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快適なオフィスを維持するためには?

 モノは時間と共に陳腐化し、満足度は下がるものと考えるのが一般的ですが、それはオフィスにも当てはまるのでしょうか?


コクヨファニチャーの霞が関ライブオフィス(以下、霞が関ライブオフィス)の満足度は、2012年の完成直後よりも2年後の2014年のほうが高い結果となりました。その理由について、コクヨファニチャー株式会社 一色 俊秀(ソリューション企画部/研究企画グループ/シニアデザイナー)さんに、オフィスを快適に保つコツや満足度を高める秘訣について聞きました。

 

hatake5.png■オフィスは、維持・管理が必要

一色さんは、コクヨファニチャーで、どのような業務をされているのですか?

isshiki-san.png専門は、オフィス空間デザインです。現在は、その中でも「オフィス運用実態調査」を中心に研究しています。
オフィス設備の多くは、経過年数により陳腐化するものですが、オフィスの快適さは経過年数とは関係しないものです。オフィスの維持・管理をキチンとしていれば、会社の成長や活力が生まれるものだと私たちは考えています。
「オフィス運用実態調査」は、各企業のオフィスファシリティを担当する"ファシリティキーパー"の働きぶりをつぶさに取材・調査します。そして、それらの取材・調査を通じて得たノウハウを蓄積し、体系化し、ファシリティキーパー・レポートにまとめたり、オフィス維持管理に悩みを持つ企業様にアドバイスを行っております。

 

 

■「オフィスは、畑の土」という考え方

オフィスをどのようにとらえていますか?

以前、私がオフィスの設計業務を担当していたとき、当時の社長に以下のようにいわれていました。
「オフィスは畑の土に例えられる。

畑の土(=オフィス環境)がよくなければ、
よい種(=優秀な人材)を蒔いても、
よい食べもの(=成果)は得られない。」

畑は、手入れをしておかなければ、荒れますよね。雑草が生え、栄養が行き届かない。すると、美味しい野菜やくだものができません。
オフィス環境も同じで、オフィスの土を耕しておかなければ、良い仕事はできず、期待する成果は得られません。
オフィスの維持・管理ができていないと、具体的にどのような不具合が起こるのでしょうか。
いろいろな影響が出てきます。

たとえば、次のようなオフィスで業務がはかどるでしょうか?

- ホワイトボードが汚れている
- ホワイトボードマーカーのインク切れが多い
- 共有スペースである廊下に、荷物が放置されている
- PCを多用する会議室に、コンセント数が足りていない
- プレゼンテーションをする部屋の見やすい場所に、時計が配置されていない
- 置き傘でない傘が、傘立てに多くさしてある

 何気ないことですが、いざ仕事をしようとしたとき、上記のことがあると仕事モチベーションが下がってしまったり、しますよね。


どこの企業でも耳の痛い話ですよね。しかし、オフィスの維持・管理は「やらなければいけない」とわかっていても、なかなか継続して実施しづらいのではないでしょうか?

そうですね、継続をして実施するというのは難しいですね。皆さん、ご自宅ではごみとか落ちていたらすぐ拾うのですが、オフィスで落ちていると誰かがやってくれると甘えてしまって、そのまま見て見ぬふりをする方がいらっしゃいます。そういった気持ちの甘えがチリと積もって、オフィスが汚れてしまうのです。では、どうするか?

そこで、オフィス運用を組織で"仕組化すること"をお勧めします。霞が関ライブオフィスでは、「改善の仕組み化」に取り組むことで、オフィスの維持・管理を定着させることに成功し、年々、従業員の満足度が上がる効果が現れました。

 


■改善を仕組み化し、満足度を維持

どのように「改善を仕組み化」をしたのですか?

2013年霞が関ライブオフィスのリニューアル時に、オフィスの維持・管理を目的とした「オフィスカイゼン委員会(以下、カイゼン委員会)」を発足しました。霞が関オフィスで働く各部門から、各部に影響力がある中堅社員を一名選出してもらい、合計24名で始めました。よくこのような試みをすると若手社員が選出されるのですが、あえて部署に影響力を与える中堅社員を選出したことがポイントです。中堅社員をカイゼン委員会に入れることにより、部内の意見集約やオフィスのカイゼン活動がスムーズに進みます。


カイゼン委員会は具体的にどのような取り組みをしているのですか?

月一度ミーティングを1時間行います。普段の業務が忙しいメンバーですので、事前準備なし、宿題なしのミーティングです。ミーティングでは、各自が部内で聞くほんの些細な働きにくい点や改善アイデアを出してもらいます。そして、ワークショップ形式で、緊急性、実現性(コスト面)、効果を考慮して話し合い、今月実施すべき改善点を10個に絞り込み、その月にカイゼンを実施していきます。

最近は、以下のカイゼンを実施しました。

 

1. 虹色ハンガー
    niji.jpg(困りごと)

冬場のコートは似た色が多く、自分のコートが見つからないことがよくあるのでどうにかしてほしい。

 

 ⇒コートハンガーにカラーテープを巻き、識別しやすいようにしました。

 

 

2. リユース傘コーナー0502.jpg
(困りごと)

ビニール傘など置きっぱなしにしてしまい、傘立てにずっと置きっぱなしにしている傘がたまってしまい、美観的に汚いのでどうにかしてほしい。
 
⇒置きぱなっしの傘にシールを張り、ある一定の期間を超えた傘は、リユース傘として別の傘立てに置くことにしました。


2013年4月の発足以来、合計で100個以上のカイゼンが行われました。

 

 

■成功のポイント

カイゼン活動を成功させるためのポイントはあるのでしょうか?

各カイゼン委員が、業務に負担なく、面白がってアイデアを出すことによって、「自分たちの活動が、より働きやすい空間を作り出す」と実感できる仕掛けづくりが大切です。そこで以下の3つのポイントに気を付けてカイゼン活動を行いました。

 

カイゼン活動を成功させるポイント
- オフィスカイゼン委員会の負担を軽減
- 成果を見える化した
- おもしろがることで、社員が気軽に協力できる

 

 負担を軽減させた、というのは?

カイゼン委員会への負担を最小限に抑える為、あらかじめ次の3つの取り決めをしました。
― 月1回、1時間以内
― 約1年間の期間限定
― 宿題は出さない

0503.png

 成果を見える化した、というのは?

毎月、朝礼でカイゼン結果を報告する機会を設けています。社員への浸透を図るために『よくなっ10(てん)』というネーミングにして、コーナー化しています。

また、今までのカイゼン済みの内容をオフィスの一角にハガキサイズで貼りだす『よくなっ展(てん)』コーナーも作って、見える化を推進しています。 ⇒(右写真)

 

 おもしろがるというのはこのようなネーミングもその一つですか?

はい、そうですね。ネーミングも『よくなっ10(てん)』『よくなっ展(てん)』
『〜してくだサイ(動物のサイ)』『すもうの心(すてる/もどす/うつくしく)』など、楽しい物にするだけでも、会話の糸口にもなりますし、気軽さ・手軽さの演出にもなると思います。

 

声をあげても変わらないなら、言わなくなりますよね。
ですから、オフィスカイゼン委員会では、あがった声はできるだけカイゼンすることで、「声をあげ、選ばれればカイゼンされる」⇒「もっと言おう」という好循環を生み出しました。
ですから、「こんなこと、言ってもいいんですか?」というのは大歓迎。不具合や不満があっても口に出さない状況は、とてもよくない。その意味でも、なんでも言える空気感・雰囲気を醸し出すのもポイントです。

 

今回ご紹介したコクヨのオフィスカイゼン委員会の取り組みと共にオフィスを最適化し続けるポイントセミナーを開催いたします。セミナーではカイゼン委員会の取り組みを実際にご覧頂くことができます。

 

『オフィスをいつまでも最適化するポイント』セミナー

日時:5月26日(火)16:00-17:30

第一部 「コクヨのオフィス改善活動にみるオフィス運営維持のコツ」

     講師:ソリューション企画部/研究企画グループ/シニアデザイナー  一色俊秀

第二部『霞が関NEXT OFFICE見学会』

 

詳細・お申込みはこちら

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