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総務業務を全面サポートする『コクヨのアウトソーシングサービス』のご紹介

職場環境を整え、社内全体をサポートする役割を担う総務部。その業務は多岐にわたり、社内のよろず相談窓口となる場合も多々あります。そのため、日々、突発的な対応に時間をとられ、本業に手が回らないことも......。コクヨでは、そんな総務部の困りごとを解決するアウトソーシングサービスを提供しています。業務の効率化やコストの削減だけでなく、職場環境の改善、従業員満足度の向上、優秀な人材の確保までも期待できるコクヨ独自のアウトソーシングサービスについて、田口摂也さんと清口誠さん(BPOソリューション部)に話を聞きました。

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■コクヨの考えるアウトソーシングサービスとは?

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「アウトソーシングサービス」とは、一般に自社の業務を外部の専門業者などに委託すること。欧米では広く浸透しており、日本でもさまざまな企業がアウトソーシングサービスを提供しています。しかし、その大半は受付やメールサービスといった業務を単体で請け負うもの。これに対し、コクヨのアウトソーシングサービスは総務業務に特化し、業務全体を見渡して横断的にサポートするのが特徴です。メニューに沿った型通りのサービスとは異なり、各企業さまの悩みやニーズに合わせてカスタマイズした、独自のサービスを提供しています。 

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また、アウトソーシングサービスというと、「人材派遣サービスと同じ」というイメージをお持ちの方が多いかもしれません。しかし、コクヨの提案するアウトソーシングサービスは、人材だけを派遣するのではなく、人材や業務の管理を行うと共に、業務レポート作成や改善提案を提供しています。そこが、いわゆる人材派遣サービスとの大きな違いです。

 

 

 

■具体的に、どのようなサービスを提供していますか? 

 
ある銀行さまには、全行員の問い合わせにワンストップで対応する「コンシェルジュデスク」サービスを提供させていただいております。問い合わせをコンシェルジュに集中させることで、総務部が本業に費やす時間を確保することができました。さらに、FAQやポップを作成するなど、見てわかる仕掛けをつくることで、問い合わせ自体をなくす仕組みを提供。その結果、月間200〜300件あった問い合わせが、半分に減少しました。行員のみなさまにとって、問い合わせが発生する状況そのものがストレスでしたが、コンシェルジュの設置により、働きやすい環境が実現できました。

また、別の金融系企業さまには、提案書の作成・リメイクをサポートする「ナレッジワークサポートサービス」を提供しています。社内に専門スタッフやデザイナーが常駐し、提案書の作成をサポートしています。例えば、朝一で社員がラフ原稿を渡しておくと、夕方までに専門スタッフが提案書を作成。導入前は、社員が外出から戻った後、残業して提案書を作成していましたが、このサービスのおかげで残業時間が削減できました。さらに、導入前は作成する人によって体裁が異なり、仕上がりの質にバラつきがありましたが、専門スタッフが企業カラーを使って提案書のフォーマットを統一させ、わかりやすくリメイクした結果、提案書のクオリティが向上。作業効率と品質が、同時に改善されました。
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■アウトソーシングサービスを提供するにあたり、特にこだわっている点を教えてください。

 

コクヨのアウトソーシングサービスのブランドメッセージは、「一歩先ゆく、気づき、くふう」。大きな改善だけを追求するのではなく、毎日のちょっとした気づきやくふうで、社員のみなさまが日々感じている小さなストレスを軽減し、気持よく働ける環境づくりを目指しています。
 

blandmessege.png■上記のこだわりがあらわれた具体例を教えてください。

 

あるIT関連企業さまでは、社内の冷蔵庫・電子レンジの清掃およびメンテナンスのサービスを提供しています。そもそもの課題は、ワンフロア500人につき冷蔵庫が1台という状況のもと、必要なときに冷蔵庫を使えないという事態を解決することでした。調べてみると、冷蔵庫に物を放置している人が圧倒的に多かったことが分かりました。これらの問題を解決するために、毎日、冷蔵庫のチェックと清掃を行うルール化、専門スタッフが伺うサービスを提供。その結果、使いたい人が、使いたいときに冷蔵庫を利用できるようになり、社員のみなさまのストレスが軽減されました。


定期的なチェックを含むルール化により、常時冷蔵庫にスペースが出来ました


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     【Before】常時、ものがあふれていた       【After】常時、スペースが確保

さらに、この企業さまには「会議室コンシェルジュ」サービスを提供。ワンフロアに数十カ所ある会議室には、ライブ配信、テレビ会議、ストリーミングなどを行う最新のIT機器があり、どのようにそれらの機器を使えばいいのか社員の方が戸惑うこともありました。また、会議室備品のペンやイレイサーが切れたままで、その都度、見つけた社員が補充し、頻繁に会議が中断してしまいました。そこで、会議室全体に関わる困りごとを解決するコンシェルジュを常駐させました。コンシェルジュは、会議の目的に応じてIT危機機器を提案すると同時に、会議室備品も定期的にチェック・補充します。結果、社員の方々が気持ち良く会議を進めることができるようになり、会議の時間短縮にもつながりました。


 

■時代とともに総務部に求められる課題は変化していますが、この流れに対応するサービスはありますか?

 

上記のような総務部の業務そのもののサポートに加え、「なくても困らないけれど、あると社員のみなさまが喜び、助かるもの」=「付加価値型のサービス」があります。これは、福利厚生以外に従業員満足度の向上につながり、優秀な人材の流出を防ぐ策を総務部も求められている傾向にあることだと思います。人材流動化、売り手市場の時代に、企業も何らかの打ち手が必要と考えているはずです。人材流動化、売り手市場の時代に、企業の総務も貢献する事が求められつつあると思います。コクヨでは、そんなお客様の課題をヒアリングして、従業員満足度向上につながる付加価値型のサービスの提案も実施しています。

ある企業さまでは月1回、イベントの企画・開催・運営を行っています。社員数が多く、一度も顔を合わせたことがないなど、社員同士の横のつながりがないことが悩みだったため、社員間の交流を図るイベントを実施。ただ、セミナーや研修を企画・実施しても、勉強熱心な人のみ出席し、メンバーが限定、固定化限られてしまうので、より多くの人が参加しやすく、コミュニケーションが生まれやすいイベントを企画しました。例えば、バーベキューやマジックといった趣味に特化した企画を開催。毎月50人程度が集まり、普段会社ではコミュニケーションをとったことがない社員同士の交流に役立っています。

また、あるIT関連企業さまでは、マッサージが受けられるリラクゼーションスペースを構築し、運営を行っております。就業中、疲れたときに利用すると気分がリフレッシュできると好評です。心身ともにリラックスできる場が社内にあることで、社員のみなさまが存分に能力を発揮でき、仕事の能率アップにも貢献しています。

従業員満足度の向上につながるこれらのイベントやリラクゼーションスペースといった独自の策は、企業ごとに異なります。
コクヨは、今あるサービスを提案するのではなく、時代やお客様のニーズにあったサービスを提案し続けていきたいと考えています。

コクヨには、この10年で100社を超えるアウトソーシングサービスの実績があります。この実績を通して蓄積されたノウハウと、常にアップデートされる総務のトレンドを駆使し、みなさまの困りごとの解決法や、オフィスをバリューアップする方法をご提案します。お気軽にご相談ください。

 

●○●セミナーのご案内●○●『社員満足度をあげる総務サービスとは』

日時:2015年7月22日(水)    16:00〜17:30(受付開始 15:45〜)
第1部 『付加価値型総務サービスの必要性・施策』 16:00〜16:50  
第2部 『付加価値型総務サービス事例紹介』      17:00〜17:30
     個別相談会(希望者のみ)            17:30〜  
講師:コクヨファニチャー(株)
    BPOソリューション部 サービスマネジャー 清口誠
会場:コクヨファニチャー株式会社 霞が関オフィス
    東京都千代田区霞が関3−2−5 霞が関ビル18F
 
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