CASE 1

3Dで簡単にレイアウトできる
プランニングアプリで
社員自ら創ったフリーエリアが、
社内の壁を取り払った。

アイシン・エィ・ダブリュ工業株式会社

福井県越前市池ノ上町38
https://www.aw-i.co.jp

事例紹介A4シート(PDF)
35,432kb

アイシン・エィ・ダブリュ工業株式会社は、"会社を変えたい"というトップの想いから「会社を良くするアイデア」公募を2018年の6月に実施。社長審査によって選ばれた企画の一つがフリーエリア活用案でした。「会社で働くすべての従業員が『ここで働き続けたい』と思えるように。いいコミュニケーションが生まれ、会社の未来が見える空間にしたい」という狙いで採用されたのが「DAYS OFFICE」でした。
採用から完成までは3か月弱という短期間でしたが、それを可能にしたのは「DAYS OFFICEプランニングアプリ」。初心者でも簡単にレイアウトプランができ、しかもメンバー間の空間イメージの共有がスムーズに進んだのです。そのプロジェクトの模様を、参加した社員の皆さまに取材しました。

  • 食堂の横にフリーエリアを新たに創出。奥に見えるのは食堂。食堂の横にフリーエリアを新たに創出。奥に見えるのは食堂。
    • 以前は食堂と壁で仕切られていた大会議室。活用頻度は少なかった。以前は食堂と壁で仕切られていた大会議室。活用頻度は少なかった。
    • 以前の食堂。奥に壁がある。以前の食堂。奥に壁がある。

1.プロジェクト発足のプロセス

会社を良くするアイデア公募から
プロジェクトがスタート。

フリーエリア活用案が採用

40歳以下の若い社員という参加条件が設けられるなかで、予想を超える全87点もの応募作が集まりました。ここから一次審査を通過したのは7点、通常業務では手がけられない提案が残りました。
DAYS OFFICEにつながるフリーエリア活用案が選ばれた理由は、目にみえる形となることで全社に及ぶ影響力が期待される点と経営課題に直結する視点が評価されたから。そして最終的に、食堂に隣接した大会議室のリニューアルが決定されたのです。最終選考に向けた実行計画づくりの期間では応募者同士の横のつながりも生まれました。この案は、食堂と会議室の課題解決が目標にあったので、主管部門である人事部、総務部が活動初期から参加する事となり、活動に賛同したメンバーも加えて、最終的に計7名のメンバーとなりました。

デッドスペースの有効活用が狙い

この大会議室は、昔ながらの会議室のイメージで、効率的に使われていませんでした。これを有効活用することで、同僚はもちろん役員を含めた上司と部下、異なる部門の社員同士のコミュニケーションが気軽にできる空間をつくりたい。そんな思いが応募の動機でした。気軽に雑談する機会が少ない社内の空気を変えられたら、という思いもありました。
また、社員数の増加に伴って生じていた食堂の混雑や会議室の不足という物理的な課題もあり、会議室をリニューアルすることで、ミーティングに気軽に活用でき、発想を広げるリラックススペースとしても使える多目的な空間ができれば、と考えたのです。

3月末までの完成が必須に

今回のプロジェクトは「従業員も驚くような」そして「みんなの意識を変える」という大きな課題への挑戦となり、「これまでのアプローチではいいものはできない」、「平均点の案にしない」ことが意識されました。さらに、11月から活動を開始し、翌年3月末までの完成が求められました。したがって、5か月間で完成するスピードも要求されることになったのです。
このような状況のなかで、「絶対に会議室の壁を壊してオープンなスぺースをつくる」という決意のもとで進められました。

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2.DAYS OFFICEを選んだポイント

みんなの理想のイメージを3Dで
共有できるアプリの存在。

働き方 = コクヨというイメージ

オフィス家具のメーカーのなかで、コクヨがパートナーに選ばれたのには、いくつかの理由がありました。コクヨのセミナーに出席したプロジェクトメンバーの上司から助言を受けたのもその一つでしたが、オフィスのリニューアルとなる今回のプロジェクトを考えたとき真っ先にコクヨの名が浮かんだと言います。それは、「ライブオフィス」や「オフィスカイゼン委員会」などの活動を通して、理想的な働き方に着目しているのがコクヨだと感じていたからです。
コクヨの担当営業から受け取ったカタログでDAYS OFFICEを知ったのも大きかったようです。階段状の座面が特徴の「バンクソファー」が目に飛び込んできて「こんなの会社にあったら面白いと思った」と言います。また、DAYS OFFICEのコンセプト自体への共感もありました。

    • 山なりの高さの異なる座面が特徴的なバンクソファー。山なりの高さの異なる座面が特徴的なバンクソファー。
    • 大きな山なりが空間のシンボルにもなります。大きな山なりが空間のシンボルにもなります。

DAYS OFFICE プランニングアプリで
イメージを共有

その一方で、カタログにあったDAYS OFFICEプランニングアプリのページにメンバーの一人が興味をもちました。「こういうのがあるんだ、って軽い気持ちで読んでいくと、インストールしなくてもインターネット上でできると知りました。実際にさわってみると、ユニットを入れ替えるだけですごく簡単にレイアウトできたので、『これは使えるんじゃないか』と思いました。とにかくアプリの使い勝手に驚きました」。平面図では実際のイメージがつかめないと感じていたので、3Dで見られたのが一番よかったと言います。バンクソファーも実際に見たことがなく、インターネットの画像だけではイメージがわかなかったようですが、3Dでプランを見て「これだ!」と思ったとか。早速、ラフにレイアウトしてメンバーに見せると、全員のイメージが一挙にふくらみました。

それまで一緒に話を進めてきても「もしかしたら自分の描いているイメージは、ほかのメンバーと違うのでは」という心配もあったそうですが、DAYS OFFICEプランニングアプリで共通の3Dレイアウトを見ながら議論が進められ、安心感が生まれました。アプリを使用する以前は、手描きのレイアウトプランを持ち寄って検討していたので、具体的なイメージを把握するのが難しかったようです。「実際の空間のサイズのなかに家具を配置できる」というポイントは、完成イメージをさらに想像しやすくしました。カラーもボタン一つで簡単に変えられたので、カラーリングまで話し合えたのも有効でした。
こうして、それぞれの部門ごとの視点からアイデアが次々に出てくるようになり、何よりも打ち合わせが楽しくなっていったと言います。そして、レイアウトプランの合計金額がすぐに分かる機能が、議論をより具体的にしました。

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コクヨのライブオフィスでリアルに把握

家具や空間の設えがどのようなシーンを生みだすのか。それを体感できるのが、コクヨが自分たちの働く場を公開するライブオフィスの魅力の一つですが、「完成後に、実際にコミュニケーションやリラックスの場として社員に使ってもらい、アイデアが生まれる空間にしたい」と実用性を重視していたメンバー数名は、それが可能かどうかを確かめる目的でライブオフィスを見学することに。DAYS OFFICEを使って日々の仕事をしている風景を見ることで「自社で活用できる実感がわいたのが大きかった」と言います。そして、そこで働いている人から伝わる雰囲気が、閉塞感を感じていた自社内とは違って明るい感じがして新鮮に映りました。見学の途中で、実際に働く人に感想を訊ねてみると「以前より会話する機会が自然に増えた」という声を聞くこともできました。"ちょっと美味しい"コーヒーが飲める場所から会話が生まれたり、目線の高さを工夫することで座っている人と立っている人が自然に言葉を交わすことができたり、見学しながらそんな"仕掛け"を吸収し、"フリーエリア活用案"のプランの参考にしました。現在、リニューアルされたフリーエリアには書籍が置かれていますが、これもライブオフィスに並んでいた書籍にヒントを得ています。現在、図書委員会を設ける計画も進行中です。

    • フリーエリアに設置された書籍関係。フリーエリアに設置された書籍関係。

3か月弱での導入が可能に

DAYS OFFICEを採用した時点でプロジェクトは既に1月に入っており、スピードがさらに求められました。そこで、コクヨからのプランの提案を待つよりも、メンバー自身でプランを決めていくことに。それを可能にしたのもDAYS OFFICEプランニングアプリでした。レイアウトを3Dで見ながら、メンバー間で意見交換してプランを練っていったのですが、合計金額が同時に確認できたので、許された予算のなかでスピーディにレイアウトが決められたと言います。そして決定した家具を次々に発注していったのです。
プロジェクトの稟議書を回す際も、3Dビジュアルで伝えられたので決裁者の理解もスムーズに。また、このビジュアルは工事を告知するポスターにも使えたため、全社に完成イメージを伝えられ、「これまでと違う」という印象を与えられました。これまで行き来することのなかった別の社屋からも「行ってみたい」という声が聞こえるようになり、"会社が変わる"気運が次第に盛り上がっていったと言います。
養生が取れて実際に会議室の壁がなくなった瞬間は、部署間の壁も一緒になくなったような気がして感慨深かった、と笑顔の皆さん。ラストの1週間でDAYS OFFICEが運び込まれ、空間が劇的に変わったのが驚きだったと振り返っていました。

3.導入後の成果

常に人が集まる
コミュニケーションの場になり、
企業風土変革のきざしが生まれた。

目的通りの変化が生まれた

これまで有効に使われていなかった会議室は、オープンな空間になって輝きを増しました。実際、取材中にもそこかしこで少人数のミーティングが始まり、「ビッグカウンター」を使ったカフェコーナーでは、コーヒーを飲みながらの談笑が自然に生まれていました。起案者であるメンバーは「同じ部署の上司・部下が二人でコーヒーを飲んでいる姿を見て、いいなと思った。距離が近づいてるなと思った」と最初の印象を語ります。社長が一人で訪れて社員と話をすることもあれば、役員とのミーティングも行われています。会議室不足という課題にも好影響がありました。会議室に空きがなく会議がのびのびになっていた状況から「集まれるから、すぐ(フリーエリアで)やろう」と仕事がスピーディに進むようになったのです。
イベントもオープンになりました。以前の会議室では、重い扉を開けて入るのに抵抗があったのですが、気軽に見学できるようになって離れた社屋からの参加者が増えています。歩いている人が何気なく立ち止まってバンクソファーの後ろから見ていたり、ある部門の報告会を他部門の社員が聴いて情報収集する場面も。変化した点については、社長からも「ここにいるみんなの笑顔が増えた」という言葉が発せられたそうです。

    • 取材中にも、そこかしこで少人数のミーティングが発生。
    • 取材中にも、そこかしこで少人数のミーティングが発生。
    • 取材中にも、そこかしこで少人数のミーティングが発生。
    • 取材中にも、そこかしこで少人数のミーティングが発生。
  • 取材中にも、そこかしこで少人数のミーティングが発生。取材中にも、そこかしこで少人数のミーティングが発生。

始まる、次のチャレンジ

今後はアフター5のイベント開催など、多目的な空間の活用拡大に向けた運用案が検討されていますが、部門間の連携を密にし全員の視野を広げるため、各部門の発表に他部門の人が参加できるなど仕組みづくりも進める予定。また、この場所をより親しみやすくするため、愛称募集も行われています。人材採用の際は「こんな会社に入社したい」と思ってもらえる象徴としての効果も期待されています。
"チャレンジ"が同社の企業方針のキーワードの一つで、今回の提案募集も「やろうと思えばできる」というマインドづくりが目的でした。既に2回目の募集も開始されていますが、今回の挑戦が企業風土を変えた成果を自信に、次の挑戦が始まっています。

ココがよかった「DAYS OFFICE」

1
DAYS OFFICEプランニングアプリを用いることで、
みんなが共通の空間イメージをもちながら空間プランを考えていけた。
2
検討期間が短いなか、プランの合計金額がアプリで把握できたので
スピーディにプロジェクトが進行した
3
ライブオフィスで実際にDAYS OFFICEを使って働いている様子を見られたので、
自社でも活用できると確信した。
4
目的だった社内のコミュニケーション活性化、
デッドスペースの有効活用による会議室やリラックススペース不足の解消が実現できた。
5
ここで行われるイベントなどを通じて異なる部門間の交流も実現でき、
企業風土がオープンで自由になった。
6
社長や役員を含め、ミーティングやコーヒータイムに自由に利用されており、
目にみえる変化が、次のチャレンジへの良い連鎖を生んでいる。
アイシン・エィ・ダブリュ工業株式会社

アイシン・エィ・ダブリュ工業株式会社

https://www.aw-i.co.jp

オートマチックトランスミッションの心臓部にあたるトルクコンバータやトランスミッションをはじめとする自動車部品の専門メーカー。新製品の企画・開発から設計、試作・試験評価、工法・生産設備開発、製造、品質保証まで一貫して行う生産体制を整備し、人と環境にやさしいクルマ社会の発展に向け、世界各国の主要自動車メーカーに部品供給している。


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