オフィス移転の基礎講座(オフィスビル選びのポイント)

オフィスビルを探す際の注意点

担当者としての役割を考える

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オフィス移転プロジェクトでの自分の役割は?

今回は、オフィスビルを探す際の注意点についてお話しします。
自社の現状把握の次に、担当者は、オフィスビル探しをはじめます。ただ経験したことがないオフィスビル探しの業務は、何から手をつけ、何を注意しておく必要があるのかが分かりません。ここで、ご自分の家を探す時を考えてみましょう。多くの方は、町の不動産屋へ行き、自分の条件に合った物件候補を調べてもらいます。そして、調べてもらった物件候補から、ご家族の方と相談して目星をつけ、自分の目で確かめ、決めます。
町の不動産屋が、仲介会社や不動産会社で、家族が会社の上司、役員、プロジェクト関係者という違いで、オフィスビル探しも、ご自宅を探す時と根本は同じです。ここでのポイントは、移転プロジェクトでの“自分の役割(=立ち位置)”を押さえておくことです。ご自宅を探す場合は、関係者も限られているので“自分の役割”を見失うことはないですが、オフィスビル探しをする際、関係者の多さ、やることの多さから“自分の役割”を見失ってしまう方がいらっしゃいます。コラム第4回の『ビル選定の基本4条件』で詳しくお話ししますが、事前に社内の意見を集約し、ビル選定の担当者としてビル選びの基準(軸)を決めておかないと、ビルを何棟もみても、ビルを決められない状況に陥ります。
『自分自身で出来ることの限界を認め、外部パートナーにお願いできることは頼み、プロジェクト関係者・社内決裁プロセスを想定し取り組むこと(=“自分の役割”を意識すること)』が、移転プロジェクトを成功させるポイントです。

オフィス移転プロジェクトでの自分の役割は?

移転先の物件を事前に調べよう

次に、物件探しのスタートです。
インターネットで何でも欲しいものが探せる便利な時代、インターネットを使わない手はありません。仲介会社が不動産会社の営業へと問合せする前に、仲介会社や不動産会社のウェブサイトで、調べることをお勧めします。各社のウェブサイトで条件を入力すると、各会社所有のオフィスビル情報が調べられます。
複数の仲介会社や不動産会社のウェブサイトで様々な物件を見ることによって、オフィスビルマーケットの傾向や、自分が探しているビルの特徴、仲介会社の傾向をつかむことができます。このように事前に知識を得ておくと、ビル選びの際に自分の意志を持って判断することができるようになります。

移転先の物件を事前に調べよう

オフィス移転で、誰の意見を尊重すべきか?

さて、あなたの会社では、ビルを選ぶ際、誰の意見を尊重しますか?
社長や担当役員(決める人)?総務部長(探す人)?社員(使う人)?
移転先のビルを決める際に、どの立場の意見を尊重するかを事前に決めておきましょう。お手頃なビルが見つかってから各立場の意見を調整すると考える方がいらっしゃいますが、調整に時間がかかってしまい、その間に他社がそのビルを決めてしまったということをよくお聞きします。このような事態に陥らないためにも、事前にどの立場の意見を尊重するかを決めておきましょう。
どの立場の意見を尊重するかは、各会社の考え方があるかと思いますが、コクヨは社員(使う人)の立場を尊重することをお勧めします。なぜならば、移転が成功したかどうかは、移転後そのオフィスで働いている人たちが、働きやすいと思ってはじめて評価されるからです。
冒頭でお話した様に、自分の家を探す際、どうするのか?家族の要望や予算を考慮するのと同様に、社員の大多数が満足できるオフィスを探すことが重要と考えます。それをやるのはあなたなのです。
では、次回は、ビルを探す際の具体的なポイントをお話します。

オフィス移転で、誰の意見を尊重すべきか?

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