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[岩国市役所]「職員のはかどり」を実現するために

 市民サービスの前線となる窓口では、法令の改正や新しいシステムの導入に合せて窓口数を増やしたり、システム端末席を配置するなど頻繁にレイアウトを変更する必要があります。

 本来であれば、新しい業務に合せてお客様の動線と職員側の動線を見直し、最適なレイアウトにすることが望ましいのですが、カウンターが造り付けになっていて動かせなかったり、執務室内に十分なスペースが無いために、やむを得ず既存のカウンターやデスク島に強引に新しい機能を持たせてしまい、業務効率が悪化してしまっているケースはよく見られます。

 「職員のはかどり」を実現するためには、頻繁に起こるこれらの変更にもすばやく簡単に対応できることが必要です。そのための対策にはさまざまな方法がありますが、今回はそのうち「ユニバーサルプランの導入」という方法をご紹介します。

 「ユニバーサルプラン」は「ユニバーサルデザイン」という言葉と非常に似ていますが意味は別です。 

 「ユニバーサルプラン」というのは組織変更等でもオフィスの机等をレイアウト変更せずに、使用者のみが移動するだけで運用するオフィスプランのことです。レイアウトはそのままで、人だけが移動するためには規格を統一することはもちろんですが、袖机をやめてワゴン形式にするなどの工夫によってより効率的に移動することが可能です。

 今回はユニバーサルプランを導入した事例として岩国市役所をご紹介します。コクヨは岩国市役所の新庁舎建設の際、オフィス環境整備コンサルティング業務を受託し、窓口を含めたオフィス空間全体の環境整備のお手伝いを実施しています。

 岩国市では一昨年の新庁舎竣工にあわせて、全庁的にユニバーサルプランが導入されました。

 1階では、建築に含まれていたカウンター工事の位置の検討を含めてレイアウトを実施し、限られた窓口空間を効率的に利用できるよう、職員動線を計画しました。窓口カウンターと垂直方向の動線の他に、水平方向にも全長に渡る主動線を通し、業務の効率を高めています。岩国市では他にも既存備品の転用などユニークな取組みをしていますが、そちらはまた稿を改めてご紹介させていただくことにして、今回は1階のユニバーサルプランの写真をご紹介させて頂きます。

<写真1>4面のガラスが印象的な岩国市庁舎

  iwakuni_01.jpg 

<写真2>明るく余裕のある窓口周り

iwakuni02kai.jpg

<写真3>職員側のレイアウトはユニバーサルプランが導入されており、個人席は大型テーブルにワゴンを入れる形式で構成されています。

iwakuni03.JPG  

 

 

 

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