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コクヨの最新オフィス「FOREO」とは?


2015年11月、コクヨの岡山ライブオフィスが新たにリニューアルし、「FOREO〜Forest Office OKAYAMA」として生まれ変わりました。そこで、「コクヨのライブオフィスとは、どういうものなのか」、「リニューアルした『FOREO(フォレオ)』は、どのようなオフィスなのか」などについて、「FOREO」のリニューアルを担当した佐藤詠美さん(事業戦略本部/提案マーケティング部)に話をうかがいました。

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コクヨの「ライブオフィス」とは?
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「ライブオフィス」とは、コクヨの社員が実際に働くリアルな空間を見学できるオフィスで、コクヨが考える"働きやすいオフィス"を体験できます。
「ライブオフィス」は、1969年より始まりました。実際社員が働いているオフィスを見学できるという試みは、当時、非常に画期的でした。それ以来、社員が実際に働き、肌で感じたオフィスの問題点を継続的に改善、反映し、「ライブオフィス」を進化させています。働き方にまつわる様々なノウハウが詰まっている為、オフィス移転、リニューアルを検討している方は、自分のオフィスに必要なモノ・コトを整理する意味でも、見学するメリットはあると思います。

 
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2015年11月にリニューアルしたライブオフィス「FOREO」はどんなオフィスですか?

「FOREO」は、岡山のコクヨ山陽四国販売のオフィスで、約50名の社員が働いています。リニューアル前は、島型対向レイアウトの一般的なオフィス空間でした。今回のリニューアルを機に、コミュニケーションスペースをとても広くとった、まったく新しいオフィスに生まれ変わりました。働き方に合わせて社員のチームアドレス制度の適用、役員エリアの改革、外部とコミュニケーションできるスペース設置、などの大きな特長があります。
 

今回オフィスリニューアルを実施するにあたり、はじめに現状分析に着手しました。約4カ月にわたり、プロジェクトメンバーと役員で、自分たちの経営と働き方について徹底的に議論を交わしました。その結果、出てきた100以上の意見の中から3つの課題を抽出し、それらの課題を解決するための空間を構築しました。
3つの課題は、以下です。

・処理型ワークスタイルで、社員同士の横のつながりが希薄
・本音で会話ができない、"遠慮のコミュニケーション"が常態化
・お客様への提案の"質"の向上

それらの課題は、企業規模関わらず、どこの企業様でも抱えている課題ではないでしょうか?

このオフィスではこれらの三つの課題を解決するシーンが多数見られます。今回は、その中から二つの課題を取り上げ、どのように空間で解決したのかを紹介させていただきます。


●処理型ワークスタイル、社員同士の横のつながりが希薄」を解決!

「処理型ワークスタイルで、社員同士の横のつながりが希薄」という課題に対し、執務エリアでのチームアドレス制度の導入と、執務エリアの導線の中にコミュニケーションスペース"クリエイティブ工房"をつくり、解決をはかりました。

【チームアドレス制度の導入】
 これまでのフリーアドレス制度では、ルールが煩雑だったため、いつも仕事をするメンバーと近くの席に座ってしまうことが多く、結果固定席化していました。そこで、今回チーム単位でフリーアドレスで働くチームアドレスを導入しました。チームごとに席の島を設定し、その中でメンバーが自由に座るため、仕事の効率性を阻害せずに、フリーアドレスを実施できます。また、キャスター付きテーブルを採用することにより、レイアウトを自在に変更できるので、さまざまなワークシーンに対応することが可能となりました。定期的にチームごとの島を席替えすることにより、隣の島に座るメンバーも変わり、自然と横のつながりが生まれ、コミュニケーションの活性化が図られるようになりました。

【クリエイティブ工房】
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社員同士のつながりを強化するために、「クリエイティブ工房」というオープンな打ち合わせスペースを設置しました。今までは、固定席化していた上、打ち合わせスペースも不十分でした。

さらに、同じプロジェクトの営業や設計も自席にこもりがちで進捗状況も把握しづらいなど、自由な創作活動がやりづらい状況でした。そこで大型テーブルを置くことにより、いつでも営業や設計といった部署を越えて気軽に打合せができ、デザインなどの創造的な作業を行うこともできるため、チームの組織力を強め、仕事の質を高めることが出来ます。

「遠慮のコミュニケーション」を解決!

「遠慮のコミュニケーション」は、特に上司部下の間で起こっていました。社員と部長の間、部長と部長との間、部長と役員の間にもコミュニケーションの壁がありました。それは島型対抗レイアウトを取っていることや役員と一般社員の席が離れているので話がけづらいことなどの空間的にも、心理的にもコミュニケーションを阻害する問題がありました。そこで、島型対抗のレイアウトと役員室を廃止し、執務スペースの中央に、役員専用のフリーアドレス席を設置しました。

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オフィスの中央にサークル型の役員席を設けることにより、役員がオフィス全体を見渡せ、部下が報・連・相しやすい環境となりました。また、役員席(サークル席)の後ろにコミュニケーションボードを設置し、会社のビジョンやトピックを共有することにより、コミュニケーションのきっかけ作りにも役立つようになりました。結果、部長役員間でも常日頃からコミュニケーションが生まれ、遠慮のコミュニケーションが解消されるようになりました。


■新オフィスに対する社員の反応は?

オフィスが新しくなってから、社員の顔つきがまったく違います。年代を問わず、みんなすごく明るい表情になって生き生きと仕事をし、役員も積極的に、来社されたお客さまにオフィスの説明をしています。このリニューアルを手がけ、「オフィスで人が変わる」ということを実感しました。

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〜ライブオフィスのご見学は〜
岡山ライブオフィス「FOREO」は、平日9時〜17時30分にご見学できます。Webサイトまたはお電話で、ご予約を受け付けております。

ご予約はこちら

また、コクヨのライブオフィスは全国25カ所にあります。ひとりでも多くのお客さまに足を運んでいただけるような空間づくり、仕掛けづくりを目指し、日々進化を続けています。コクヨが今まで培ってきた知識と経験の最新版をご覧いただくことができ、オフィスリニューアルだけでなく、ファイリングの仕方、オフィスの防災計画、マイナンバーに関わるオフィスの作り方など、今すぐ導入できるヒントがたくさんあります。もちろん、オフィス家具も各種そろい、椅子の座り比べも可能です。是非一度、足を運び、体感してみてください。
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