分に確保されています。一方フリーアドレスでは、個人の席がないため、すべての書類や資料はロッカーなどに収納しなければならず、個人の収納スペースは固定席と比べて半分以下になります。そのため、フリーアドレス導入にあたっては、書類削減が不可欠です。不要なものは破棄し、必要なものも一部データ化するなど、できるだけ書類や資料の量を減らすことが求められます。 またフリーアドレスでは、毎日違った席に座り、日によっては何度も席を移動することもあるため、オフィス内で持ち運ぶ荷物を最小限に抑えたいという心理が生まれ、働き方も変わっていきます。今までプリントアウトしていたものを、パソコン上で確認するようになったり、資料の共有も紙ではなくデータになるなど、できるだけ紙を出さない(プリントアウトしない)、持たない、渡さない、ペーパーレスな働き方に変わっていくのです。

(9)整理・整頓・清掃・清潔の意識が醸成される

席を共有しあうフリーアドレスでは、クリアデスクが鉄則です。退社時はもちろんのこと、長時間離席する場合も、荷物を片づけて次の人のために席を空けるなど、一定のルールを設けて、みんなが気持ちよく席を共有できる環境をつくることが重要です。汚れたら掃除する、使ったら片づけるといった当たり前のことも、固定席だとついつい後回しになりがちですが、席を共有するフリーアドレスに、後で...、はありません。離席するときが清掃の時間であり、個人ロッカーに荷物を入れるときが整理・整頓のタイミングです。心地よく働ける環境を維持するためのルールを決め、社員1人ひとりが日々心掛けていくことで、整理・整頓・清掃・清潔といった習慣が自然と身につきます。

フリーアドレスのデメリット

(1)いつ、どこに誰がいるかわからなくなる

自由に席が選べるフリーアドレスの最大のデメリットが、社員の所在を把握しづらくなることです。誰がどこにいるかが一目瞭然の固定席に慣れてしまっていればいるほど、所在が把握できないことを不安に感じやすくなります。社員1人ひとりの主体性に任せる一方で、フリーアドレスという働き方に合わせた、マネジメントやコミュニケーションをしていくことが重要です。

(2)部内のコミュニケーションが希薄になる

フリーアドレスは、コミュニケーションの活性化が最大のメリットである一方、最大のデメリットにもなりかねない危険性があります。従来の固定席であれば、わざわざ会いに行かなくても、近くに部下、上司が座っていて、横を向けば同僚が座っている、すぐにコミュニケーションがとれる環境でした。また、たとえ会話をしなくても、出退勤や仕事の進捗状況、トラブルを抱えていないかなどを、お互いに把握しやすい環境です。一方、その日の業務にあわせて自由に席を選べるフリーアドレスでは、お互いが意識的に会いに行かなければコミュニケーションは生まれません。そのため、コミュニケーションに対する意識を変える必要があるのです。

(3)会社や部門に対する所属意識が低下する

固定席のある働き方に慣れてしまっていればいるほど、フリーアドレスになった途端、自分の居場所がなくなったと不安を感じることが少なくありません。会社に自分の席があることで、その会社の一員であることを感じ、同じ部門のメンバーと机を並べることで、一体感と安心感を得ているからです。そのため、フリーアドレスによって自分の席がなくなったことを、社内に安心、安全な居場所がなくなったと感じ、会社や部門に対する所属意識が薄れてしまう可能性もあります。

(4)席が固定化される

フリーアドレスは一種の席取りゲームです。カフェやレストランで、窓際の席や端の席に人気が集中するように、フリーアドレスでも人気が集中する席があります。また、人によって気持ちが落ち着く環境や集中できる環境はある程度決まっているため、最適な席を選ぶと毎日同じ席になってしまう、ということもあります。フリーアドレスにおいて一部、席が固定的になることは避けられないのです。一方で、席取りゲームは早い者勝ちですので、常に勝ち続けなければ同じ席には座れず、ある程度の人数が働くオフィスにおいて勝ち続けるのは現実的には難しいです。ただし、クリアデスクの鉄則が守られず、モノで席を確保するようになってしまえば、席は固定化し、フリーアドレスが機能しなくなります。

(5)社員からの反発が強く、社内調整に時間と労力がかかる

フリーアドレス導入にあたり、運用ルールの策定は大変重要で、フリーアドレス成功のカギはその運用ルールとルールの浸透にあります。席の共有にあたり一定のルールを定め、全員がそのルールを守ってこそ、誰もが平等に気持ちよく使うことができるようになります。ただ、新しいことを始める際に反発があるのは当たり前ですが、会社における固定席は、会社の一員である証であり、オフィス内で最も安心できる安全地帯でもあります。また、席の固定化、コミュニケーションの希薄化、マネジメントが難しくなるなど、不安材料も多く、フリーアドレスを社員に納得してもらうには、時間と労力がかかります。 フリーアドレス導入後も、自由度が高い分、自由になりすぎてルールが守られず、だんだんと不快な思いをする社員が増えていき、失敗するということも珍しくありません。そうならないためにも、導入後の運用ルール浸透と、意識改革が大切です。

(6)環境とツールに費用がかかる

フリーアドレス導入のためには、社員が自由に移動して働けるオフィス環境が必須です。一番大きなところでは、オフィス空間の構築です。人数や用途の異なる机、収納、さまざまな機能を備えたエリアの設置など、業務によって使い分けられるよう、席の選択肢を整えます。また、社内を自由に移動して仕事をするには、持ち運びのできるノートパソコン、どこでもつながるインターネット環境など、ツールやITインフラの整備も欠かせません。これらすべてを整えるには費用がかかるため、会社が本気で取り組まなければフリーアドレスの導入は難しいでしょう。

フリーアドレス導入の流れと成功のポイント

それでは、フリーアドレスは具体的にどのような流れで導入すれば良いのでしょうか。

(1)目的の明確化

働き方改革の一環としてフリーアドレスを導入する企業は増えていますが、「他の企業がやっているから」「働きやすくなりそうだから」「とにかく働き方改革に着手しないといけないから」、といった理由で始めても上手くいきません。まずは、何のためにフリーアドレスをやるのか、その目的を明確にすることが大切です。また、実際に働く社員にもその目的を理解してもらう必要があります。この目的の理解がないままに、フリーアドレスのメリットだけを並べても、固定席に慣れた社員にとっては、メリットよりもデメリットに対する不安の方が大きく、理解を得ることは難しいです。

よくある導入の目的
・オフィス空間の有効活用
・部門を越えたコミュニケーションの促進
・自律的な働き方の促進

(2)現状の把握

目的の明確化とともに重要なのが現状の把握です。現状を把握することで、企業が実現したい目的に対してフリーアドレスが適切な手段かどうかの判断ができ、その後のオフィス構築や運用ルール策定にも大きく影響してきます。ただし、フリーアドレスはあくまで手段であり、現状次第ではフリーアドレスが最適な手段でない場合もあります。 また、「フリーアドレスで働けない社員はどうする」という意見も良く聞きますが、誰がフリーアドレスになることが企業の目的達成につながるのか、によってフリーアドレスの対象となる社員は決まってきます。必ずしも全社員が対象になるわけではありませんし、業務上、フリーアドレスで仕事ができない社員がいるのも現実です。

(3)オフィスの構築

フリーアドレス導入に向けて行うオフィスの構築では、2人席や4人席、ソファー席やハイカウンターなど、人数や用途によって使い分けられる机やイスはもちろんのこと、荷物を収納する個人ロッカー、集中できるソロワークエリアやミーティングエリア、飲食ができるカフェスペースといった、さまざまな機能を備えた場を設置し、業務によって使い分けられるよう、席の選択肢を整えます。また、フリーアドレスでは固定席に比べて個人の収納スペースが減るため、導入の準備として書類削減も必要になります。

(4)ITインフラやツールの整備

社内を自由に移動して仕事をするフリーアドレスでは、持ち運びのできるノートパソコン、どこでもつながるインターネット環境など、ツールやITインフラの整備は欠かせません。また、固定席よりも個人の収納スペースが減ることと、移動の際の荷物軽減の観点から、フリーアドレスによって働き方はペーパーレスへとシフトしていきます。今までプリントアウトしていた会議資料がデータ共有になったり、議事録もパソコン入力でリアルタイムに共有するなど、ミーティングエリアや会議室にモニターなどの設置が必要になります。

(5)社員の意識改革

フリーアドレス成功の最大のカギが社員の意識改革です。会社における固定席は、会社の一員である証であり、オフィス内で最も安心できる安全地帯。その安全地帯がなくなることは、固定席に慣れていればいるほど不安が大きく、フリーアドレスによるメリットよりもデメリットばかりに目が向きがちになります。そこで大切なのが、フリーアドレスによって企業は何を実現したいのか、その目的を明確にし、社員の理解を得ることです。そうすることで、企業と社員が同じ方向を向いて、目的達成のための挑戦としてフリーアドレスに前向きに取り組むことができるのです。とはいえ、意識を変えることは簡単ではありません。フリーアドレス導入が決まった早い段階から目的を共有し、理解を得ていくことが大切です。

(6)運用ルール策定と社内浸透

フリーアドレス成功のもう一つのカギは運用ルールの策定とその浸透にあります。意識改革によって、フリーアドレスの目的を理解し、挑戦する気持ちになっていても、このルール浸透がうまくいかなければ、一旦はフリーアドレスが実施できたとしても、その後の継続が難しくなります。なぜなら、席を共有するフリーアドレスでは、自分ルールでなんでもできた固定席と違い、一定のルールを定め、全員がそのルールを守らなければ、誰もが平等に気持ちよく席を使うことができないからです。また、席の固定化といったデメリットを軽減し、コミュニケーションの活性化というメリットを享受するためにも、運用ルールで社員の行動を変えて行かなければ、フリーアドレスの効果を社員が実感できず、だんだんと形骸化してしまいます。また、ルールが浸透しなければ、やはり社員の行動はかわりません。説明会やワークショップを通じて、運用ルールを社員1人ひとりに浸透させていくとこが大切です。

(7)見直しと改善でフリーアドレスを継続させる

導入直後こそ働きづらさを感じていても、フリーアドレスを続けるうちに、毎朝席を選ぶ働き方にも慣れる時期がきます。そして、慣れたことでルールに対してルーズになることも。また、続けるうちに見えてくる使いづらさなどもあるため、運用ルールを見直すことも、フリーアドレスの継続には欠かせません。 また、組織や業務の変化により、フリーアドレスだと不都合が生じることも出てきます。そんなときも、フリーアドレスを止めてしまうのではなく、少し視点を変え、チームやグループでエリアを決め、その範囲内で自由に席を選べるグループアドレスやチームアドレスという形態に挑戦してみるのも一つの手です。

このコラムのまとめ

フリーアドレスのメリット

フリーアドレス導入のメリットは複数ありますが、主に「個人の成長」「組織の成長」「オフィス空間の最適化」の3つに分かれます。個人の成長では、常に管理されていた固定席からフリーアドレスになることで、社員1人ひとりが業務を主体的に進め、自律的に働くようになります。組織の成長では、部門の壁が無くなることで、フォーマルでもインフォーマルでも普段のコミュニケーションが活性化し、人間関係がよりフラットになるため、協働、協創が生まれやすくなります。また、日常的に意思の疎通が図られているため、情報の共有や意思決定もタイムリーでスムーズに行えます。オフィス空間の最適化では、オフィス空間をフリーアドレスに適した環境に整えることが、場を共有する意識を醸成し、互いに気持ちよく机やモノを共有できるよう、整理整頓の姿勢やペーパーレスな働き方が身につきます。

フリーアドレスのデメリット

フリーアドレスの導入には多くのメリットがある一方でデメリットもあります。そしてそのデメリットの多くは、従来の日本企業のオフィスが、部門ごとの島型対向式のレイアウトが当たり前だったことで起こる問題と言えます。具体的には、「いつ、どこに誰がいるかわからなくなる」「部内のコミュニケーションが希薄になる」「会社や部門に対する所属意識が低下する」といった、実質的な距離が近かったことで自然とできていたことが、フリーアドレスによってできなくなると感じるからです。また、「無くなる」には「奪われる」というイメージも強く、フリーアドレスによって「固定席が無くなる」ことを、「居場所を奪われる」と感じる場合もあります。メリットよりもデメリットが目立ってしまえば、「社員からの反発が強く」なり「社内調整に時間と労力がかかる」ことから、フリーアドレス導入へのハードルがさらにあがってしまいます。

フリーアドレス導入の流れと成功のポイント

フリーアドレス導入にあたり、押さえるべきポイントは多々ありますが、成功を大きく左右するのは、「目的の明確化」「社員の意識改革」「運用ルールの策定と社内浸透」の3つです。 フリーアドレス導入に対して社内の反発は必ずあります。また、導入できたとしても、「フリー」であるために統制がとれず、気づいたら空中分解していた...、なんてこともあります。だからこそ、社員1人ひとりに、フリーアドレス導入の目的を理解・納得してもらうこと、意識改革によって日々の行動を変えてもらうこと、ルールによって守るべきことと自己裁量の範囲を理解してもらうこと、が重要なのです。

2020.02.19
作成/コクヨ
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