1. HOME > 
  2. ブランドコンテンツ > 
  3. KASUMI倶楽部

会議の効率化を実現する 『KAKIAGE』のご紹介

オフィスの各所で、一日に何度も行われる会議。日時の調整に時間がかかったり、会議室が不足したりするほか、有益なアイデアが出ない、意見がまとまらないなど多くの悩みがつきものです。コクヨでは、こうした会議の問題を解消し、業務の効率化や残業時間の削減、ひいては働き方の多様化にまでつながる、チャット型クラウドボード「KAKIAGE」のサービスを提供しています。開発を担当した島崎雄大(企画本部/新規事業開発室)に、「KAKIAGE」の特長や会議での活用事例について話を聞きました。

 

KAKIAGE.png 

 

KAKIAGE」とは、どういったものですか?1505shimazaki-san.png

 

KAKIAGE」とは、ビジネスや研究における情報をリアルタイムで「共有・整理」できるクラウド上のボードです。ネットさえつながれば、登録メンバーはいつでもどこでも、閲覧・書込みができます。操作は簡単で、ボードを開いたらダブルクリックで"ふせん"を作成し、コメントを入力するだけ。メンバー全員が同時に書込み可能なうえ、データは自動保存されるので、社内外を問わず、大勢とリアルタイムで情報を共有できます。さらに、情報を図解で表現でき、整理しやすいのも大きな特長です。      


KAKIAGE」は、どのようなビジネスシーンで活用できますか?

 

ビジネスにおいては、あらゆる場面で情報の共有・整理が求められますが、その最たるものが会議です。出席者がアイデアを出し合い、意見を整理して結論を導き出す。そこに「KAKIAGE」を取り入れれば、今までの会議ではできなかったことが可能になります。

 

では、「KAKIAGE」を取り入れると、どのような会議が可能になるのでしょう?

 

会議は、報告や情報共有を目的とした「定型会議」と、アイデアや創造性が求められる「創造会議」の2つに分類でき、それぞれ進行の仕方が異なります。特に「創造会議」は進め方が難しく、アイデアが広がらない、会議が長引くといった問題が起こりがち。会議の基本的な流れは次のとおりですが、今までは同じ時間・場所にメンバーが集合しないことには、議論が始まりませんでした。

 

【会議の基本的な流れ】

 

   準備  ⇒  議題確認  ⇒  発散・収束  ⇒  まとめ

  (会議スタート)               (会議終了)

 しかし、「KAKIAGE」を使えば、参加者は会議が始まる前にボード上で議題を確認し、アイデアを書き込めます。つまり、会議室で顔を合わせる前にアイデアを発散し、ある程度、意見のすり合わせができるのです。スケジュール調整がつかない場合でも、時間のロスを減らせます。


そのほか、会議を進めやすくする「KAKIAGE」の機能にはどんなものがありますか?

 

会議では、議論の流れを踏まえ、あらかじめホワイトボードをいくつかのブロックに分けてから板書をしていくと、参加者の意見を引き出しやすく、アイデアの収束もスムーズになります。同じように、「KAKIAGE」もテンプレートを使えば、ボードのブロック分けができるのです。例えば、議題が「売り上げの向上」であれば、ボードを3つに色分けし、「現状」「原因」「解決策」とカテゴリー分けをしておくことで、参加者は流れに沿った発言ができ、話が分散しません。さらに、意見もまとめやすくなります。


 

board.png    〈ホワイトボードでの議論の仕方〉          〈KAKIAGEでの議論の仕方〉

 

また、コメントを線でつなげたり、移動したりできるため、発散した意見を整理しやすいのも大きなメリットのひとつ。加えて、ファイルの添付が可能なうえ、検索機能も付いているので、必要なアイデアや資料をすぐに見つけ出すことができます。

 もちろんこれらをうまく整理するためには、会議のファシリテーション技術を習得する必要があります。コクヨでは、これらのポイントを分かりやすくまとめた「コクヨの3ステップ会議術」などの本や、無料セミナーを開催しています。これらの技術を習得して、「KAKIAGE」を利用すると、より会議を進めやすくすることができるようになります。

 

 

実際に、どのような企業で「KAKIAGE」が使われていますか? 

 tasha.png

自動車用部品「CVTトランスミッション」市場で世界シェアNo.1を誇るジヤトコ株式会社様では、部門横断の会議で「KAKIAGE」を利用されています。拠点数や海外メンバーが増えるにつれ、遠隔地とのミーティングの進め方が長年の課題でしたが、時間や場所を問わず、同時に全員で意見を書き出せ、議論を視覚化できる「KAKIAGE」のおかげで、多拠点・他部門、さらには海外との会議も進めやすくなったそうです。

 

また、あるお客様は海外の社員が多く、英語で行われる会議に「KAKIAGE」を導入されています。それまでの会議では、英語があまり得意でない人は単語が聞き取れなかったり、発言の際に適切な単語が浮かばなかったりすることもありましたが、「KAKIAGE」なら単語を目で認識できるうえ、わからない単語を調べてからアイデアを書き込めるので、会議中のマイノリティを救う仕組みとして役立っているそうです。加えて、意見を最初に発した人物をひと目で確認できるため、知的財産の問題も解消できます。
  

 

KAKIAGE」を導入することで、新たにどのようなことが実現できますか?

 

「KAKIAGE」を導入することによって、効率的に仕事を進めることができるようになります。
今まで何か物事を決める場合、関係者を一箇所に集めて一つ一つ決めることが多かったと思います。特に部門間をまたがった大きな仕事となると、関係者も多くなり会議開催の調整に時間がかかって進捗が遅れてしまったり、会議中の数分の発言のために長時間拘束されたりと非効率でした。「KAKIAGE」を導入すると、仕事の"やり方"が変化し、効率化が図れます。具体的には、会議開催前に「KAKIAGE」上で、コミュニケーションを図ることができますので、会議では決めるべき内容と出席者が明確化されます。そして、会議当日は必須メンバーのみが集まり、「KAKIAGE」上のアジェンダに則って会議をスムーズに進行することができます。つまり、仕事全体の"やり方"に変化をもたらして、効率化が実現できるのです。
 

| コメント(0) | トラックバック(0)

トラックバック(0)

トラックバックURL: http://www.kokuyo-furniture.co.jp/cgi-bin/blog/mt-tb.cgi/2342

コメントする