偶発的な出会いを促すマグネットスペースとは

社内のコミュニケーションに「課題がある」と考えている企業はなんと74％（HR総研 「社内コミュニケーションに関するアンケート」 2016年）。
オフィスではコミュニケーション活性化の施策としてフリーアドレスを導入したり、リフレッシュスペースをつくってみたり、さまざまなやり方があります。

今回は、どのオフィスにも設置してあるコピーコーナーについて、コミュニケーションエリアとしても機能させるためのヒントをお届けします。

目次

1.コピーコーナーに何を置く？集中保管で手間を省く
2.作業場と一体化することでマグネットスペースに
3.マグネットスペース＋業務効率をさらに促進する「サプライドック」

1.コピーコーナーに何を置く？集中保管で手間を省く

どんなオフィスにもあるコピーコーナー。まずは、何を置くかに着目したいと思います。

大半のオフィスでは、コピー機の近くに、コピー用紙やトナー・インクカートリッジを置いているのではないでしょうか。しかし、オフィスの床に直接置いてしまうと、動線の邪魔になったり見栄えも悪かったりします。そこでおすすめしたいのが専用の収納家具を活用です。コピー機近くで必要な備品は限られていますので、それらを集中管理することによって、総務部門の手間も省け、業務効率化にもつながります。

●収納家具は組み合わせ自由なものを選ぶ

収納家具を選ぶ際は、クリップやマーカーなど小さいものはトレー型、コピー用紙など中身が見えた方がいい場合はガラス扉にするなど、入れるものの大きさや特徴によって、組み合わせ自由な同じ収納シリーズでそろえると、収納効率もアップします。

●共有できる文具はツール管理シートで

コピー機やプリンタで紙を出力した後、経費精算のために伝票に領収書を貼ったり、資料をステープラーで綴じたりと、文具を使うことも多いのではないでしょうか。

そこでおすすめしたいのが、ツール管理シートの活用です。使用頻度の高い文具を近くに設置しておけば、コピー機を利用した後にすぐに使うことができ、また、文具に合わせてシートを型抜きしておけば、使用後は元に戻しやすく、整理整頓や文具の紛失防止にもつながります。

穴あけパンチや大型ステープラーなど、使用頻度の低い大型文具も、そこを定位置とすることで、使用時に総務に問い合わせたり、オフィスを探したりする手間を省くことができます。

このように、今まで個人や部門で保管していた文具を共有文具にすることで、業務効率や整理整頓に繋がりますので、ぜひお試しください。

元に戻しやすい仕組みでオフィスの整理整頓にもつながります！

2.作業場と一体化することでマグネットスペースに

マグネットスペースとは、「自然と人が集まる場」のことです。リフレッシュスペースや喫煙室というと、イメージしやすいのではないでしょうか。社内掲示板やコーヒーサーバー、自動販売機などを設置してマグネットスペースをつくることで、たまたまそこ居合わせた人たち同士で会話が生まれるといった効果が期待できます。

同様に、コピーコーナーにもマグネットスペースをつくることが可能です。先述の文具など共有で使うものをオフィスの一か所に集めることのほか、作業台を併設するのもひとつです。例えば、紙の出力を待っている間、資料をステープラーで綴じているときなど、「久しぶり！今何の仕事をしているの？」など、ちょっとした会話が生まれ、隣の部門や上司部下など、タテ・ヨコ・ナナメのコミュニケーションのきっかけとなります。

マグネットスペースのつくり方のコツは、コピーをする、紙を出力するなど、その場所に行く理由をつくることです。ゴミ箱を併設してもよいでしょう。

このように「偶発的な出会い」を促進することでコミュニケーションの数を増やすことにつながります。

3.マグネットスペース＋業務効率をさらに促進する「サプライドック」

コピーコーナーで集中管理といっても、ただそこにモノを置いただけでは、補充は誰がするのか、整理整頓はどうするのかといった問題が起こってきてしまいます。そこで、さいごにご紹介させていただきたいのが、コクヨのソリューション「サプライドック」です。

サプライドックとは、オフィスで使う文具・消耗品を１か所で集中管理する新しい運用方法です。

社員などの利用者にとっては、どこに何が置いていあるか分かりやすく、すぐに利用できるといったメリットが、総務などの管理者側にとっては、オフィスの文具・消耗品が一元管理できるため、在庫確認や発注などの手間が減り業務効率アップのほか、部門や個人ごとに保管しなくてよくなりますので備品を補完するスペースや重複して発注してしまうなどがなくなるため、コスト削減も期待できます。

さらに、サプライドックをコピーコーナーに設置すると、文具を使うといったそこに行く理由ができますので、そこに偶然居合わせた人同士での会話が生まれ、マグネットスペースとして機能させる効果も期待できます。

<サプライドック設置事例>

【関連コンテンツ】サプライドックの詳細はこちら

今回は、コピーコーナーで必要な備品の置き方の工夫や、マグネットスペースとして機能機能させるポイントをご紹介させていただきました。

社内コミュニケーション活性化のヒントとして、ぜひご活用ください。

コクヨマーケティングは、豊富な経験やノウハウからお客様に合わせたスペース構築を行っています。マグネットスペースのつくり方やレイアウトのご相談、サプライドックの導入など、ぜひお気軽にお問合せください。

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