有意義な会議のために
ファシリテーターがすべき3つのコト

大切なのはアイデア・時間・チームワークをマネジメントすること

2017.3.29

理想的な会議ってどんな感じだろう?

「次の会議、進行役をよろしく頼むよ」 突然、あなたは大役を任されることになりました。あなたは考えます。「自分が務めるからには、できる限り有意義な会議に導きたいものだ」と。さて、参加者みんなが良かったなと思えるような理想的な会議とはいったいどのようなものでしょうか。

  • 明るい雰囲気の中、参加者はみな時間通りに集まって席につく。
  • 進行役が今日の会議の進め方を説明し、参加者が概要をしっかり理解した上で会議がスタートする。
  • 進行役にうまく促されながら、全員が積極的に発言している。
  • たまにジョークをはさみつつ、楽しそうに議論している。
  • ときおり話が脱線することもあるが、進行役がタイミングよく議題を戻す。
  • 話が行き詰まったときには、進行役が助け舟を出し、新しい視点を提示する。
  • 進行役は会議の経過時間を伝えつつペースをつくる。
  • それぞれのアイデアのメリットとデメリットが検討されている。
  • ひと通りの意見が出尽くし、話がまとまりそうな雰囲気になる。
  • 決裁者が明確で、最終的な結論が出る。
  • 終了5分前、進行役は決定事項や作業分担を確認。予定していた時間通りに、会議を終了できた。

さて、どうでしょうか。ここで着目して欲しいのは、進行役の動きです。要所要所で進行役が、話し合うべき議題に集中するよう、舵取りをしています。促し、戻し、切り替え、動かす。実は「理想の会議」は進行役の腕にかかっているのです。

進行役が行うべき3つのマネジメントとは?

会議を成功に導くキーとなる「進行役」。具体的にはどんなことに気をつける必要があるのでしょうか?それが以下の3つです。

  1. 会議のアイデア・マネジメント…参加者から発言を引き出す質問をする
  2. 会議のタイム・マネジメント…時間をコントロールし、結論を導く流れをつくる
  3. 会議のチームワーク・マネジメント…会議で自由な発言ができるような空気をつくる

つまり会議の「発言」と「時間」と「空気」を管理するのが進行役の役割です。 皆さんは会議の進行をするときに、「発言」を促すような質問をしているでしょうか。「時間」を管理する意識を持っているでしょうか。参加者が自由は発言ができる「空気」づくりをしているでしょうか。

実際には進行役が会議を停滞させる原因となり、こんな状況に陷ることも少なくないのではないでしょうか。

参加者から思うように発言が出ず、進行役だけがしゃかりきに「発言」をしつつ進めてしまう。 進行役が「時間」を忘れて考え込んでしまい、いたずらに会議の終了時間を遅らせてしまう。 参加者の発言に対し進行役がネガティブな指摘をし、自ら「空気」を悪くしている……。

意見が出ない「シーン会議」、終わりが見えない「ダラダラ会議」、険悪ムードの「ギスギス会議」は、進行役がこの3つのポイントを明確に意識するだけで、「イキイキ会議」へと劇的に変化するのです。 つまり「発言」「時間」「空気」をポジティブな方向へコントロールすることこそが、進行役に課された会議での役割なのです。

作成/コクヨ

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