会議を活性化するコツ

「ダメ会議」に陥るワケ

2016.12.28

有意義な会議、できていますか?

「会議」と聞き、みなさんはどんなシーンを思い浮かべますか?
アイデアを募っても誰の声もあがらない、静まり返った会議室。ようやくあがった意見にも、「それって実現可能なの?」と容赦のないツッコミが入り、そしてまた再び訪れる沈黙。進行役が淡々と議題を読みあげる声を聞きながら、こんなことを思う。「今日は何時に終わるかなぁ……。いつもより少しは早いといいんだけれど」。

おそらく誰もが、こんなネガティブイメージを持っているのではないでしょうか。しかし実は、こうした「グダグダ会議」を有意義なものにする、ちょっとしたコツがあるのです。活発に意見が出て、時間通りに終わり、すべてがまとまる。会議を本来あるべき姿へ導くためのテクニックを、これからご紹介していきましょう。

ダメ会議の原因は「お決まりパターン」と「ごちゃまぜ進行」

「うまくいかない会議」のパターンというのは、どの会社でも大きな違いはありません。以下、列挙してみましょう。

  • 誰が来るのかわからない
  • 決定する人が来ない
  • 事前の情報がない
  • 時間どおりに始まらない 
  • 目的や議題があいまい 
  • 進め方が見えない 
  • 参加者の役割が不明 
  • 意見が出ない 
  • 話がすぐ脱線する 
  • 否定的な意見が多い 
  • 同じ話が繰り返される 
  • 優先順位がつけられない 
  • 結論が出ない 
  • 声の大きい人が勝つ 
  • 当事者意識がない 
  • 時間内に終わらない 
  • 何が決まったのかあいまい 
  • 次の行動が見えない

どうですか? 「あるある!」とうなずける点がたくさんあったのではないでしょうか。実をいうと、これらは人が集団で議論をする場合に、ほぼ必ず起きるといっていい「お決まりの組織行動パターン」です。
しかし起こりうるパターンを事前に把握し、それに対する解決方法を知っておきさえすれば、どんな会議でもうまく対応できるようになるのです。

誰かが何かを発言すると、それに対し否定的な意見を言ってしまう人が出てくるものです。批判された人は次から発言をしなくなり、どんどん意見を出しにくい空気になっていく……こんなシーン、会議でよく見かけます。
いろんな意見を出しあう工程を「発散」、そこで出た内容を取捨選択してまとめていく工程を「収束」といいますが、うまくいかない会議の大部分は、この「発散」と「収束」をごちゃまぜにして進行しているのです。

アイデア出す「発散」のときは、一つひとつへの批評や評価はしない。アイデアをどんどん出してもらい、考えうるアイデアをすべて出し尽くすことに集中します。
そしてひと通りアイデアが出たところで、次にアイデアの絞り込みをする「収束」に切り替えます。意見や批判はこの「収束」のときに出してもらうようにする。こうすれば「批判や否定を気にして、意見を出しそびれる」パターンを、回避できるわけです。

会議の基本的な流れを捉え直そう

議題や内容によって会議の進め方も異なる」と思われがちですが、実はどんな会議であっても、基本的な構造はほぼ決まっています。

【1.準   備】 会議はここから始まります
【2.議題の確認】 会議の開始時に行います
【3.発散と収束】 アイデアをたくさん出してもらい、その後絞り込み。これを議題の数だけ繰り返しおこないます
【4.ま と め】 会議の終わりに行います

「ダメ会議には『お決まりパターン』がある」の項で挙げた内容を、この流れにあてはめると、どの段階で何をすればいいか明確になります。

例えば「誰が来るかわからない」のであれば、事前に「【1.準備】」の段階で、「結論が出ない」のであれば、「【3.発散と収束】」の段階で対処すればいい。つまり悪い状況を改善するには、どの段階で起こる問題かをつかめば、手が打ちやすくなるのです。

いかがですか?「グダグダ会議」は、その原因を整理してその一つひとつへの対処法を用意するだけで、グッと有意義なものになります。次の会議からぜひ、実践してみてください。

作成/コクヨ

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