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非定型書類専用のA4クリアファイル

  • わかりやすく
  • 執務

2019.12.13

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非定型の郵便物が埋もれてしまう

フリーアドレス制度やABWなどが増え、自席を持たないで仕事をすることが増えてきています。その時必ずといってオフィスに導入される郵便トレイ。外部からの郵便物だけでなく、社内間のドキュメントのやり取りなどでとても使われていることがとても多いのではないでしょうか。

ただ、一人当たりに与えられた郵便トレイのスペースが限られているので、請求書や納品書など非定型なものが、ダイレクトメールなどで埋もれてしまうといったことはありませんか?

定形にあわせたクリアファイルで対応

「納品書が届きました」と記載したA4クリアファイルを用意し、郵便トレイ入れるよう運用しました。郵便トレイに入るA4サイズで積み重ねられるようになり、ダイレクトメールや社内便の間に隠れてしまうということがなくなりました。

郵便ロッカーの上に「納品書届きました」のクリアファイルトレイを設置

クリアファイルを集めたトレイを郵便トレイの近くに用意して、再利用できるように工夫しました。

カイゼンポイント

フリーアドレス制度導入により、各社員ごとに郵便トレイを導入しました。今まで机に優先順位などを考えて書類を置くことと違って、着た順に積み重ねて送ってしまうので、請求書納品書などの非定型な書類は、郵便物に埋もれてしまうということが多くなってしまいました。そこで、「請求書が届きました」と目立つように記入したA4クリアファイルに、請求書がなどを入れて、郵便トレイに入れることによって、社員の見落としを防ぐことができるようになりました。

新潟ライブオフィス委員会   

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